PAGE商標(biāo)注冊(cè)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)注冊(cè)檔案管理，規(guī)范商標(biāo)注冊(cè)流程，保護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商標(biāo)注冊(cè)相關(guān)檔案的管理，包括商標(biāo)申請(qǐng)、審查、續(xù)展、變更、轉(zhuǎn)讓等過程中產(chǎn)生的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映商標(biāo)注冊(cè)的實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：涵蓋商標(biāo)注冊(cè)全過程的各類文件，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密的商標(biāo)注冊(cè)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程，便于查閱和管理。二、商標(biāo)注冊(cè)檔案的內(nèi)容與分類（一）申請(qǐng)階段檔案1.商標(biāo)申請(qǐng)書：詳細(xì)記錄商標(biāo)申請(qǐng)人信息、商標(biāo)圖樣、指定使用商品或服務(wù)項(xiàng)目等內(nèi)容。2.商標(biāo)代理委托書（如有委托代理機(jī)構(gòu)）：明確代理機(jī)構(gòu)及代理權(quán)限。3.申請(qǐng)人資格證明文件：如營業(yè)執(zhí)照副本、身份證等復(fù)印件。4.商標(biāo)圖樣：清晰的商標(biāo)標(biāo)識(shí)圖樣，包括黑白稿、彩色稿等不同形式。5.優(yōu)先權(quán)證明文件（如有要求優(yōu)先權(quán)）：如第一次申請(qǐng)的受理通知書、申請(qǐng)文件副本等。（二）審查階段檔案1.商標(biāo)局下發(fā)的各類通知書：如受理通知書、補(bǔ)正通知書、駁回通知書等。2.與商標(biāo)局的往來信函：包括回復(fù)審查意見的函件、溝通商標(biāo)審查進(jìn)度的信件等。3.商標(biāo)近似查詢報(bào)告：由專業(yè)機(jī)構(gòu)出具的商標(biāo)近似情況分析報(bào)告，作為判斷商標(biāo)是否具有顯著性和可注冊(cè)性的參考。（三）續(xù)展階段檔案1.商標(biāo)續(xù)展申請(qǐng)書：填寫續(xù)展相關(guān)信息，明確續(xù)展的商標(biāo)注冊(cè)號(hào)、類別等。2.續(xù)展費(fèi)用繳納憑證：記錄續(xù)展費(fèi)用的繳納情況。3.商標(biāo)續(xù)展證明文件：商標(biāo)局頒發(fā)的續(xù)展核準(zhǔn)證明。（四）變更階段檔案1.商標(biāo)變更申請(qǐng)書：說明變更的事項(xiàng)，如申請(qǐng)人名義、地址、商標(biāo)圖樣等變更情況。2.變更證明文件：如營業(yè)執(zhí)照變更證明、地址變更證明等相關(guān)文件。（五）轉(zhuǎn)讓階段檔案1.商標(biāo)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)書：記載轉(zhuǎn)讓雙方信息、轉(zhuǎn)讓商標(biāo)的相關(guān)情況。2.轉(zhuǎn)讓合同：明確轉(zhuǎn)讓的具體條款和條件，包括轉(zhuǎn)讓價(jià)格、支付方式等。3.轉(zhuǎn)讓雙方資格證明文件：轉(zhuǎn)讓方和受讓方的營業(yè)執(zhí)照副本、身份證等復(fù)印件。（六）其他相關(guān)檔案1.商標(biāo)使用證據(jù)：如產(chǎn)品包裝、宣傳資料、銷售合同等，用于證明商標(biāo)的實(shí)際使用情況。2.商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理檔案：包括侵權(quán)投訴書、侵權(quán)證據(jù)、處理過程中的相關(guān)文件和記錄等。3.商標(biāo)價(jià)值評(píng)估報(bào)告：對(duì)公司商標(biāo)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估的專業(yè)報(bào)告，為商標(biāo)相關(guān)決策提供參考。三、商標(biāo)注冊(cè)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門在商標(biāo)注冊(cè)相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文件資料移交至檔案管理部門。移交時(shí)需填寫《商標(biāo)注冊(cè)檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交文件的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)進(jìn)展進(jìn)行跟蹤，確保所有相關(guān)文件資料及時(shí)收集齊全。（二）整理方法1.按照商標(biāo)注冊(cè)的不同階段和檔案類別進(jìn)行分類整理。每個(gè)類別下的文件按照時(shí)間順序排列，便于查閱。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)規(guī)則可設(shè)定為：年份+業(yè)務(wù)類別代碼+流水號(hào)，例如：2023SQ001，表示2023年申請(qǐng)階段的第1份文件。3.制作文件目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的分類、編號(hào)、名稱、日期等信息，方便快速查找文件。四、商標(biāo)注冊(cè)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于存放和查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器的專用文件夾中，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，與紙質(zhì)檔案的分類相對(duì)應(yīng)。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份存儲(chǔ)在外部存儲(chǔ)設(shè)備（如磁帶、光盤等）中，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.商標(biāo)注冊(cè)檔案的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，商標(biāo)注冊(cè)申請(qǐng)文件、審查階段檔案、續(xù)展檔案等應(yīng)永久保存；變更、轉(zhuǎn)讓等檔案保管期限為自業(yè)務(wù)完成之日起[X]年。2.商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理檔案應(yīng)在糾紛處理完畢后，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境要求1.檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。2.配備必要的防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。五、商標(biāo)注冊(cè)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱商標(biāo)注冊(cè)檔案需填寫《商標(biāo)注冊(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱檔案類別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)機(jī)密的商標(biāo)注冊(cè)檔案，如商標(biāo)近似查詢報(bào)告、商標(biāo)價(jià)值評(píng)估報(bào)告等，僅限公司高層管理人員、法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員等因工作需要查閱，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司商標(biāo)注冊(cè)檔案，必須持有合法有效的證明文件，并提前向公司提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫《商標(biāo)注冊(cè)檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱申請(qǐng)人將申請(qǐng)表交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在《商標(biāo)注冊(cè)檔案查閱登記薄》上記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案內(nèi)容等信息。3.查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在登記薄上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)工作需要，利用商標(biāo)注冊(cè)檔案中的相關(guān)信息，如商標(biāo)圖樣用于產(chǎn)品包裝設(shè)計(jì)、商標(biāo)使用證據(jù)用于市場宣傳等。利用過程中應(yīng)確保檔案信息的合法使用，不得泄露或用于其他非法目的。2.如需對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行復(fù)制，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。六、商標(biāo)注冊(cè)檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密的商標(biāo)注冊(cè)檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格保密，與接觸檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案信息泄露。3.在檔案存儲(chǔ)場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場所的安全檢查，定期檢查防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)檔案管理部門的工作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)情況時(shí)的應(yīng)急處理措施和責(zé)任分工，確保能夠及時(shí)有效地保護(hù)檔案安全。七、商標(biāo)注冊(cè)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.對(duì)于超過保管期限且已無保存價(jià)值的商標(biāo)注冊(cè)檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制《商標(biāo)注冊(cè)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。2.組織專人對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀清單與實(shí)際檔案一致。3.采用合適的銷毀方式，如粉碎