招標(biāo)檔案存檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司的經(jīng)營(yíng)決策、項(xiàng)目管理和審計(jì)監(jiān)督提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有招標(biāo)項(xiàng)目檔案的管理，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、物資采購(gòu)項(xiàng)目、服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目等各類(lèi)招標(biāo)活動(dòng)所形成的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)招標(biāo)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則招標(biāo)檔案應(yīng)如實(shí)反映招標(biāo)活動(dòng)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.及時(shí)歸檔原則招標(biāo)項(xiàng)目完成后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案資料移交檔案管理部門(mén)歸檔，不得拖延或積壓。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保招標(biāo)檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)招標(biāo)檔案的收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)分析招標(biāo)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案查閱服務(wù)。4.定期對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的聯(lián)系與協(xié)調(diào)，做好檔案的移交、托管等工作。（二）招標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)招標(biāo)項(xiàng)目檔案的收集、整理和初步立卷工作。2.在招標(biāo)項(xiàng)目完成后，按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將完整的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好招標(biāo)檔案的查閱、利用等工作。（三）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)提供與招標(biāo)項(xiàng)目相關(guān)的財(cái)務(wù)文件和資料，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的整理和歸檔工作。2.審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，并提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。三、檔案收集（一）收集范圍1.招標(biāo)前期文件包括招標(biāo)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、資金來(lái)源證明、招標(biāo)代理委托合同等。2.招標(biāo)文件包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。3.投標(biāo)文件包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。4.開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)文件包括開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家名單、中標(biāo)候選人公示等。5.中標(biāo)文件包括中標(biāo)通知書(shū)、合同文件等。6.其他相關(guān)文件包括招標(biāo)過(guò)程中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、投訴處理文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)招標(biāo)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)原件齊全，如有特殊情況無(wú)法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)相關(guān)部門(mén)蓋章確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和完整性。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)檔案按照項(xiàng)目類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，具體分類(lèi)如下：1.工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)檔案包括項(xiàng)目前期文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)文件、合同文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.物資采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)檔案包括采購(gòu)計(jì)劃文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)文件、合同文件、到貨驗(yàn)收文件等。3.服務(wù)采購(gòu)項(xiàng)目招標(biāo)檔案包括服務(wù)需求文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)文件、合同文件、服務(wù)成果文件等。（二）整理方法1.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，確保每份文件都有唯一的編號(hào)。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編目，包括文件題名、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.按照文件的形成時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，編制目錄清單。4.對(duì)于圖紙、圖表等資料，應(yīng)進(jìn)行折疊、裱糊等處理，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在右下角標(biāo)注檔號(hào)。5.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照紙質(zhì)文件的整理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和編目，并建立電子文件索引目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間招標(biāo)項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)歸檔。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)填寫(xiě)《招標(biāo)檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與項(xiàng)目實(shí)施部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)將檔案資料按照分類(lèi)編號(hào)順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并裝入檔案盒或檔案柜中，同時(shí)在檔案盒或檔案柜上標(biāo)注檔案類(lèi)別、項(xiàng)目名稱、歸檔時(shí)間等信息。4.檔案管理部門(mén)建立招標(biāo)檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、保管、查閱、利用等情況。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限招標(biāo)檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體保管期限如下：1.涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、關(guān)鍵技術(shù)資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，保管期限為永久。2.與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密切相關(guān)，在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為長(zhǎng)期，一般為[X]年。3.一般性的招標(biāo)項(xiàng)目檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露。七、檔案查閱與利用(一)查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《招標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的招標(biāo)檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司招標(biāo)檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。(二)查閱程序1.查閱申請(qǐng)人向檔案管理部門(mén)提交《招標(biāo)檔案查閱申請(qǐng)表》。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，并在《招標(biāo)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。(三)利用規(guī)定1.招標(biāo)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得將檔案用于與工作無(wú)關(guān)的目的。2.如需對(duì)招標(biāo)檔案進(jìn)行引用、摘錄或公開(kāi)披露，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，并注明檔案來(lái)源。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀(一)鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期的招標(biāo)檔案進(jìn)行鑒定。(二)鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定招標(biāo)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、時(shí)效性、保密性等方面的內(nèi)容。(三)鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期的招標(biāo)檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組將鑒定結(jié)果報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《招標(biāo)檔案銷(xiāo)毀清單》。(四)銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)按照《招標(biāo)檔案銷(xiāo)毀清單》，組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。