行政處理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政處理檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政處理過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、合同協(xié)議、審批文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映行政處理活動(dòng)的真實(shí)情況。2.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.時(shí)效性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔行政處理檔案，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司行政處理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查閱和銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政處理檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時(shí)移交檔案。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司發(fā)布的各類行政文件，包括通知、通報(bào)、決定、規(guī)定等。2.各部門向上級(jí)部門的請(qǐng)示、報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)文件。3.公司召開的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.公司員工的人事檔案，包括入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料等。6.公司的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.公司的固定資產(chǎn)檔案，包括購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用記錄等。8.公司的項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。9.其他與公司行政處理有關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真核對(duì)檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。3.對(duì)于重要的行政處理文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并確保原件的完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。具體分類如下：行政管理類：包括公司行政文件、會(huì)議記錄、人事檔案等。財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。合同管理類：包括各類合同、協(xié)議等。項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目總結(jié)等。其他類：包括不屬于上述分類的其他行政處理檔案。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法如下：行政管理類：以“XZ”開頭，followedbyfourdigitsrepresentingtheyear,andthentwodigitsrepresentingthemonth,andfinallytwodigitsrepresentingthesequentialnumberwithinthemonth.Forexample,“XZ20230508”representsthe8thadministrativedocumentinMay2023.財(cái)務(wù)管理類：以“CW”開頭，followedbyfourdigitsrepresentingtheyear,andthentwodigitsrepresentingthemonth,andfinallytwodigitsrepresentingthesequentialnumberwithinthemonth.Forexample,“CW20230515”representsthe15thfinancialdocumentinMay2023.合同管理類：以“HT”開頭，followedbyfourdigitsrepresentingtheyear,andthentwodigitsrepresentingthemonth,andfinallytwodigitsrepresentingthesequentialnumberwithinthemonth.Forexample,“HT20230520”representsthe20thcontractinMay2023.項(xiàng)目管理類：以“XM”開頭，followedbyfourdigitsrepresentingtheyear,andthentwodigitsrepresentingthemonth,andfinallytwodigitsrepresentingthesequentialnumberwithinthemonth.Forexample,“XM20230525”representsthe25thprojectdocumentinMay2023.其他類：以“QT”開頭，followedbyfourdigitsrepresentingtheyear,andthentwodigitsrepresentingthemonth,andfinallytwodigitsrepresentingthesequentialnumberwithinthemonth.Forexample,“QT20230530”representsthe30thdocumentintheothercategoryinMay2023.3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)破損的檔案材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，每?jī)?cè)檔案應(yīng)編頁碼。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案冊(cè)內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案整理完畢后，及時(shí)將檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類編號(hào)的要求，對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)和登記，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性。3.對(duì)于重要的行政處理檔案，應(yīng)進(jìn)行一式多份歸檔，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以確保檔案的安全。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等。檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.電子檔案存儲(chǔ)：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類編號(hào)方法進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.存儲(chǔ)環(huán)境要求：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱行政處理檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍和查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位查閱公司行政處理檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱范圍和查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司檔案管理人員陪同，并按照公司的規(guī)定進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、損壞檔案。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整和安全。（三）利用規(guī)定1.公司行政處理檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得用于與公司利益相悖的目的。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過程中存在的問題。3.對(duì)于因工作需要長(zhǎng)期使用檔案的人員，檔案管理部門應(yīng)與其簽訂《檔案使用責(zé)任書》，明確其使用檔案的責(zé)任和義務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保管期限。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門代表組成。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿且確無保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。4.檔案銷毀工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)材料歸檔保存。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，對(duì)查閱涉及公司機(jī)密的檔案人員進(jìn)行嚴(yán)格審查和登記。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍。（二