一表兩檔案制度總則目的本制度旨在建立一套科學(xué)、規(guī)范、高效的管理體系，通過“一表兩檔案”的方式，全面記錄和管理公司/組織的各類信息，確保信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司/組織的決策、運(yùn)營和發(fā)展提供有力支持。適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的相關(guān)信息管理工作?；驹瓌t1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保制度的制定和實(shí)施合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：所記錄的信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映實(shí)際情況。3.完整性原則：涵蓋公司/組織運(yùn)營過程中的各類關(guān)鍵信息，不遺漏重要內(nèi)容。4.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密的信息，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：能夠通過“一表兩檔案”清晰追溯信息的來源、流轉(zhuǎn)和變更情況。一表定義“一表”指的是公司/組織核心業(yè)務(wù)信息匯總表，它是對公司/組織各項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動的高度概括和集中呈現(xiàn)，整合了各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，形成簡潔明了的可視化報(bào)表。內(nèi)容構(gòu)成1.業(yè)務(wù)板塊：按照公司/組織的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行劃分，如銷售業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)等。2.關(guān)鍵指標(biāo)：針對每個(gè)業(yè)務(wù)板塊，確定若干關(guān)鍵指標(biāo)，如銷售額、產(chǎn)量、利潤等，以量化的方式反映業(yè)務(wù)狀況。3.數(shù)據(jù)來源：明確各項(xiàng)指標(biāo)的數(shù)據(jù)獲取渠道，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。4.周期更新：規(guī)定報(bào)表的更新周期，如月度、季度、年度等，以保證信息的及時(shí)性。編制與審核1.編制責(zé)任：由各業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)收集、整理和編制本部門相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并填寫到核心業(yè)務(wù)信息匯總表中。2.審核流程：編制完成后，先由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。初審?fù)ㄟ^后，提交至公司/組織的信息管理部門進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^后正式生效。用途1.決策支持：為公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)提供全面、直觀的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，輔助決策制定。2.運(yùn)營監(jiān)控：幫助管理層實(shí)時(shí)了解公司/組織運(yùn)營狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.績效評估：作為各部門和員工績效評估的重要依據(jù)之一。兩檔案定義“兩檔案”指的是業(yè)務(wù)流程檔案和人員信息檔案。業(yè)務(wù)流程檔案記錄公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的詳細(xì)流程和相關(guān)文檔；人員信息檔案則集中管理公司/組織內(nèi)員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、績效表現(xiàn)等。業(yè)務(wù)流程檔案1.檔案內(nèi)容流程描述：詳細(xì)繪制公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)的操作流程，包括每個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。相關(guān)文檔：收集和整理與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的各類文件、合同、報(bào)告等，如銷售合同、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表等。風(fēng)險(xiǎn)評估：對業(yè)務(wù)流程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別、評估，并提出相應(yīng)的防控措施。2.建立與維護(hù)建立責(zé)任：由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)梳理和建立本部門業(yè)務(wù)流程檔案，明確流程負(fù)責(zé)人和文檔管理員。定期維護(hù)：隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)更新業(yè)務(wù)流程檔案的內(nèi)容，確保其與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。3.查閱與使用內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可按照規(guī)定的流程申請查閱業(yè)務(wù)流程檔案。外部提供：如因合作、審計(jì)等需要向外部機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)流程檔案相關(guān)信息時(shí)，需經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保信息安全。人員信息檔案1.檔案內(nèi)容基本信息：包括員工的姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、入職時(shí)間等。工作經(jīng)歷：記錄員工在公司/組織內(nèi)及過往單位的工作經(jīng)歷，包括職位變動、工作業(yè)績等?？冃П憩F(xiàn)：收集和整理員工的績效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲記錄等。培訓(xùn)與發(fā)展：記錄員工參加的各類培訓(xùn)課程、獲得的專業(yè)技能證書等。2.建立與更新入職建檔：員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)建立其人員信息檔案，并錄入基本信息。動態(tài)更新：隨著員工工作的開展，各部門及時(shí)將員工的工作業(yè)績、獎(jiǎng)懲情況等信息反饋至人力資源部門，由其進(jìn)行檔案的動態(tài)更新。3.保密與安全保密措施：人員信息檔案涉及員工個(gè)人隱私，嚴(yán)格保密，僅限授權(quán)人員查閱和使用。安全管理：采用安全的存儲設(shè)備和加密技術(shù)，防止信息丟失或泄露。信息管理與共享信息管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織信息管理制度和流程。2.統(tǒng)籌管理“一表兩檔案”的建設(shè)、維護(hù)和更新工作。3.對各部門信息管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保信息管理工作的規(guī)范執(zhí)行。4.負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的選型、建設(shè)和維護(hù)，為信息管理提供技術(shù)支持。信息共享原則1.按需共享：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格控制信息共享的范圍和對象，確保信息僅被授權(quán)人員獲取。2.授權(quán)審批：涉及跨部門、跨層級的信息共享，需經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)審批。3.安全保密：在信息共享過程中，采取必要的安全措施，防止信息泄露。信息共享流程1.申請：需求部門填寫信息共享申請表，明確共享信息的內(nèi)容、用途、接收部門等。2.審批：申請表提交至信息管理部門，由信息管理部門審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.共享：審批通過后，信息管理部門按照規(guī)定的方式和渠道將信息共享給接收部門。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立信息管理監(jiān)督小組，定期對各部門“一表兩檔案”制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性，以及檔案的建立、維護(hù)和共享等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。考核辦法1.將各部門信息管理工作納入績效考核體系，設(shè)定明確的考核指標(biāo)和權(quán)重。2.考核指標(biāo)可包括信息準(zhǔn)確性、檔案完整性、信息共享及時(shí)性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對存在問題的部門提出整改要求，并視情況進(jìn)行相應(yīng)處罰。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織針對“一表兩檔案”制度的培訓(xùn)，提高員工對制度的理解和執(zhí)行能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、信息管理操作技能等。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。宣傳推廣1.通過內(nèi)部公告、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳“一表兩檔案”制度的重要性和作用。2.及時(shí)向員工通報(bào)制度的更新和調(diào)整情況，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定。附則解釋權(quán)本制