教育基地檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教育基地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、研究及各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育基地內(nèi)各部門、各項(xiàng)目所形成的各類檔案，包括但不限于教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、學(xué)生檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教育基地檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映教育基地各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和保存教育基地在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息安全。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立教育基地檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理教育基地的各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善教育基地檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。8.負(fù)責(zé)與上級(jí)檔案管理部門及其他相關(guān)單位的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊(cè)、教學(xué)評(píng)估材料等。2.科研檔案：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表、專利申請(qǐng)、科研成果鑒定等材料。3.行政管理檔案：各類會(huì)議文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。4.學(xué)生檔案：學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。5.其他檔案：教育基地開展的各類活動(dòng)資料、對(duì)外交流合作材料、設(shè)備儀器檔案等。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.歸檔的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.檔案材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.歸檔的檔案材料應(yīng)編制目錄，注明檔案名稱、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）收集時(shí)間1.教學(xué)檔案應(yīng)在每學(xué)期結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.科研檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)題后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.行政管理檔案應(yīng)定期歸檔，重要文件應(yīng)及時(shí)歸檔。4.學(xué)生檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)或離校后一個(gè)月內(nèi)歸檔。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按照年度進(jìn)行分類，即同一年度形成的檔案歸為一類。2.機(jī)構(gòu)分類法：按照教育基地內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如教學(xué)、科研、行政等。（三）分類細(xì)則1.教學(xué)檔案：分為教學(xué)綜合、教師業(yè)務(wù)、學(xué)生成績、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等類別。2.科研檔案：分為科研項(xiàng)目、科研成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)等類別。3.行政管理檔案：分為行政事務(wù)、黨群工作、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理等類別。4.學(xué)生檔案：分為學(xué)生基本信息、學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲情況、畢業(yè)材料等類別。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類順序排列上架，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案的損害。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行監(jiān)控，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用范圍1.教育基地內(nèi)部人員因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱教育基地相關(guān)檔案，須經(jīng)教育基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用登記1.檔案管理中心應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱份數(shù)等。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合教育基地的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，綜合分析檔案的價(jià)值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映教育基地主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)教育基地、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映教育基地一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)教育基地工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映教育基地局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)教育基地工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)教育基地主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理中心組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為教育基地的發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)教育基地現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合教育基地的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.試點(diǎn)階段：選擇部分部門或項(xiàng)目進(jìn)行檔案信息化試點(diǎn)，積累經(jīng)驗(yàn)，完善方案。3.全面實(shí)施階段