檔案制度應該改革檔案制度改革方案一、總則（一）改革背景隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和公司業(yè)務的不斷拓展，現(xiàn)有的檔案制度已難以滿足公司日益增長的檔案管理需求。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，確保檔案信息的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司決策、業(yè)務運營和歷史研究等方面的作用，特制定本檔案制度改革方案。（二）改革目標1.建立一套科學、規(guī)范、高效的檔案管理制度，實現(xiàn)檔案管理的信息化、標準化和規(guī)范化。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，縮短檔案查詢、借閱和利用的時間，為公司業(yè)務提供有力支持。3.確保檔案信息的安全與完整，防止檔案丟失、損壞和泄露，保障公司的合法權(quán)益。4.加強檔案資源的開發(fā)和利用，挖掘檔案價值，為公司決策提供參考依據(jù)，為公司歷史研究提供豐富資料。（三）適用范圍本方案適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負責檔案信息化系統(tǒng)的建設、維護和管理，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.負責檔案的統(tǒng)計分析工作，定期向上級領(lǐng)導匯報檔案管理情況。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，對違反檔案管理制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整和準確。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。4.負責本部門檔案的日常管理和利用工作，嚴格遵守檔案借閱和保密規(guī)定。（三）員工職責1.遵守公司檔案管理制度，積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。2.及時將工作中形成的檔案材料移交至本部門檔案管理人員，確保檔案的及時歸檔。3.嚴格遵守檔案借閱和保密規(guī)定，不得擅自查閱、復印、轉(zhuǎn)借、銷毀檔案。4.在工作中發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或隱患時，及時向本部門領(lǐng)導和檔案管理部門報告。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司內(nèi)部組織機構(gòu)設置、人員編制、干部任免、工資福利等方面的文件材料。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、招投標文件等文件材料。4.公司開展科研、技術(shù)創(chuàng)新、項目建設等活動中形成的文件材料。5.公司獲得的榮譽證書、獎勵文件、資質(zhì)證書等文件材料。6.公司員工的個人檔案，包括員工履歷、考核、培訓、獎懲等方面的材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集人員應按照檔案分類標準，對收集到的檔案材料進行初步整理，確保檔案材料的準確性和規(guī)范性。3.對于重要的檔案材料，應及時進行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.按照檔案的年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制檔案分類方案。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案盒脊背和盒內(nèi)備考表等。3.按照檔案裝訂要求，對檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門應對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的齊全、完整和準確。3.對于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應及時通知移交部門進行補充或整改。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標準如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）保管方式1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。3.對檔案應進行分類存放，標識清晰，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，準確判定檔案的價值。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素。3.嚴格掌握檔案的銷毀標準，確保銷毀的檔案確無保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門業(yè)務骨干等。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.檔案管理部門應根據(jù)檔案保管期限表和檔案鑒定標準，對到期檔案進行初步鑒定，提出銷毀意見。2.鑒定工作小組對檔案管理部門提出的銷毀意見進行審核，必要時可組織相關(guān)人員進行會審。3.對于涉及公司重大利益、重要歷史事件等具有特殊價值的檔案，應延長保管期限或永久保存。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀清單，報公司領(lǐng)導審批。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，減少人工操作，降低檔案管理成本。3.實現(xiàn)檔案信息的共享和利用，為公司各部門提供便捷的檔案服務。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括文件的標題、文號、日期、來源、保管期限等信息，并將檔案原件進行數(shù)字化掃描存儲。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等功能，對借閱過程進行全程跟蹤和記錄。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能，確保檔案信息的安全與保密。（三）信息化系統(tǒng)建設與維護1.檔案管理部門應根據(jù)公司檔案管理需求，制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和步驟。2.選擇合適的檔案信息化管理軟件，確保軟件功能滿足公司檔案管理要求，并具有良好的兼容性和擴展性。3.加強對檔案信息化系統(tǒng)的維護和管理，定期對系統(tǒng)進行檢查、升級和優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。4.對檔案管理人員進行信息化培訓，提高其信息化操作技能和業(yè)務水平。七、檔案利用與服務（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務公司發(fā)展原則：檔案利用應緊密圍繞公司業(yè)務發(fā)展需求，為公司決策、業(yè)務運營、歷史研究等提供有力支持。3.確保安全原則：在檔案利用過程中，應采取有效措施確保檔案信息的安全，防止檔案丟失、損壞和泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人工作、學習、生活等需要查閱、借閱個人檔案。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，應按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（三）利用程序1.公司內(nèi)部各部門查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司員工查閱、借閱個人檔案，應填寫個人檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.外單位查閱、借閱公司檔案，應提前向公司提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核，符合條件的予以批準，并按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務。查閱、借閱人員應在指定地點查閱、借閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱、借閱人員應遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借、傳播檔案內(nèi)容。如需復印檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。6.查閱、借閱人員使用完畢檔案后，應及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。（四）服務措施1.建立檔案咨詢服務機制，為公司各部門和員工提供檔案業(yè)務咨詢服務。2.定期開展檔案利用效果反饋工作，了解公司各部門和員工對檔案利用服務的需求和意見，不斷改進檔案利用服務工作。3.加強檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為公司決策和歷史研究提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.在公司內(nèi)部設立檔案管理監(jiān)督舉報電話和郵箱，接受員工對檔案管理工作中違規(guī)行為的舉報。3.檔案管理部門負責對監(jiān)督檢查和舉報情況進行記錄、整理和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括檔案信息錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能是否正常。3.檔案利用與服務情況，包括檔案查閱、借閱手續(xù)是否齊全，服務質(zhì)量是否符合要求等。4.檔案安全管理情況，包括檔案庫房設施設備是否完好，檔案信息是否安全保密等。（三）問題處理與整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整改