PAGE供暖公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強供暖公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在供暖生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于供暖公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，反映公司發(fā)展的全貌。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.負責(zé)組織檔案的查閱、借閱和利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持。7.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和妥善保管。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負責(zé)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等檔案材料，并按照檔案管理部門的要求進行初步整理。2.對本部門檔案材料的完整性和準確性負責(zé)，及時將整理好后的檔案移交公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高本部門檔案管理工作水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等；公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等；公司行政公文、通知、通報等；公司會議紀要、記錄等；公司資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照；公司人員招聘、培訓(xùn)、考核、任免、獎懲等文件；公司行政事務(wù)處理文件，如合同協(xié)議、招投標文件、審計報告等。2.生產(chǎn)技術(shù)類包括供暖規(guī)劃、設(shè)計方案、施工圖紙、技術(shù)規(guī)范等；供暖設(shè)備采購合同、技術(shù)協(xié)議、安裝調(diào)試記錄、運行維護手冊等；供暖系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)、監(jiān)測報告、故障處理記錄等；供暖技術(shù)改造方案、項目驗收報告等；節(jié)能減排相關(guān)文件、技術(shù)資料等。3.經(jīng)營管理類包括供暖收費標準、收費記錄、欠費催繳文件等；供暖市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶服務(wù)記錄等；供暖成本核算、財務(wù)報表、預(yù)算決算文件等；供暖物資采購計劃、供應(yīng)商管理文件、物資出入庫記錄等；供暖合同管理文件，如供用熱合同、租賃合同、服務(wù)合同等。4.黨群工作類包括黨組織建設(shè)文件、黨員管理文件、思想政治工作文件等；工會工作文件，如工會組織建設(shè)、職工權(quán)益保障、文體活動記錄等；共青團工作文件，如團組織建設(shè)、青年活動記錄等；企業(yè)文化建設(shè)文件，如企業(yè)精神、價值觀、文化活動記錄等。5.聲像檔案類包括公司重大活動、會議、工程建設(shè)等照片、錄像、錄音等資料；公司宣傳片、專題片等視頻資料。6.實物檔案類包括公司獲得的榮譽獎牌、獎杯、證書等；公司具有紀念意義的實物，如重要設(shè)備模型、紀念品等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類檔案編號：XZ年份流水號其中，“XZ”表示行政管理類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：XZ2023001，表示2023年形成的行政管理類第?份檔案。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案編號：SC年份流水號其中，“SC”表示生產(chǎn)技術(shù)類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：SC2022010，表示2022年形成的生產(chǎn)技術(shù)類第10份檔案。3.經(jīng)營管理類檔案編號：JY年份流水號其中，“JY”表示經(jīng)營管理類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：JY2021025，表示2021年形成的經(jīng)營管理類第25份檔案。4.黨群工作類檔案編號：DQ年份流水號其中，“DQ”表示黨群工作類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：DQ2020030，表示2020年形成的黨群工作類第30份檔案。5.聲像檔案類編號：SX年份流水號其中，“SX”表示聲像檔案類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：SX2019040，表示2019年形成的聲像檔案類第\(40\)份檔案。6.實物檔案類編號：SW年份流水號其中，“SW”表示實物檔案類，年份為檔案形成年份（四位數(shù)字），流水號為該類檔案的順序號（三位數(shù)字）。例如：SW2018050，表示2018年形成的實物檔案類第50份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.公司內(nèi)部形成的各類公文、報告、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.供暖生產(chǎn)、技術(shù)、設(shè)備等方面的文件、圖紙、資料、記錄等。4.公司經(jīng)營管理活動中形成的合同協(xié)議、招投標文件、財務(wù)報表、審計報告等。5.黨群工作方面的文件、會議記錄、活動資料等。6.聲像檔案和實物檔案相關(guān)材料。（二）收集要求1.及時性各部門應(yīng)在檔案形成后及時收集，確保檔案材料的完整性和時效性。對于重要文件和緊急事項形成的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。2.完整性收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案能夠全面反映公司各項工作的實際情況。3.準確性檔案材料的內(nèi)容應(yīng)真實準確，不得有虛假、錯誤或遺漏信息。對于需要審核、審批的文件，應(yīng)確保其經(jīng)過正式審批程序，簽字蓋章齊全。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，按照分類編號規(guī)則進行整理。（四）整理方法1.分類按照檔案分類標準，將收集到的檔案材料進行分類。2.組卷將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進行組卷，一般以問題、時間、來源等為依據(jù)，將相關(guān)文件組合在一起。3.編目對每卷檔案進行編目，包括填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，注明檔案的編號、題名、日期、頁號、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊美觀，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、消防器材等，確保檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，滿足檔案管理工作的需要。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，溫度保持在\(14℃24℃\)之間，相對濕度保持在\(45%60%\)之間，防止檔案因溫濕度不適而受損。4.對檔案進行防蟲、防鼠處理，定期投放防蟲、防鼠藥物，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。5.加強檔案庫房的安全管理，嚴格門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫房安全。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展有長遠利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為\(1650\)年。如一般性的行政管理文件、生產(chǎn)技術(shù)資料、經(jīng)營管理記錄等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為\(15\)年以下。如臨時性的文件、一般性的業(yè)務(wù)報表等。檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進行綜合判斷，并在檔案整理時明確標注。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全完整，內(nèi)容是否真實準確。2.檔案的保存價值，根據(jù)檔案的形成背景、作用、時間等因素，判斷檔案是否仍具有查考利用價值。3.檔案的保管期限，對照檔案保管期限表，檢查檔案的保管期限是否合理。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，詳細注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》作為檔案資料進行保存，以備查考。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和合理利用。2.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。（二）查閱審批1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可查閱。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行審批。（三）查閱要求1.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，及時提供檔案資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等，確保檔案的完整性和安全性。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員。（四）借閱原則1.檔案借閱應(yīng)嚴格控制，確因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱范圍等信息。（五）借閱審批1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，由所在部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可借閱。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的借閱，應(yīng)嚴格按照公司保密規(guī)定進行審批。（六）借閱要求1.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并做好借閱登記工作。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)措施。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，形成檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用情況等。通過檔案統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司內(nèi)部機