PAGE檔案管理失責追責制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，明確檔案管理工作中各環(huán)節(jié)的責任，規(guī)范失責行為的追究流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及檔案管理工作的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.責任明確原則：清晰界定檔案管理各環(huán)節(jié)的工作職責與責任主體，避免職責不清導致的管理混亂。3.客觀公正原則：對失責行為的認定和追責，應基于客觀事實，做到公平、公正，不偏袒任何一方。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過追究失責行為，起到教育警示作用，同時促使相關(guān)人員改進工作，提高檔案管理水平。二、檔案管理職責與分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的指導與監(jiān)督。3.負責檔案庫房的建設與管理，確保檔案存儲環(huán)境符合安全、保密要求。4.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.對公司各部門檔案管理工作進行定期檢查和考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向檔案管理部門移交應歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.負責本部門檔案的日常保管和利用，建立本部門檔案查閱、借閱登記制度，嚴格履行審批手續(xù)。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度和操作規(guī)程。2.負責檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案質(zhì)量和安全。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，做好登記和跟蹤管理，及時催還檔案。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設，錄入和維護檔案信息。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案管理流程與規(guī)范（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、聲像等檔案材料。2.收集的檔案應保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應進行修復或復制。3.對電子文件的收集，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行存儲和備份。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行分類、組卷、編目等整理工作。2.整理過程中應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.紙質(zhì)檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、卷皮進行裝訂，并編制頁碼；電子檔案應進行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)。（三）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設施，如防火、防盜鎖、防潮、防蟲、防鼠、防塵等設備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。2.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行有序排列上架，便于查找和管理。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息，并定期進行核對。4.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時，定期對電子檔案進行維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務部門代表等組成的鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。（五）檔案銷毀1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在指定地點由專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密、泄密事件發(fā)生。2.銷毀過程中應做好記錄，監(jiān)銷人員和銷毀人員應在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。（六）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應填寫查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應的檔案服務，并做好登記記錄。查閱檔案應在指定地點進行，一般不得外借。如有特殊情況需要外借的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并限期歸還。3.查閱、借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、標注、污損、抽取、撤換、銷毀檔案。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案管理部門同意。四、失責行為界定與分類（一）檔案收集環(huán)節(jié)失責行為1.未按照規(guī)定及時收集本部門應歸檔的檔案材料，導致檔案缺失或不完整。2.收集的檔案材料不符合歸檔要求，如文件格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等，影響檔案質(zhì)量。3.對重要檔案材料故意隱瞞或截留，未移交公司檔案管理部門。（二）檔案整理環(huán)節(jié)失責行為1.未按照檔案分類方案和編號規(guī)則進行整理，導致檔案分類混亂、編號錯誤，影響檔案查找和利用。2.整理過程中對檔案材料進行隨意篡改、抽取、丟棄，造成檔案內(nèi)容失真或不完整。3.檔案裝訂不規(guī)范，如頁碼編制錯誤、裝訂順序混亂等，影響檔案的保管和美觀。（三）檔案保管環(huán)節(jié)失責行為1.未按照規(guī)定對檔案進行妥善保管，導致檔案損壞、丟失、霉變、蟲蛀等。2.檔案庫房安全防護措施不到位，如發(fā)生火災、水災、盜竊等事故，造成檔案損失。3.未建立檔案保管臺賬或臺賬記錄不完整、不準確，導致檔案管理混亂。4.對電子檔案未進行有效備份或備份數(shù)據(jù)丟失，影響檔案信息安全。（四）檔案鑒定環(huán)節(jié)失責行為1.未按照規(guī)定組織檔案鑒定工作，或鑒定小組組成人員不符合要求。2.在檔案鑒定過程中，故意隱瞞檔案價值或錯誤判斷檔案存毀，導致重要檔案被銷毀或無保存價值的檔案繼續(xù)留存。3.未對擬銷毀檔案進行嚴格審核，銷毀清冊編制不準確或未經(jīng)審批擅自銷毀檔案。（五）檔案利用環(huán)節(jié)失責行為1.未按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱審批手續(xù)，擅自提供檔案查閱、借閱服務。2.對查閱、借閱檔案的人員監(jiān)管不力，導致檔案被涂改、污損、丟失或泄露。3.違反檔案利用規(guī)定，將檔案提供給無關(guān)人員或用于非工作目的。五、失責追究方式與程序（一）失責追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的失責行為，由檔案管理部門或所在部門負責人對責任人進行批評教育，責令其限期改正。2.責令整改：要求責任人針對失責問題進行整改，采取措施彌補損失，確保檔案管理工作恢復正常。3.經(jīng)濟處罰：根據(jù)失責行為造成的損失程度，對責任人給予一定金額的經(jīng)濟處罰，處罰金額從責任人工資中扣除。4.行政處分：對失責行為較為嚴重，影響較大的責任人，給予警告、記過、記大過、降級、撤職等行政處分。5.法律責任：對因失責行為導致公司遭受重大損失，構(gòu)成犯罪的責任人，依法追究其法律責任。（二）失責追究程序1.發(fā)現(xiàn)與報告：檔案管理部門在日常檢查或工作中發(fā)現(xiàn)失責行為后，應及時進行記錄，并向所在部門負責人報告。所在部門負責人也可在工作中發(fā)現(xiàn)失責行為后直接向檔案管理部門報告。2.調(diào)查核實：檔案管理部門會同相關(guān)部門組成調(diào)查組，對失責行為進行調(diào)查核實。調(diào)查組應通過查閱資料、詢問當事人、現(xiàn)場勘查等方式，全面了解失責行為的事實經(jīng)過、造成的后果及相關(guān)責任情況。3.責任認定：調(diào)查組根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依據(jù)本制度對失責行為進行責任認定，明確責任主體和責任程度。4.提出處理意見：調(diào)查組根據(jù)責任認定情況，提出對責任人的處理意見，報公司分管領(lǐng)導審批。5.處理決定執(zhí)行：公司分管領(lǐng)導批準處理意見后，由檔案管理部門或相關(guān)部門負責執(zhí)行。對責任人的批評教育、責令整改等處理措施應及時落實；經(jīng)濟處罰和行政處分應按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。6.申訴與復查：責任人對處理決定不服的，可在接到處理決定之日起[X]個工作日內(nèi)，向公司提出申訴。公司應在接到申訴后[X]個工作日內(nèi)進行復查，并將復查結(jié)果通知責任人。復查期間，原處理決定不停止執(zhí)行。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對公司各部門檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作情況，以及制度執(zhí)行情況。2.各部門應建立內(nèi)部檔案管理自查制度，定期對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報檔案管理部門備案。3.公司內(nèi)部設立檔案管理監(jiān)督舉報電話和郵箱，鼓勵員工對檔案管理失責行為進行監(jiān)督舉報。對舉報