高校檔案統(tǒng)計(jì)制度一、總則（一）目的高校檔案統(tǒng)計(jì)制度旨在全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握學(xué)校檔案資源的狀況，為學(xué)校的檔案管理決策、資源配置、業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及服務(wù)教學(xué)、科研和管理工作提供科學(xué)依據(jù)，確保檔案工作更好地適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各學(xué)院在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中涉及的檔案統(tǒng)計(jì)工作。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》以及國(guó)家有關(guān)統(tǒng)計(jì)法規(guī)和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須如實(shí)反映檔案工作的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)、遲報(bào)，不得偽造、篡改。2.準(zhǔn)確性原則：統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合檔案管理的客觀規(guī)律和實(shí)際要求，確保統(tǒng)計(jì)信息的質(zhì)量。3.完整性原則：全面涵蓋檔案工作的各個(gè)方面，包括檔案的數(shù)量、種類、來(lái)源、保管狀況、利用情況等，保證統(tǒng)計(jì)資料的完整性。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，以便及時(shí)掌握檔案工作動(dòng)態(tài)，為決策提供時(shí)效性強(qiáng)的依據(jù)。二、統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案館館長(zhǎng)、各部門和學(xué)院負(fù)責(zé)人等。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案統(tǒng)計(jì)工作，制定統(tǒng)計(jì)工作規(guī)劃和政策，審議重大統(tǒng)計(jì)事項(xiàng)，監(jiān)督統(tǒng)計(jì)制度的執(zhí)行情況。（二）檔案館統(tǒng)計(jì)部門檔案館設(shè)立專門的統(tǒng)計(jì)崗位，配備專業(yè)的統(tǒng)計(jì)人員，負(fù)責(zé)全校檔案統(tǒng)計(jì)工作的具體組織實(shí)施。統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)具備檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)技能，熟悉檔案工作流程和統(tǒng)計(jì)法規(guī)，能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地完成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)任務(wù)。（三）部門和學(xué)院兼職統(tǒng)計(jì)人員各部門和學(xué)院指定專人作為兼職統(tǒng)計(jì)人員，負(fù)責(zé)本部門和學(xué)院檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和報(bào)送工作。兼職統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)接受學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，確保統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)范開(kāi)展。三、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)（一）檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)1.各類檔案的年度形成數(shù)量：包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、人事檔案、學(xué)生檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案等各類檔案的當(dāng)年新增數(shù)量。2.檔案的累計(jì)數(shù)量：統(tǒng)計(jì)截至統(tǒng)計(jì)時(shí)間點(diǎn)，各類檔案的累計(jì)總數(shù)。3.不同載體檔案數(shù)量：如紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等的數(shù)量統(tǒng)計(jì)。（二）檔案整理情況統(tǒng)計(jì)1.檔案整理完成率：已整理檔案數(shù)量與應(yīng)整理檔案數(shù)量的比例，反映檔案整理工作的進(jìn)度。2.檔案整理質(zhì)量合格率：經(jīng)檢查合格的整理檔案數(shù)量與整理檔案總數(shù)的比例，衡量檔案整理的質(zhì)量水平。（三）檔案保管情況統(tǒng)計(jì)1.檔案庫(kù)房面積：統(tǒng)計(jì)檔案庫(kù)房的實(shí)際使用面積，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備情況：如檔案柜、密集架、光盤(pán)庫(kù)、服務(wù)器等存儲(chǔ)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、存儲(chǔ)容量等。3.檔案保管期限分布：不同保管期限檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，如永久、長(zhǎng)期、短期檔案的數(shù)量占比。4.檔案安全狀況：記錄檔案在保管過(guò)程中發(fā)生的損壞、丟失、霉變、蟲(chóng)蛀等情況的次數(shù)及原因。（四）檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1.檔案查閱人次：統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)利用檔案進(jìn)行查閱的總?cè)舜巍?.檔案查閱卷次：計(jì)算年度內(nèi)查閱檔案的總卷次。3.檔案利用效果反饋：收集利用者對(duì)檔案利用效果的評(píng)價(jià)反饋，如滿意、較滿意、不滿意等不同評(píng)價(jià)的比例。4.檔案復(fù)制份數(shù)：統(tǒng)計(jì)年度內(nèi)為利用者提供檔案復(fù)制服務(wù)的份數(shù)。（五）檔案信息化建設(shè)統(tǒng)計(jì)1.電子檔案數(shù)量：統(tǒng)計(jì)已數(shù)字化的電子檔案數(shù)量及占檔案總數(shù)的比例。2.檔案管理系統(tǒng)功能使用情況：如檔案錄入、檢索、借閱登記等功能的使用頻率和效果統(tǒng)計(jì)。3.數(shù)據(jù)備份情況：記錄檔案數(shù)據(jù)備份的次數(shù)、存儲(chǔ)介質(zhì)、備份數(shù)據(jù)的完整性等情況。四、統(tǒng)計(jì)方法與流程（一）統(tǒng)計(jì)方法1.定期統(tǒng)計(jì)：檔案館定期開(kāi)展全面的檔案統(tǒng)計(jì)工作，如年度統(tǒng)計(jì)、季度統(tǒng)計(jì)等，按照規(guī)定的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)和范圍進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和整理。2.日常統(tǒng)計(jì)：各部門和學(xué)院兼職統(tǒng)計(jì)人員在日常檔案管理工作中，及時(shí)記錄和收集相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并定期報(bào)送檔案館。3.抽樣統(tǒng)計(jì)：對(duì)于一些檔案數(shù)量較大、統(tǒng)計(jì)工作量繁重的項(xiàng)目，可采用抽樣統(tǒng)計(jì)的方法，選取具有代表性的樣本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，然后推算總體情況。（二）統(tǒng)計(jì)流程1.數(shù)據(jù)收集檔案館統(tǒng)計(jì)人員根據(jù)統(tǒng)計(jì)任務(wù)，制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)收集清單和要求，發(fā)放給各部門和學(xué)院兼職統(tǒng)計(jì)人員。兼職統(tǒng)計(jì)人員按照要求，對(duì)本部門和學(xué)院的檔案工作情況進(jìn)行全面梳理，收集各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，并認(rèn)真填寫(xiě)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)人員還應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)、庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)、查閱利用記錄等渠道，獲取相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息。2.數(shù)據(jù)整理統(tǒng)計(jì)人員對(duì)收集到的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性，剔除錯(cuò)誤數(shù)據(jù)和重復(fù)記錄。對(duì)審核后的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，按照統(tǒng)計(jì)指標(biāo)進(jìn)行計(jì)算和整理，形成規(guī)范的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和報(bào)表。3.數(shù)據(jù)分析運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)方法和數(shù)據(jù)分析工具，對(duì)整理好的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，揭示檔案工作的規(guī)律和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足。例如，通過(guò)分析檔案利用情況數(shù)據(jù)，了解不同類型檔案的利用需求和熱門程度；通過(guò)對(duì)比歷年檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，評(píng)估學(xué)校檔案資源的增長(zhǎng)趨勢(shì)等。4.統(tǒng)計(jì)報(bào)告編制根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，內(nèi)容包括統(tǒng)計(jì)概況、主要數(shù)據(jù)指標(biāo)、分析結(jié)論和建議等。統(tǒng)計(jì)報(bào)告應(yīng)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析客觀，能夠?yàn)閷W(xué)校檔案管理決策提供有力支持。5.數(shù)據(jù)報(bào)送與存檔統(tǒng)計(jì)人員將編制好的統(tǒng)計(jì)報(bào)告報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核，并按照規(guī)定的時(shí)間和渠道向上級(jí)主管部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。同時(shí)，將統(tǒng)計(jì)工作過(guò)程中形成的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)文件、分析報(bào)告等資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保存，以備查閱和后續(xù)統(tǒng)計(jì)工作參考。五、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制（一）質(zhì)量控制目標(biāo)確保檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)能夠真實(shí)反映學(xué)校檔案工作的實(shí)際情況，為學(xué)校決策提供可靠依據(jù)。（二）數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制1.初審：各部門和學(xué)院兼職統(tǒng)計(jì)人員在報(bào)送統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)前，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行自我審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤、完整齊全。2.復(fù)審：檔案館統(tǒng)計(jì)人員在收到各部門和學(xué)院報(bào)送的數(shù)據(jù)后，進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)檢查數(shù)據(jù)的邏輯性、一致性和與實(shí)際情況的相符性。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與報(bào)送部門溝通核實(shí)，要求其進(jìn)行修正。3.終審：檔案統(tǒng)計(jì)工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)統(tǒng)計(jì)報(bào)告和重要統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行終審，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的整體質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，確保統(tǒng)計(jì)結(jié)果能夠滿足學(xué)校管理和決策的需要。（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督與考核1.學(xué)校建立檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.將檔案統(tǒng)計(jì)工作納入學(xué)校檔案工作考核體系，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量高、工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)質(zhì)量差、工作不認(rèn)真的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其限期整改。六、統(tǒng)計(jì)資料管理與保密（一）統(tǒng)計(jì)資料管理1.檔案館負(fù)責(zé)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)資料管理制度，對(duì)統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類報(bào)表、臺(tái)賬、分析報(bào)告、數(shù)據(jù)文件等資料進(jìn)行規(guī)范管理。2.統(tǒng)計(jì)資料應(yīng)分類存放，妥善保管，便于查閱和使用。同時(shí)，要做好統(tǒng)計(jì)資料的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行定期歸檔，確保統(tǒng)計(jì)資料的完整性和連續(xù)性。（二）保密規(guī)定1.檔案統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)在統(tǒng)計(jì)工作中知悉的國(guó)家秘密、學(xué)校商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息予以保密。