PAGE招標(biāo)代理公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)招標(biāo)代理公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營(yíng)管理、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.對(duì)檔案的保管、利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的安全和完整。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。7.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和水平。（二）各部門兼職檔案員公司各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理部門的要求，負(fù)責(zé)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件資料，并進(jìn)行初步整理。2.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢和利用工作。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.業(yè)務(wù)檔案招標(biāo)項(xiàng)目檔案：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件（含資格預(yù)審文件）、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同等與招標(biāo)項(xiàng)目全過程相關(guān)的文件資料。代理項(xiàng)目檔案：涵蓋代理委托合同、代理工作方案、代理過程記錄、代理費(fèi)結(jié)算等與代理業(yè)務(wù)相關(guān)的文件。2.行政管理檔案公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、決定等文件。會(huì)議文件：公司各類會(huì)議的會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等文件。人事檔案：?jiǎn)T工的招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等人事管理文件。財(cái)務(wù)檔案：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。資質(zhì)證書檔案：公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證等各類證照文件。3...（二）檔案編號(hào)1.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)招標(biāo)項(xiàng)目檔案編號(hào)：按照項(xiàng)目名稱、年份、項(xiàng)目序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[項(xiàng)目名稱][年份][序號(hào)]。代理項(xiàng)目檔案編號(hào)：按照代理項(xiàng)目名稱、年份、項(xiàng)目序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[代理項(xiàng)目名稱][年份][序號(hào)]。2.行政管理檔案編號(hào)公司文件編號(hào)：按照文件類別、年份、文件序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[文件類別][年份][序號(hào)]。會(huì)議文件編號(hào)：按照會(huì)議名稱、年份、會(huì)議序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[會(huì)議名稱][年份][序號(hào)]。人事檔案編號(hào)：按照員工姓名、年份、檔案序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[員工姓名][年份][序號(hào)]。財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：按照財(cái)務(wù)檔案類別、年份、檔案序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[財(cái)務(wù)檔案類別][年份][序號(hào)]。資質(zhì)證書檔案編號(hào)：按照證書類別、年份、證書序號(hào)進(jìn)行編號(hào)，例如：[證書類別][年份][序號(hào)]。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、信函、傳真、電子郵件等紙質(zhì)和電子文件資料。2.公司內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動(dòng)形成的文件資料。3.公司與外部單位往來的文件資料，包括上級(jí)主管部門文件、合作單位文件、客戶文件等。4.公司員工在工作中獲得榮譽(yù)的證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物資料（應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)證明文件）。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行收集，如原件收集、復(fù)印件收集、電子文件收集等，并確保各種收集方式的一致性。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章齊全，對(duì)于破損、褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類整理按照檔案分類方案對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類，將同一類別的文件資料集中在一起。2.編號(hào)編目對(duì)每一份文件資料進(jìn)行編號(hào)，并按照編號(hào)順序編制目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。3.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)文件資料，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。4.數(shù)字化處理對(duì)重要的紙質(zhì)文件資料進(jìn)行數(shù)字化處理，形成電子檔案，并存入檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化處理應(yīng)保證文件內(nèi)容清晰、完整，圖像質(zhì)量符合要求。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案架、檔案柜等，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于實(shí)物檔案，應(yīng)進(jìn)行妥善保管，可根據(jù)實(shí)物特點(diǎn)采取相應(yīng)的保管方式，如陳列、封裝等，并建立實(shí)物檔案清單。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[具體年限]年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為[具體年限]年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，提出檔案保管期限的建議，報(bào)檔案管理部門審核確定。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行查閱。3.涉及檔案利用的特殊情況，如司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案等，應(yīng)按照法律法規(guī)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并做好查閱記錄。查閱電子檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和操作流程為利用者提供服務(wù)。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并向借閱者提供檔案。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具檔案證明：檔案利用者需要出具檔案證明的，可以向檔案管理部門提出申請(qǐng)，檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容核實(shí)后，出具檔案證明，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部單位查閱檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及重要檔案或敏感信息的利用，應(yīng)報(bào)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量、審批情況等。檔案利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審查、綜合分析的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，防止隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.分析檔案利用情況：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案的利用頻率，評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.參考保管期限：根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案實(shí)際情況，判斷檔案是否已超過保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限、鑒定意