PAGE檔案保管期限規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案保管期限規(guī)章制度。本制度旨在規(guī)范公司各類檔案的保管期限設(shè)定、管理流程及相關(guān)責(zé)任，為公司的運(yùn)營、決策、歷史研究等提供可靠的依據(jù)和支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，涵蓋公司在日常經(jīng)營活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理檔案、財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，以便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.實(shí)用高效原則：以滿足公司實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)，合理確定檔案保管期限，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。二、檔案分類及保管期限設(shè)定（一）行政管理檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷相關(guān)文件保管期限：永久說明：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等文件，是公司主體資格存續(xù)的重要依據(jù)。2.公司會議文件董事會會議文件保管期限：永久說明：記錄公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等重要事項(xiàng)，對公司發(fā)展具有長期影響力?？偨?jīng)理辦公會會議文件保管期限：長期（10年）說明：涉及公司日常運(yùn)營管理的重要決策和工作安排，在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值。其他一般性會議文件保管期限：短期（3年）說明：主要為傳達(dá)一般性工作信息、協(xié)調(diào)日常工作的會議記錄，時(shí)效性較短。3.公司發(fā)文與收文重要發(fā)文保管期限：長期（10年）說明：如涉及公司重大政策、制度發(fā)布，重要業(yè)務(wù)決策等文件，對公司工作具有持續(xù)指導(dǎo)作用。一般性發(fā)文保管期限：短期（3年）說明：日常工作通知、一般性業(yè)務(wù)聯(lián)系文件等，時(shí)效性較強(qiáng)。收文保管期限：根據(jù)文件內(nèi)容確定，重要文件按長期或永久保管，一般性文件短期保管。說明：收文中涉及公司重要事項(xiàng)的批復(fù)、指示等按相應(yīng)期限保管，其他一般性文件視情況而定。4.公司印章管理文件保管期限：長期（10年）說明：包括印章啟用、變更、停用記錄，印章使用審批文件等，是公司印章管理的重要依據(jù)。5.公司證照管理文件保管期限：永久說明：如房產(chǎn)證、土地證、資質(zhì)證書等各類證照的辦理、變更、年檢記錄及相關(guān)文件，是公司資產(chǎn)和資質(zhì)狀況的重要證明。6.公司行政事務(wù)管理文件辦公設(shè)備采購、維修記錄保管期限：長期（10年）說明：記錄公司辦公設(shè)備的資產(chǎn)信息及維護(hù)情況，便于設(shè)備管理和成本核算。辦公用品采購記錄保管期限：短期（3年）說明：主要反映公司日常辦公用品的采購情況，時(shí)效性較短。車輛管理文件保管期限：長期（10年）說明：包括車輛購置、使用、維修、保險(xiǎn)等記錄，是公司車輛資產(chǎn)管理的重要資料。（二）財(cái)務(wù)檔案1.會計(jì)憑證保管期限：30年說明：記錄公司每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，是財(cái)務(wù)核算的基礎(chǔ)資料。2.會計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限：30年說明：全面反映公司財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果，是財(cái)務(wù)分析和審計(jì)的重要依據(jù)。固定資產(chǎn)卡片保管期限：固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年說明：記錄固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，便于資產(chǎn)清查和管理。3.財(cái)務(wù)報(bào)表年度財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限：永久說明：綜合反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，是公司重要的財(cái)務(wù)檔案。中期財(cái)務(wù)報(bào)表保管期限：10年說明：反映公司半年度財(cái)務(wù)情況，在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值。4.稅務(wù)申報(bào)資料保管期限：10年說明：包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等，是公司依法納稅的重要記錄。5.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告年度審計(jì)報(bào)告保管期限：永久說明：對公司財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性、合法性進(jìn)行審計(jì)的報(bào)告，是公司財(cái)務(wù)狀況的重要鑒證文件。專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告保管期限：根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目性質(zhì)確定，一般重要專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告保管10年說明：針對特定事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)的報(bào)告，其保管期限視情況而定。6.財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件年度預(yù)算文件保管期限：長期（10年）說明：公司年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，對公司運(yùn)營具有指導(dǎo)作用。年度決算文件保管期限：永久說明：反映公司年度財(cái)務(wù)收支執(zhí)行情況的總結(jié)性文件。（三）人力資源檔案1.員工入職檔案個(gè)人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等保管期限：員工離職后保管2年說明：記錄員工入職時(shí)的基本信息和勞動關(guān)系情況，離職后在一定期限內(nèi)仍可能涉及勞動糾紛等問題。2.員工培訓(xùn)檔案培訓(xùn)記錄、考核成績等保管期限：長期（10年）說明：反映員工參加培訓(xùn)的情況，對員工職業(yè)發(fā)展和公司人才培養(yǎng)具有參考價(jià)值。3.員工績效考核檔案考核表、評分記錄等保管期限：長期（10年）說明：記錄員工工作表現(xiàn)和業(yè)績評估情況，是員工薪酬調(diào)整、晉升等的重要依據(jù)。4.員工薪酬福利檔案工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等保管期限：10年說明：反映公司員工薪酬福利情況，涉及員工切身利益，在一定時(shí)期內(nèi)需要保存。5.員工考勤檔案考勤記錄、請假審批單等保管期限：短期（3年）說明：主要用于核算員工出勤情況，時(shí)效性較強(qiáng)。6.員工離職檔案離職申請、離職審批表、離職交接記錄等保管期限：永久說明：記錄員工離職過程及相關(guān)事項(xiàng)，對公司人員流動管理和后續(xù)可能的查詢具有重要意義。（四）業(yè)務(wù)合同檔案1.銷售合同保管期限：長期（10年）說明：涉及公司產(chǎn)品或服務(wù)銷售的合同，包括銷售金額、交貨時(shí)間、付款方式等重要條款，在合同履行期間及質(zhì)保期內(nèi)具有重要參考價(jià)值。2.采購合同保管期限：長期（10年）說明：記錄公司采購原材料、設(shè)備等物資的合同，包括采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，對公司成本控制和物資管理具有重要意義。3.租賃合同保管期限：長期（10年）說明：如辦公場地租賃、設(shè)備租賃等合同，涉及公司租賃業(yè)務(wù)的相關(guān)條款，在租賃期內(nèi)及后續(xù)可能的糾紛處理中具有參考價(jià)值。4.技術(shù)合同保管期限：長期（10年）說明：包括技術(shù)開發(fā)、轉(zhuǎn)讓、咨詢、服務(wù)等合同，涉及公司技術(shù)創(chuàng)新和知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)，在合同有效期及相關(guān)技術(shù)權(quán)益存續(xù)期內(nèi)需要妥善保管。5.其他業(yè)務(wù)合同保管期限：根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度確定，一般重要合同保管10年，一般性合同保管3年說明：如合作協(xié)議、委托合同等，根據(jù)具體情況確定保管期限。（五）技術(shù)研發(fā)檔案1.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)文件保管期限：長期（10年）說明：包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等，記錄研發(fā)項(xiàng)目的啟動背景和決策過程。2.研發(fā)過程文件實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、測試數(shù)據(jù)等保管期限：長期（10年）說明：是研發(fā)項(xiàng)目實(shí)施過程的詳細(xì)記錄，對技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品研發(fā)具有重要價(jià)值。研發(fā)成功后，相關(guān)核心技術(shù)文件可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長保管期限。3.研發(fā)成果文件專利證書、軟件著作權(quán)登記證書、新產(chǎn)品鑒定證書等保管期限：專利、著作權(quán)等有效期內(nèi)及到期后適當(dāng)延長保管期限（一般為510年）說明：保護(hù)公司知識產(chǎn)權(quán)，記錄研發(fā)成果的法律權(quán)益和技術(shù)價(jià)值。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的檔案資料的收集、整理。應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對于外來文件、資料，如政府部門發(fā)文、合作單位提供的資料等，由相關(guān)接收部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到收集的檔案資料后，按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。對文件資料進(jìn)行分類、編號、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理過程中，應(yīng)檢查檔案資料的完整性，對缺頁、破損等情況進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求其補(bǔ)充或完善。（三）檔案保管1.根據(jù)檔案保管期限的設(shè)定，將整理好的檔案分別存放于不同的保管區(qū)域。對于永久保管和長期保管的檔案，應(yīng)采用專門的檔案庫房進(jìn)行存放，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查找和管理。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（四）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。借閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理申請手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知其注意事項(xiàng)。借閱人不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案，如需復(fù)印，應(yīng)另行辦理申請手續(xù)。（五）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀申請應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核，涉及重要檔案的銷毀，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，記錄資料應(yīng)妥善保存。四、檔案管理責(zé)任（一）部門職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，確保檔案的安全、完整和有效利用。組織開展檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等工作，建立檔案管理臺賬和檢索系統(tǒng)。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。在業(yè)務(wù)活動中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，正確使用和保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉檔案管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編目、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，如檔案損壞、丟失等情況。保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。2.檔案形成部門人員作為檔案的直接形成者，應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，及時(shí)將工作中產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行整理、歸檔，確保檔案的質(zhì)量。在檔案形成過程中，嚴(yán)格按照公司檔案管理要求進(jìn)行操作，保證檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持，如檔案的移交、借閱申請等。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對公司檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面檢查，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等情況。3.檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)記錄，并下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組進(jìn)行復(fù)查。（二）外部審計(jì)1.公司定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對公司檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的真實(shí)性和完整性、檔案保管期限的合