PAGE行政單位檔案保管制度一、總則（一）目的為加強行政單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政單位的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映行政單位的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立健全檔案檢索體系和利用制度，為行政單位的各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本行政單位設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本行政單位檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本行政單位的各類檔案，確保檔案的完整、安全和有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督本行政單位各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.參與本行政單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.定期向上級檔案管理部門報送檔案工作情況，接受上級部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括行政單位的各類文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案包括行政單位在履行職能過程中形成的各類業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項目資料、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)報表等。3.特殊載體類檔案包括照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等電子檔案，以及印章、證書、獎杯等實物檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、系統(tǒng)、真實的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案資料應(yīng)進行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，采用“件”為單位進行裝訂、編目和裝盒。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求，制定相應(yīng)的分類方案，對業(yè)務(wù)檔案進行分類整理。3.特殊載體檔案整理對照片、錄音、錄像等電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理和存儲；對實物檔案，應(yīng)進行登記造冊，妥善保管。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。3.定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案存儲介質(zhì)管理1.對電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行存儲，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.根據(jù)電子檔案的重要性和保存期限，確定不同的備份策略和存儲地點。3.對存儲介質(zhì)應(yīng)進行標(biāo)識和管理，建立存儲介質(zhì)使用登記制度，確保存儲介質(zhì)的安全和可追溯性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本行政單位的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）檔案鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷檔案的價值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對超過保管期限的檔案進行鑒定，區(qū)分永久保存、定期保存和銷毀的檔案。（四）檔案銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.報經(jīng)本行政單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊。3.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、文號、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。4.按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。5.檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，及時向上級檔案管理部門和本行政單位領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計信息。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案利用1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序和審批權(quán)限。2.檔案管理部門應(yīng)積極為行政單位的各項工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時、準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對檔案利用情況應(yīng)進行登記，記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、利用檔案的名稱和數(shù)量等信息。4.加強檔案利用過程中的保密工作，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。七、檔案信息化建設(shè)（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為行政單位的各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。3.加強檔案信息資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案在行政管理、決策支持、歷史研究等方面的作用。（二）檔案信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案、照片、錄音、錄像等檔案資料進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本行政單位的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息在行政單位內(nèi)部的共享和交換，提高檔案信息的利用效率。（三）檔案信息化管理要求1.加強檔案信息化安全管理，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息的泄露、篡改