PAGE建立紙質(zhì)銷售檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司銷售業(yè)務(wù)管理，規(guī)范銷售檔案的建立、保存、使用和銷毀等工作，確保銷售檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司銷售決策、客戶關(guān)系維護(hù)、售后服務(wù)及合規(guī)管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及銷售業(yè)務(wù)的部門及人員，包括銷售團(tuán)隊(duì)、市場(chǎng)部門、售后服務(wù)部門等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：銷售檔案應(yīng)如實(shí)反映銷售業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋銷售業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)誤或模糊的記錄。4.安全性原則：采取有效措施確保銷售檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案的建立、整理、保管和使用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、銷售檔案的內(nèi)容及分類（一）客戶檔案1.客戶基本信息包括客戶名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.客戶資質(zhì)證明如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明等復(fù)印件。3.客戶信用評(píng)估資料信用評(píng)級(jí)報(bào)告、過往交易記錄、付款情況等，用于評(píng)估客戶信用狀況，為銷售決策提供參考。4.銷售合同及相關(guān)協(xié)議與客戶簽訂的銷售合同、補(bǔ)充協(xié)議、訂單等，明確雙方權(quán)利義務(wù)。5.客戶溝通記錄包括電話溝通記錄、郵件往來(lái)、拜訪紀(jì)要等，記錄與客戶溝通的重要事項(xiàng)和結(jié)果。（二）銷售業(yè)務(wù)檔案1.銷售計(jì)劃與目標(biāo)年度、季度、月度銷售計(jì)劃，以及設(shè)定的銷售目標(biāo)、任務(wù)分解等。2.銷售活動(dòng)記錄參加的展會(huì)、促銷活動(dòng)、市場(chǎng)調(diào)研等活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、相關(guān)照片和視頻等資料。3.銷售報(bào)價(jià)單向客戶提供的產(chǎn)品或服務(wù)報(bào)價(jià)明細(xì)，包括價(jià)格、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。4.銷售訂單處理記錄訂單接收、審核、下達(dá)生產(chǎn)、發(fā)貨、收款等環(huán)節(jié)的相關(guān)文件和記錄，如訂單審批表、發(fā)貨通知單、運(yùn)輸單據(jù)等。5.銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表按時(shí)間段、銷售人員、銷售區(qū)域等維度統(tǒng)計(jì)的銷售業(yè)績(jī)報(bào)表，如銷售額、銷售量、利潤(rùn)等數(shù)據(jù)。（三）產(chǎn)品檔案1.產(chǎn)品基本信息產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格、性能參數(shù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。2.產(chǎn)品銷售資料產(chǎn)品宣傳冊(cè)、產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品圖片、產(chǎn)品視頻等，用于向客戶介紹產(chǎn)品特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。3.產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告等，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。4.產(chǎn)品售后反饋記錄客戶對(duì)產(chǎn)品使用過程中出現(xiàn)問題的反饋、維修記錄、產(chǎn)品改進(jìn)建議等。（四）售后服務(wù)檔案1.售后服務(wù)記錄客戶售后服務(wù)需求的受理記錄、維修工單、保養(yǎng)記錄、更換零部件記錄等。2.客戶投訴處理記錄客戶投訴的詳細(xì)情況、處理過程、處理結(jié)果及客戶滿意度反饋等。3.售后服務(wù)人員工作記錄售后服務(wù)人員的出勤情況、工作任務(wù)分配、工作完成情況等記錄。三、銷售檔案的建立與收集（一）建立流程1.業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)同步記錄銷售人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員在銷售業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的各類文件資料進(jìn)行整理和記錄，確保檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.資料審核與補(bǔ)充對(duì)記錄的資料進(jìn)行初步審核校對(duì)，如有遺漏或不準(zhǔn)確的信息，及時(shí)補(bǔ)充完善。3.分類整理按照本制度規(guī)定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將審核后的資料進(jìn)行分類整理，形成清晰的檔案目錄。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體各部門及崗位人員負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)相關(guān)檔案資料的收集工作，并確保資料齊全、完整。2.定期收集銷售業(yè)務(wù)完成后，相關(guān)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，定期將整理好的檔案資料提交至檔案管理部門。3.特殊情況處理對(duì)于一些特殊情況未能及時(shí)收集的檔案資料，應(yīng)在情況發(fā)生后及時(shí)補(bǔ)收，并說明原因。四、銷售檔案的整理與歸檔（一）整理規(guī)范1.文件排序按照檔案分類順序，對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并按編號(hào)順序排列。2.資料裝訂對(duì)于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保存。3.電子文檔管理對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的電子文檔目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索。（二）歸檔程序1.檔案移交各部門收集整理好的銷售檔案，應(yīng)及時(shí)移交至公司檔案管理部門。2.檔案審核檔案管理部門對(duì)接收的銷售檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行整改。3.歸檔存儲(chǔ)審核通過的銷售檔案，按照檔案類別和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，建立檔案存儲(chǔ)索引，方便快速查找。五、銷售檔案的保管與維護(hù)（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。2.電子檔案保管采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子銷售檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.客戶檔案一般客戶檔案保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束后[X]年；重要客戶檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至客戶關(guān)系終止后[X]年。2.銷售業(yè)務(wù)檔案銷售計(jì)劃、銷售活動(dòng)記錄等保管期限為[X]年；銷售訂單處理記錄、銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等保管期限為自業(yè)務(wù)發(fā)生后[X]年。3.產(chǎn)品檔案產(chǎn)品基本信息、產(chǎn)品銷售資料等保管期限為自產(chǎn)品停產(chǎn)或停止銷售后[X]年；產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品售后反饋記錄等保管期限為自產(chǎn)品交付后[X]年。4.售后服務(wù)檔案售后服務(wù)記錄、客戶投訴處理記錄等保管期限為自服務(wù)完成后[X]年；售后服務(wù)人員工作記錄保管期限為[X]年。（三）維護(hù)措施1.定期檢查檔案管理部門定期對(duì)銷售檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、丟失等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.環(huán)境維護(hù)保持檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，控制庫(kù)房的溫度、濕度等環(huán)境條件，符合檔案保管要求。3.電子檔案維護(hù)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒、備份和數(shù)據(jù)清理，確保電子檔案的安全性和可用性。六、銷售檔案的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱銷售檔案的，應(yīng)填寫《銷售檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因特殊情況需要向外部單位或個(gè)人提供銷售檔案查閱的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍、查閱期限、保密責(zé)任等事項(xiàng)。（二）查閱流程1.申請(qǐng)查閱人按照要求填寫《銷售檔案查閱申請(qǐng)表》，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.審批部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)檔案管理部門。3.查閱登記檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)，進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱服務(wù)檔案管理部門安排專人陪同查閱，提供必要的協(xié)助，并確保查閱過程符合規(guī)定。5.查閱歸還查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（三）使用限制1.不得擅自復(fù)制未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復(fù)制銷售檔案資料。2.不得泄露檔案內(nèi)容查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.僅限工作用途銷售檔案的查閱和使用應(yīng)僅限于與公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的工作需要，不得用于其他非工作目的。七、銷售檔案的銷毀（一）銷毀條件銷售檔案保管期滿，經(jīng)檔案管理部門審核，確無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，提出銷售檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《銷售檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批《銷售檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。4.銷毀記錄存檔銷毀工作完成后，將銷毀記錄整理歸檔，