文書檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的文書檔案的移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文書檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.及時準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文書檔案移交綜合管理部門，移交的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整。3.安全保密原則在文書檔案移交過程中，要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。二、移交范圍（一）文件類1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司向上級機(jī)關(guān)報送的請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括公司決議、決定、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、合同協(xié)議、財務(wù)文件等。（二）資料類1.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的資料，如市場調(diào)研資料、項目可行性研究報告、技術(shù)方案、產(chǎn)品資料、客戶資料等。2.公司組織的各類會議資料，包括會議通知、議程、報告、發(fā)言材料、會議記錄等。3.公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、獎勵文件等資料。（三）記錄類1.公司員工的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。2.公司財務(wù)檔案記錄，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.公司設(shè)備檔案記錄，包括設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。三、移交要求（一）整理要求1.各部門在移交文書檔案前，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。2.文書檔案應(yīng)按年度、保管期限、類別進(jìn)行排列，同一類別內(nèi)的檔案應(yīng)按時間順序排列。3.每份檔案應(yīng)編制頁碼，并填寫檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。（二）質(zhì)量要求1.移交的文書檔案應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，同時應(yīng)注明電子文件的存儲位置和文件名。（三）時間要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文書檔案移交綜合管理部門。2.對于重大項目或?qū)ｍ椆ぷ餍纬傻臋n案，應(yīng)在項目結(jié)束或工作完成后[具體時間]內(nèi)移交。四、移交程序（一）移交準(zhǔn)備1.各部門確定專人負(fù)責(zé)文書檔案的整理和移交工作，并填寫《文書檔案移交清單》，詳細(xì)列出擬移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.綜合管理部門在接收檔案前，應(yīng)提前做好接收準(zhǔn)備工作，并安排專人負(fù)責(zé)接收。（二）移交手續(xù)1.移交部門與綜合管理部門按照《文書檔案移交清單》進(jìn)行檔案交接，雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。2.交接過程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時協(xié)商解決。3.對于電子文件的移交，移交部門應(yīng)將電子文件存儲介質(zhì)移交給綜合管理部門，并提供電子文件的目錄清單。（三）審核登記1.綜合管理部門接收檔案后，應(yīng)及時對移交的檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等。2.審核合格的檔案，綜合管理部門應(yīng)進(jìn)行登記，并按照規(guī)定的保管期限和分類方法進(jìn)行存放。3.對于審核不合格的檔案，綜合管理部門應(yīng)及時通知移交部門進(jìn)行整改，整改合格后重新辦理移交手續(xù)。五、保管期限與銷毀（一）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的決議、決定、規(guī)章制度、財務(wù)審計報告、人事檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括公司一般的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]，主要包括一般性的文件、資料等。（二）銷毀程序1.對于超過保管期限且無保存價值的文書檔案，由綜合管理部門提出銷毀意見，填寫《文書檔案銷毀清單》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止失密。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《文書檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。六、查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可以查閱本部門及與工作相關(guān)的文書檔案。外部單位查閱公司文書檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《文書檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時，應(yīng)在綜合管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或撕毀。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對文書檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.各部門文書檔案的整理、移交情況。2.綜合管理部門對檔案的保管、查閱、利用情況。3.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括是否按時移交、移交質(zhì)量是否符合要求等。（三）問題處理1.對于違反文書檔案移交制度的行為，綜合管理部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.對于造成檔案丟失、損壞或泄