PAGE人員檔案管理制度范本一、總則（一）目的為了加強公司人員檔案管理，確保人員檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人員檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的崗位變動、工作業(yè)績等情況及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人姓名及聯(lián)系方式。（二）入職資料1.應聘登記表，包括求職意向、教育背景、工作經(jīng)歷、技能證書等。2.面試評估表，記錄面試過程中的表現(xiàn)及評價。3.錄用審批表，經(jīng)公司各級領(lǐng)導審批后的錄用文件。4.入職體檢報告，確保員工身體健康符合崗位要求。（三）教育背景1.最高學歷畢業(yè)證書、學位證書復印件。2.在校期間的成績單。3.相關(guān)培訓證書、學習證明等。（四）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位的工作證明，包括入職時間、離職時間、擔任職務、工作職責等。2.工作業(yè)績證明材料，如項目成果、獲獎證書等。3.勞動合同、離職證明等相關(guān)文件。（五）職業(yè)技能1.專業(yè)技能證書，如職業(yè)資格證書、技術(shù)等級證書等。2.語言能力證書，如英語四六級證書、雅思、托福成績等。3.計算機能力證書，如計算機等級證書等。（六）培訓與發(fā)展1.參加公司內(nèi)部培訓的記錄，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓效果評估等。2.參加外部培訓的相關(guān)資料，如培訓協(xié)議、培訓證書復印件等。3.個人培訓計劃及總結(jié)。（七）績效考核1.各年度、季度及月度績效考核表。2.績效面談記錄。3.績效改進計劃及實施情況。（八）薪酬福利1.工資調(diào)整記錄，包括調(diào)薪原因、調(diào)薪幅度等。2.獎金發(fā)放記錄，如月度獎、季度獎、年終獎等。3.福利享受情況，如社保、公積金繳納記錄，帶薪年假天數(shù)等。（九）獎懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等。2.受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過、辭退等。3.外部獲得的榮譽及受到的處罰情況。（十）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書。2.與上級領(lǐng)導溝通職業(yè)發(fā)展的記錄。（十一）其他資料1.員工的述職報告、工作總結(jié)等。也可添加其他與員工工作及發(fā)展相關(guān)的重要資料。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息。2.新員工應在入職后[X]個工作日內(nèi)，將入職資料、教育背景、工作經(jīng)歷證明等相關(guān)材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進行審核，確保資料真實、完整。審核無誤后，將相關(guān)資料整理歸檔，建立新員工檔案。（二）檔案資料補充與更新1.員工在工作過程中如有新的學歷證書獲得、技能提升、工作崗位變動、獎懲情況發(fā)生等，應在相關(guān)事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)，向人力資源部門提交相應的證明材料。2.人力資源部門定期對員工檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失或需要更新的，及時通知員工進行補充和更新。（三）檔案收集渠道1.員工主動提交：員工按照公司要求主動提交各類檔案資料。也可通過人力資源部門定期收集、相關(guān)部門協(xié)助收集等方式獲取檔案資料。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.對每份檔案資料進行編號，以便于查找和管理。3.去除重復、無效的資料，保證檔案的簡潔性。（二）分類方法1.個人基本信息類：按照上述檔案內(nèi)容中的個人基本信息部分進行分類存放。2.入職資料類：將應聘登記表、面試評估表、錄用審批表、入職體檢報告等入職相關(guān)資料歸為一類。3.教育背景類：集中存放學歷證書、成績單、培訓證書等資料。4.工作經(jīng)歷類：按照歷任工作單位的順序整理工作證明、業(yè)績證明、勞動合同等資料。5.職業(yè)技能類：將各類技能證書分類歸檔。6.培訓與發(fā)展類：包括內(nèi)部培訓記錄、外部培訓資料等。7.績效考核類：按年度、季度、月度分別整理績效考核表等資料。8.薪酬福利類：存放工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放記錄、福利享受情況等資料。9.獎懲情況類：將公司內(nèi)部和外部的獎懲資料分別整理。10.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃類：集中管理員工個人職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書及相關(guān)溝通記錄。11.其他資料類：存放述職報告、工作總結(jié)等其他相關(guān)資料。（三）檔案裝訂1.對每份檔案資料進行排序，確保資料順序合理。2.采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案夾或檔案盒進行裝訂，在檔案夾或檔案盒上標明員工姓名、檔案類別、檔案編號等信息。3.對于紙張較多的資料，可進行分頁裝訂，并制作目錄清單附在檔案首頁。五、檔案保管與存放（一）保管要求1.設立專門的檔案保管室，確保檔案保管室安全、通風、防潮、防火、防蟲。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、除濕機、滅火器等。3.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。（二）存放方式1.按照員工類別和檔案類別進行分區(qū)存放，便于查找和管理。2.建立電子檔案庫，將員工檔案的電子版本進行備份存儲。電子檔案應與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行更新維護。3.對重要檔案資料可進行加密存儲，設置訪問權(quán)限，防止信息泄露。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應提前向人力資源部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》。2.人力資源部門負責人、員工所在部門負責人在工作需要時，可查閱員工檔案，但需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并填寫《檔案查閱申請表》。3.其他部門或人員因特殊原因需要查閱員工檔案的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并填寫《檔案查閱申請表》。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至相應審批人進行審批。3.審批通過后，人力資源部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱完畢后，查閱人應在檔案保管人員的監(jiān)督下將檔案歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱員工檔案。如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向人力資源部門提出申請并獲得批準。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息。2.將申請表提交至公司總經(jīng)理進行審批。3.審批通過后，人力資源部門辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失。如發(fā)生檔案丟失或損壞，借閱人應承擔相應的責任。5.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。人力資源部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案保管人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及員工隱私的檔案信息，如工資待遇、獎懲情況等，應嚴格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方透露。3.在檔案查閱和借閱過程中，查閱人和借閱人應遵守保密規(guī)定，不得私自復制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備，確保檔案保管室24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并按照應急預案進行處理。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案應在公司留存[X]年，期滿后可根據(jù)公司規(guī)定進行銷毀。2.檔案資料因保管期限屆滿、內(nèi)容無效或其他原因需要銷毀的，由人力資源部門提出銷毀申請。（二）銷毀流程1.人力資源部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交至公司分管領(lǐng)導進行審批。3.審批通過后，人力資源部門