PAGE檔案達(dá)標(biāo)制度建設(shè)情況一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案達(dá)標(biāo)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露和損壞。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.組織開展檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.做好檔案安全保密工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.積極開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布和銷毀檔案。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類檔案。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)資料。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的原則，對(duì)于重要檔案應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案不遺漏。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和統(tǒng)計(jì)。3.紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致、相互對(duì)應(yīng)。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案鑒定與保管（一）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行復(fù)查鑒定，對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)1.永久保管檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、公司發(fā)展規(guī)劃、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大事件記錄等。2.長(zhǎng)期保管檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。主要包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性合同協(xié)議、技術(shù)文件、設(shè)備檔案等。3.短期保管檔案：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。主要包括臨時(shí)性文件、一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等。（三）檔案保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等，保證檔案保管環(huán)境符合要求。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。4.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，定期進(jìn)行核對(duì)和盤點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。5.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。5.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱或借閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱或借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地反映檔案管理工作的實(shí)際情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查閱和利用服務(wù)，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過程中的安全可靠。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員操作和使用。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立健全檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證等技術(shù)手段，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，制定安全管理制度和操作規(guī)程，定期進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.準(zhǔn)備階段：開展檔案信息化建設(shè)需求調(diào)研，確定系統(tǒng)功能需求和技術(shù)要求；進(jìn)行檔案數(shù)字化設(shè)備選型和采購(gòu)，組建檔案信息化建設(shè)工作團(tuán)隊(duì)；制定檔案數(shù)字化工作方案和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，開展檔案數(shù)字化試點(diǎn)工作。3.實(shí)施階段：按照檔案數(shù)字化工作方案和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，組織開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描工作；進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)、測(cè)試和部署；建立檔案信息安全保障體系，確保檔案信息安全。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其熟悉和掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作和使用。4.驗(yàn)收階段：檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目完成后，由公司組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案數(shù)字化質(zhì)量、檔案信息化管理系統(tǒng)功能、檔案信息安全保障體系等方面。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高全體員工的保密意識(shí)，明確檔案保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等保密措施。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的知悉范圍。查閱和借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱人員的行為，確保檔案不被泄露。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）檔案安全1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫(kù)房安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)、設(shè)備等進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保檔案信