檔案室八項(xiàng)制度牌一、總則1.目的為加強(qiáng)本公司檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案室八項(xiàng)制度牌。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.基本原則檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、方便利用、安全保密的原則。二、檔案收集制度牌1.收集范圍公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料。上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、報表等文件材料。公司內(nèi)部各部門形成的工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、統(tǒng)計報表等。公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、技術(shù)資料等。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，以防止原件損壞或丟失。3.收集時間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理后移交檔案室。對于重大活動、項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時將形成的檔案材料移交檔案室。三、檔案整理制度牌1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部的部門或問題進(jìn)行分類。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種保管期限。3.整理步驟裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊和裝訂。分類：按照分類方法對文件材料進(jìn)行分類。編號：對每一份檔案編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）代碼、保管期限代碼、件號組成。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地反映檔案的內(nèi)容和排列順序。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等信息。四、檔案保管制度牌1.保管場所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的安全存放。檔案柜應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.檔案保管措施建立檔案保管賬目，對檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案借閱制度牌1.借閱范圍因工作需要查閱檔案的公司內(nèi)部員工。外單位因工作需要查閱本公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。檔案室根據(jù)審批意見，為借閱人辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長不超過[X]個工作日。4.借閱要求借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注、污損等。借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需轉(zhuǎn)借，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案室應(yīng)及時催還。借閱人歸還檔案時，檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。六、檔案利用制度牌1.利用方式提供檔案原件查閱。提供檔案復(fù)印件或電子副本查閱。根據(jù)利用者的需求，對檔案進(jìn)行整理、編研，提供專題資料。2.利用流程利用者填寫《檔案利用申請表》，說明利用目的、內(nèi)容、范圍等。所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案室對利用申請進(jìn)行審批，確定利用方式和提供的檔案材料。利用者按照審批意見進(jìn)行查閱或獲取檔案材料。3.利用登記檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等。定期對檔案利用登記進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定制度牌1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、知識產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)列為永久保存檔案。對一般性業(yè)務(wù)文件、短期有效的文件等，可根據(jù)實(shí)際情況確定為長期或短期保存檔案。3.鑒定程序定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。4.銷毀手續(xù)檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀時，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。八、檔案統(tǒng)計制度牌1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本信息。2.統(tǒng)計方法建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。采用計算機(jī)軟件或手工方式進(jìn)行統(tǒng)計分析，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.統(tǒng)計報表定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報送。統(tǒng)計報表應(yīng)包括檔案數(shù)量統(tǒng)計、利用情況統(tǒng)計、鑒定銷毀情況統(tǒng)計等內(nèi)容。