PAGE電力技術(shù)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電力技術(shù)管理檔案工作，確保電力技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研和管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位在電力技術(shù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司電力技術(shù)管理檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映電力技術(shù)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則。全面收集、整理電力技術(shù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則。文件材料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。5.系統(tǒng)性原則。按照電力技術(shù)管理活動(dòng)的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。6.安全性原則。采取有效措施，確保電力技術(shù)管理檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司電力技術(shù)管理檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司電力技術(shù)管理檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門、各單位的電力技術(shù)管理檔案工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行檢查和考核。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。6.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位電力技術(shù)管理文件材料的形成和積累工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將文件材料整理歸檔。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門、本單位檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的利用工作，為公司生產(chǎn)、建設(shè)、科研和管理提供服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案工作紀(jì)律，具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作，確保檔案工作的質(zhì)量和效率。3.熟悉電力技術(shù)管理業(yè)務(wù)，掌握檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，做好文件材料的收集和整理工作。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案的安全和完整。5.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電力規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，包括電力系統(tǒng)規(guī)劃、變電站設(shè)計(jì)、線路設(shè)計(jì)等相關(guān)文件。2.電力工程建設(shè)文件，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程竣工驗(yàn)收文件等。3.電力設(shè)備采購(gòu)文件，包括設(shè)備選型報(bào)告、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備技術(shù)協(xié)議、設(shè)備安裝調(diào)試記錄等。4.電力生產(chǎn)運(yùn)行文件，如運(yùn)行規(guī)程、檢修規(guī)程、試驗(yàn)報(bào)告、運(yùn)行記錄、故障處理記錄等。5.電力技術(shù)改造文件，包括技術(shù)改造方案、技術(shù)改造項(xiàng)目立項(xiàng)文件、技術(shù)改造實(shí)施過(guò)程文件、技術(shù)改造驗(yàn)收文件等。6.電力科研文件，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、科研項(xiàng)目研究報(bào)告、科研成果鑒定文件、科研論文等。7.電力安全管理文件，包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理文件等。8.電力質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量管理制度、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理文件等。9.電力環(huán)保管理文件，包括環(huán)保政策文件、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄等。10.其他與電力技術(shù)管理相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門、本單位在電力技術(shù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章等手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫材料和載體。3.對(duì)重要的電力技術(shù)管理文件材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類。按照電力技術(shù)管理活動(dòng)的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為電力規(guī)劃、工程建設(shè)、設(shè)備管理、生產(chǎn)運(yùn)行、技術(shù)改造、科研管理、安全管理、質(zhì)量管理、環(huán)保管理等類別。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。3.排列。按照檔案的形成時(shí)間順序或重要程度，對(duì)檔案進(jìn)行排列，確保檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。5.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀和牢固耐用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。2.電力設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目檔案應(yīng)在設(shè)備驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。3.電力生產(chǎn)運(yùn)行、技術(shù)改造、科研等活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年歸檔。4.其他臨時(shí)性電力技術(shù)管理活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門、各單位檔案管理人員對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行初步審核，確保文件材料的齊全完整、準(zhǔn)確無(wú)誤。2.將審核合格的文件材料移交公司檔案管理部門，檔案管理部門進(jìn)行再次審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行分類編號(hào)、排列編目，并將檔案裝入檔案盒或檔案柜，上架保管。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。3.確保檔案鑒定工作的客觀性、公正性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司電力技術(shù)管理活動(dòng)的真實(shí)情況，是否具有查考利用價(jià)值；2.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整；3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。（四）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法。將檔案與同類檔案進(jìn)行比較分析，判斷檔案的保存價(jià)值和保管期限。3.專家咨詢法。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可咨詢相關(guān)專家的意見(jiàn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。六、檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用范圍1.為公司生產(chǎn)、建設(shè)、科研和管理提供決策依據(jù)和技術(shù)支持。2.為公司內(nèi)部各部門、各單位之間的業(yè)務(wù)交流和協(xié)作提供服務(wù)。3.為公司對(duì)外宣傳、技術(shù)交流、資質(zhì)認(rèn)證等活動(dòng)提供檔案資料。4.為司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等有關(guān)部門依法查閱檔案提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱。檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱。檔案利用者因工作需要可借閱檔案，但應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時(shí)歸還。借閱期限一般不超過(guò)兩周，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制。檔案利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用手續(xù)1.檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等內(nèi)容。2.《檔案利用申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理利用手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.借閱檔案時(shí)應(yīng)出具借條，注明借閱檔案編號(hào)、題名、借閱日期、歸還日期等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。5.復(fù)制檔案時(shí)應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制檔案編號(hào)、題名、復(fù)制份數(shù)、復(fù)制用途等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制