PAGE檔案雙軌管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案雙軌管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司檔案管理工作。各部門負責本部門檔案的收集、整理、保管和提供利用，并接受綜合管理部的監(jiān)督檢查。2.完整準確、系統(tǒng)安全原則檔案管理應(yīng)確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，維護檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高檔案的使用價值，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責分工（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。4.負責公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和資源共享。5.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、保管和提供利用工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.積極配合綜合管理部開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等五大類。1.文書檔案主要包括公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要等。2.科技檔案包括公司在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的圖紙、技術(shù)文件、實驗報告、項目資料等。3.會計檔案涵蓋公司財務(wù)活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事檔案包含員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價、工資福利等方面的檔案材料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案類別，如市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、合同檔案等，用于記錄公司業(yè)務(wù)活動的全過程。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用“年度類別流水號”的方式，具體規(guī)則如下：1.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別：按照檔案分類的順序，用大寫字母表示各類檔案，如“WS”代表文書檔案，“KJ”代表科技檔案，“KJ”代表會計檔案，“RS”代表人事檔案，“YW”代表業(yè)務(wù)檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用五位阿拉伯數(shù)字表示，從“00001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的文書檔案，編號為“2023WS00001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，指定專人負責收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料，并確保檔案的及時、完整收集。2.對于公司內(nèi)部各部門之間相互傳遞的文件、資料，應(yīng)明確交接手續(xù)，確保檔案不丟失、不遺漏。3.涉及公司重大活動、重要項目的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時收集整理，并移交綜合管理部。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司的檔案資料全部移交綜合管理部。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，裝訂成冊，并編制卷內(nèi)目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項目專業(yè)階段進行分類整理，建立項目檔案卷，編制檔案目錄和備考表。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別分別整理，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。5.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的內(nèi)容進行分類整理，建立員工個人檔案袋，編制檔案目錄。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，制定相應(yīng)的整理方法，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.文書檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素確定。3.科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照編號順序排列上架，便于查找和調(diào)閱。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。六、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理人員的陪同下，在檔案查閱室查閱檔案。查閱時應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取資料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報綜合管理部審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、銷毀檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，對檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或贈送他人。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作需要和職責權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。3.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護功能，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制綜合管理部負責對公司各部門的檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，并根據(jù)檢查情況形成檢查報告。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。3.檔案管理人員的配備和業(yè)務(wù)水平情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）問題整改對檢查