PAGE油茶生產(chǎn)記錄檔案制度一、總則（一）目的為加強油茶生產(chǎn)管理，規(guī)范生產(chǎn)記錄行為，確保油茶生產(chǎn)過程的可追溯性，提高油茶產(chǎn)品質(zhì)量，保障消費者權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]油茶種植、加工、銷售等全過程的生產(chǎn)記錄檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映油茶生產(chǎn)過程中的各項活動，確保記錄信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋油茶生產(chǎn)的各個環(huán)節(jié)，包括種植、施肥、病蟲害防治、采摘、加工、儲存、銷售等，保證記錄內(nèi)容完整無缺。3.準確性原則：記錄數(shù)據(jù)應(yīng)準確無誤，不得隨意篡改或虛假填報。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、內(nèi)容和要求進行記錄，確保記錄的規(guī)范性和一致性。5.可追溯性原則：通過生產(chǎn)記錄檔案，能夠清晰追溯油茶從種植到銷售的全過程信息，便于質(zhì)量管控和問題追溯。二、生產(chǎn)記錄檔案的內(nèi)容與要求（一）種植環(huán)節(jié)記錄1.種植地塊信息詳細記錄種植地塊的地理位置（具體到縣、鄉(xiāng)、村、組及地塊編號）、面積、土壤類型、肥力狀況等。記錄地塊的前茬作物信息，以便評估對油茶生長的影響。2.品種選擇與苗木信息明確種植的油茶品種名稱、來源（如品種審定編號、引種證明等）。記錄苗木的規(guī)格（苗高、地徑、根系情況等）、數(shù)量、苗木供應(yīng)商信息（包括名稱、地址、聯(lián)系方式等）。3.種植時間與方式準確記錄油茶的種植年份、月份、日期。描述種植方式，如直播、移栽等，并記錄種植密度（株行距）。4.施肥記錄記錄施肥時間（年、月、日）、肥料種類（有機肥、化肥的具體名稱）、施肥量（單位面積的用量）、施肥方法（溝施、穴施等）。對于有機肥，應(yīng)注明來源（如養(yǎng)殖場名稱、堆肥廠名稱等）及腐熟情況。5.病蟲害防治記錄詳細記錄病蟲害發(fā)生的時間、種類、危害程度。記錄防治措施，包括使用的農(nóng)藥名稱、劑型、用量、施藥方法、施藥時間等。對于生物防治措施，記錄天敵種類、投放數(shù)量及時間等。6.灌溉記錄記錄灌溉時間、灌溉量（立方米/畝）、灌溉水源（如河水、井水、水庫水等）及灌溉方式（漫灌！滴灌、噴灌等）。（二）采摘環(huán)節(jié)記錄1.采摘時間精確記錄油茶果開始采摘的日期、結(jié)束日期，以及不同批次采摘的具體時間范圍。2.采摘人員信息如果是雇傭臨時采摘人員，記錄采摘人員的姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、所屬村組等信息。3.采摘方式說明采用的采摘方式，如人工采摘、機械采摘等，并記錄采摘過程中的注意事項。4.采摘數(shù)量按品種、地塊分別記錄采摘的油茶果數(shù)量（單位：公斤），以及折合的鮮茶籽數(shù)量。（三）加工環(huán)節(jié)記錄1.加工日期記錄每一批次油茶果開始加工的日期和結(jié)束日期。2.加工設(shè)備信息詳細記錄使用的加工設(shè)備名稱、型號、生產(chǎn)廠家、設(shè)備編號等。記錄設(shè)備的維護保養(yǎng)情況，包括定期維護時間、維修記錄（維修日期、故障原因、維修內(nèi)容等）。3.加工工藝記錄描述油茶加工的工藝流程，如脫殼、榨油、精煉等步驟的具體操作參數(shù)（溫度、壓力、時間等）。記錄每道工序的操作人員姓名及操作時間。4.原料投入與產(chǎn)出記錄記錄投入加工的油茶果數(shù)量（公斤）、鮮茶籽數(shù)量（公斤），以及產(chǎn)出的毛油數(shù)量（公斤）、茶粕數(shù)量（公斤）等。通過計量設(shè)備準確記錄各環(huán)節(jié)的物料損耗情況。5.質(zhì)量檢測記錄在加工過程中及加工完成后，按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準對油茶產(chǎn)品進行檢測。記錄檢測項目（如酸價、過氧化值、含油率等）、檢測時間、檢測結(jié)果、檢測人員姓名等信息。（四）儲存環(huán)節(jié)記錄1.儲存設(shè)施信息記錄儲存油茶產(chǎn)品的倉庫名稱、地址、倉庫類型（如常溫庫、低溫庫等）、庫容大小。描述倉庫的通風(fēng)、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備情況及維護記錄。2.入庫記錄記錄每一批次油茶產(chǎn)品的入庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量（公斤）、質(zhì)量等級、生產(chǎn)批次等信息。記錄入庫時的產(chǎn)品溫度、水分含量等質(zhì)量指標(biāo)。3.庫存管理記錄定期盤點庫存，記錄盤點日期、實際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、盤盈或盤虧情況及原因分析。記錄庫存產(chǎn)品的出入庫情況，包括出庫日期、出庫數(shù)量、去向（銷售客戶名稱、發(fā)貨地址等）、提貨人信息等。4.儲存期間質(zhì)量監(jiān)控記錄定期對庫存油茶產(chǎn)品進行質(zhì)量抽檢，記錄抽檢時間、檢測項目、檢測結(jié)果、檢測人員等信息。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，記錄處理措施（如返工、降價銷售、報廢處理等）及處理時間。（五）銷售環(huán)節(jié)記錄1.銷售合同記錄將每一份銷售合同的詳細信息進行記錄，包括合同編號、簽訂日期、客戶名稱、客戶地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量（公斤）、單價、總價、交貨日期、付款方式等。2.銷售發(fā)貨記錄記錄每一次銷售發(fā)貨的日期、發(fā)貨單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量（公斤）、客戶名稱、發(fā)貨地址、運輸方式、運輸單號等信息。如委托第三方物流運輸，記錄物流公司名稱、聯(lián)系方式等。3.售后服務(wù)記錄跟蹤客戶反饋，記錄客戶對油茶產(chǎn)品的質(zhì)量、使用效果等方面的意見和建議。記錄處理客戶投訴的時間、投訴內(nèi)容、處理措施及處理結(jié)果等信息。三、生產(chǎn)記錄檔案的管理與保存（一）管理職責(zé)1.生產(chǎn)部門負責(zé)組織本部門人員按照制度要求進行生產(chǎn)記錄，確保記錄的及時性、準確性和完整性。對生產(chǎn)記錄檔案進行初步審核，檢查記錄內(nèi)容是否符合規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)人員更正。2.質(zhì)量控制部門負責(zé)對生產(chǎn)記錄檔案中涉及的質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)進行審核和分析，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準要求。定期檢查生產(chǎn)記錄檔案與產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)聯(lián)性，為質(zhì)量追溯和質(zhì)量改進提供依據(jù)。3.檔案管理部門負責(zé)生產(chǎn)記錄檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。建立檔案管理制度，制定檔案分類方案和編號規(guī)則，確保檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。按照規(guī)定的保存期限妥善保管生產(chǎn)記錄檔案，防止檔案損壞、丟失或泄露。（二）記錄填寫要求1.生產(chǎn)記錄應(yīng)使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。2.記錄內(nèi)容應(yīng)按照規(guī)定的格式和項目填寫，不得遺漏或隨意更改。如有填寫錯誤，應(yīng)采用劃改的方式進行更正，并在劃改處加蓋更正人員的印章或簽字確認。3.對于需要簽字確認的記錄項目，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時簽字，不得拖延或代簽。（三）檔案整理與歸檔1.生產(chǎn)部門應(yīng)在每個生產(chǎn)周期結(jié)束后，及時將本周期內(nèi)的生產(chǎn)記錄進行整理，按照種植、采摘、加工、儲存、銷售等環(huán)節(jié)分類裝訂成冊。2.檔案管理部門在接收生產(chǎn)記錄檔案時，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案的完整性和規(guī)范性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回生產(chǎn)部門重新整理。3.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對整理好的生產(chǎn)記錄檔案進行編號，并建立檔案目錄索引，便于查閱和管理。4.將生產(chǎn)記錄檔案存入專門的檔案柜或檔案庫房，按照類別和時間順序排列存放，確保檔案存放有序，便于查找。（四）檔案保存期限1.油茶生產(chǎn)記錄檔案的保存期限為[X]年，自生產(chǎn)記錄形成之日起計算。2.對于涉及產(chǎn)品質(zhì)量安全、重大質(zhì)量事故或消費者投訴等重要事項的生產(chǎn)記錄檔案，應(yīng)永久保存。（五）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并對查閱過程進行登記，記錄查閱人員姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案。3.因特殊情況需要借閱生產(chǎn)記錄檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對油茶生產(chǎn)記錄檔案制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括生產(chǎn)記錄的真實性、完整性、規(guī)范性，檔案管理的有效性等。2.監(jiān)督檢查可采用日常巡查、定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查人員應(yīng)填寫《監(jiān)督檢查記錄表》，詳細記錄檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改要求。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達《整改通知書》，責(zé)令責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，由檢查人員進行復(fù)查驗收。（二）考核評價1.將油茶生產(chǎn)記錄檔案制度的執(zhí)行情況納入公司員工績效考核體系，對認真執(zhí)行制度、生產(chǎn)記錄檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反生產(chǎn)記錄檔案制度