PAGE公文檔案分類編號(hào)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司公文檔案的管理，實(shí)現(xiàn)公文檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，提高公文檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類公文檔案，包括但不限于文件、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、信函等。（三）基本原則1.遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公文檔案的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。2.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范，便于公文檔案的整理、檢索和利用。3.實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確各部門和人員在公文檔案管理中的職責(zé)。二、公文檔案分類（一）行政公文類1.公司文件公司章程、制度、規(guī)定等。公司年度計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。公司領(lǐng)導(dǎo)講話、批示等。2.部門文件各部門制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等。部門之間的往來文件、函件等。3.會(huì)議文件公司各類會(huì)議的通知、議程、紀(jì)要等。會(huì)議記錄、決議、決定等。（二）業(yè)務(wù)公文類1.市場(chǎng)營(yíng)銷市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同等?？蛻糍Y料、市場(chǎng)活動(dòng)記錄等。2.財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。資金申請(qǐng)、報(bào)銷憑證、合同付款記錄等。3.人力資源管理員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄等。績(jī)效考核文件、薪酬福利報(bào)表等。4.項(xiàng)目管理項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃等。項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目文檔等。（三）其他公文類1.法律法規(guī)文件國(guó)家法律法規(guī)、政策文件等。行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)文件等。2.對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件與政府部門、合作伙伴、客戶等的往來信函、協(xié)議等。對(duì)外宣傳資料、公關(guān)活動(dòng)記錄等。3.特殊文件公司重大事件記錄、突發(fā)事件處理文件等。保密文件、內(nèi)部審計(jì)文件等。三、公文檔案編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.公文檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的格式。2.年份：用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)公文檔案的分類，采用兩位字母表示，具體如下：行政公文類：XG業(yè)務(wù)公文類：YW其他公文類：QT4.流水號(hào)：按照公文檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。（二）編號(hào)示例1.2023XG001：表示2023年形成的行政公文類第1份文件。2.2023YW010：表示2023年形成的業(yè)務(wù)公文類第10份文件。3.2023QT005：表示2023年形成的其他公文類第5份文件。四、公文檔案整理（一）整理要求1.公文檔案應(yīng)按照分類編號(hào)進(jìn)行整理，確保同一類別的公文檔案集中存放。2.每份公文檔案應(yīng)保持完整，不得隨意拆分、抽取或涂改。3.公文檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，時(shí)間在前的排在前面。(二）整理步驟1.分類：按照本制度的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)公文檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：根據(jù)編號(hào)規(guī)則，為每份公文檔案編制唯一的編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙張破損、折疊的公文檔案進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保公文檔案的整齊和牢固。4.編目：編制公文檔案目錄，包括編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的公文檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、年份、起止編號(hào)等信息。五、公文檔案保管（一）保管期限1.公文檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的公文檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的公文檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。短期保管：凡是反映公司短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的公文檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（二）保管地點(diǎn)1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放公文檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保公文檔案的安全。（三）保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.對(duì)公文檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)重要公文檔案應(yīng)采取備份措施，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成損失。六、公文檔案檢索（一）檢索工具1.建立公文檔案目錄索引，包括紙質(zhì)目錄和電子目錄，方便查詢和利用。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立公文檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公文檔案的快速檢索。（二）檢索方法1.按照公文檔案的編號(hào)、題名、日期等信息進(jìn)行檢索。2.利用關(guān)鍵詞檢索，提高檢索效率。3.根據(jù)公文檔案的分類進(jìn)行檢索，縮小檢索范圍。七、公文檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保公文檔案的安全和保密。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理公文檔案利用手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。3.充分發(fā)揮公文檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公文檔案的，應(yīng)填寫《公文檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要查閱公文檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《公文檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將公文檔案帶出。3.如需借閱公文檔案的，應(yīng)填寫《公文檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管公文檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立公文檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱公文檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容、期限等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、公文檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)公文檔案進(jìn)行鑒定，確保公文檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)公文檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（二）鑒定組織1.公司成立公文檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公文檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.查閱公文檔案的內(nèi)容、背景、形成過程等信息，了解其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。2.參考國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定公文檔案的保管期限和利用價(jià)值。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見，綜合評(píng)估公文檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的公文檔案，應(yīng)編制《公文檔案銷毀清單》。2.《公文檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀