PAGE社會(huì)組織檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社會(huì)組織檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社會(huì)組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社會(huì)組織各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指社會(huì)組織在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理等工作過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則社會(huì)組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化。2.真實(shí)性、完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映社會(huì)組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，保持檔案內(nèi)容的原始性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，積極為社會(huì)組織的決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供有效服務(wù)，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本社會(huì)組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社會(huì)組織實(shí)際，制定和修訂檔案保管、整理、利用、鑒定、銷毀等各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集社會(huì)組織各部門及工作人員移交的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案的保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的實(shí)體安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.檔案的利用服務(wù)積極開展檔案利用工作，為社會(huì)組織內(nèi)部各部門及工作人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)工作需要編制檔案檢索工具和參考資料，提高檔案利用效率。5.檔案的鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案進(jìn)行鑒定，對失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的信息化水平。7.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高社會(huì)組織全體工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序開展。三、檔案的收集（一）收集范圍1.社會(huì)組織成立及發(fā)展過程中形成的文件材料包括社會(huì)組織的章程、登記證書、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)證照；成立大會(huì)、理事會(huì)、會(huì)員大會(huì)等會(huì)議文件；年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)文件材料各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、審批文件、合同協(xié)議、執(zhí)行方案、成果報(bào)告、驗(yàn)收文件等；業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、調(diào)研考察等活動(dòng)形成的文件材料。3.行政管理文件材料內(nèi)部管理制度、工作流程、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)登記等文件材料。4.黨群工作文件材料黨組織建設(shè)、黨員活動(dòng)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料如榮譽(yù)證書、捐贈(zèng)協(xié)議、媒體報(bào)道、與社會(huì)組織相關(guān)的重要信件、照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門職責(zé)社會(huì)組織各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。在工作過程中形成的各類文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期移交至檔案管理部門。2.收集時(shí)間對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全并移交檔案管理部門。日常工作中形成的文件材料，應(yīng)于次年[X]月底前移交。3.質(zhì)量要求移交的文件材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將同一年度的文件集中在一起。2.組織機(jī)構(gòu)分類法（適用于具有多個(gè)部門的社會(huì)組織）根據(jù)社會(huì)組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將文件按部門進(jìn)行分類。3.問題分類法按照文件反映的問題進(jìn)行分類，如業(yè)務(wù)工作、行政管理、黨群工作等。4.保管期限分類法根據(jù)文件的保存價(jià)值，將文件劃分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）整理方法1.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.編頁號在文件材料的右上角或左上角編寫頁號，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目按照分類標(biāo)準(zhǔn)編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝盒將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔號、年度、保管期限等信息，便于檔案的存放和檢索。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。庫房面積應(yīng)根據(jù)社會(huì)組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定，確保檔案有足夠的存放空間。2.庫房環(huán)境要求庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。3.安全防護(hù)設(shè)施庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、火災(zāi)報(bào)警裝置、滅火設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案庫房的安全。（二）檔案裝具1.檔案架選用堅(jiān)固耐用、符合檔案保管要求的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和取用。2.檔案盒使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒，檔案盒應(yīng)具備良好的密封性和耐腐蝕性，能夠有效保護(hù)檔案內(nèi)容。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管凡是反映社會(huì)組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對社會(huì)組織發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如社會(huì)組織的章程、重要會(huì)議記錄、重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管對社會(huì)組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為[X]年。如年度工作計(jì)劃、總結(jié)、一般性業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案等。3.短期保管對社會(huì)組織在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為[X]年。如臨時(shí)性工作文件、一般性通知等。（四）檔案保管要求1.上架排列檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同年度、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.檔案修復(fù)對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本社會(huì)組織的檔案管理制度，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.服務(wù)優(yōu)先原則以服務(wù)社會(huì)組織發(fā)展和業(yè)務(wù)工作為宗旨，積極為各部門及工作人員提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用效率。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。同時(shí)，要做好檔案利用過程中的安全防護(hù)工作，防止檔案實(shí)體受損。（二）利用方式1.查閱社會(huì)組織內(nèi)部各部門及工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及社會(huì)組織負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，并應(yīng)按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對于需要復(fù)制的檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等。復(fù)制檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整、清晰，與原件一致。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、查閱或借閱檔案內(nèi)容等。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限鑒定根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度等因素，對照本制度規(guī)定的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限進(jìn)行重新審定。2.存毀價(jià)值鑒定對保管期滿的檔案，從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、科學(xué)研究價(jià)值等方面進(jìn)行全面評估，確定其是否仍具有保存價(jià)值。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對到期檔案進(jìn)行初步整理，列出清單，提交鑒定小組進(jìn)行審查。2.小組鑒定鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的保管期限和存毀價(jià)值進(jìn)行討論和確定，并形成鑒定意見。3.審批公示鑒定意見報(bào)經(jīng)社會(huì)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在社會(huì)組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，方可進(jìn)行檔案銷毀或調(diào)整保管