PAGE街道檔案資料歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)街道檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于街道各部門、社區(qū)及所屬企事業(yè)單位在工作中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則街道設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則歸檔的檔案資料必須真實(shí)反映街道各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.分類科學(xué)原則按照檔案資料的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和管理。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案資料的安全保護(hù)措施，確保檔案資料不丟失、不損壞、不泄密。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.文書檔案包括街道黨工委、辦事處及各部門在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)檔案（1）民政業(yè)務(wù)檔案：如低保檔案、特困人員供養(yǎng)檔案、婚姻登記檔案等。（2）社保業(yè)務(wù)檔案：養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。（3）計(jì)生業(yè)務(wù)檔案：人口與計(jì)劃生育相關(guān)檔案。（4）城建業(yè)務(wù)檔案：城市建設(shè)規(guī)劃、工程建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生等檔案。（5）綜治業(yè)務(wù)檔案：社會治安綜合治理、矛盾糾紛排查調(diào)處等檔案。3.人事檔案街道工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案各類財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)資料。5.聲像檔案街道工作中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.實(shí)物檔案街道獲得的榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯等實(shí)物。（二）編號1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的方式進(jìn)行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行編號，如民政業(yè)務(wù)檔案編號為MZ年度流水號，社保業(yè)務(wù)檔案編號為SB年度流水號等。3.人事檔案編號按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號。4.財(cái)務(wù)檔案編號采用年度類別流水號的方式編號，如2023會計(jì)憑證001，表示2023年的第1冊會計(jì)憑證。5.聲像檔案編號按照形成時間順序編號，如SX20230101001，表示2023年1月1日形成的第1份聲像檔案。6.實(shí)物檔案編號根據(jù)實(shí)物的類別和獲得時間進(jìn)行編號，如SW2023001，表示2023年獲得的第1件實(shí)物檔案。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門、社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集上來。2.在工作過程中形成的各類文件、資料、記錄等，承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時將其整理好，移交本部門的檔案收集責(zé)任人。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)安排專人進(jìn)行全程跟蹤收集，確保資料的全面性和準(zhǔn)確性。（二）整理1.文書檔案整理（1）按照文件的形成時間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件集中在一起。（2）對文件進(jìn)行分類，確定保管期限，填寫文件目錄和備考表。（3）裝訂文件，去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼。（4）編目，按照編號規(guī)則為每份文件編制檔號，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。2.業(yè)務(wù)檔案整理（1）根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點(diǎn)和要求，對檔案資料進(jìn)行分類整理。（2）建立業(yè)務(wù)檔案目錄，注明檔案資料的名稱、日期、來源等信息。（3）對業(yè)務(wù)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保準(zhǔn)確無誤。3.人事檔案整理（1）按照人事檔案管理的規(guī)定，對檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目。（2）對檔案中的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效。（3）及時更新人事檔案信息，保證檔案與實(shí)際情況相符。4.財(cái)務(wù)檔案整理（1）按照會計(jì)核算的要求，對財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類整理。（2）裝訂財(cái)務(wù)憑證，編寫憑證序號，填寫會計(jì)賬簿目錄。（3）定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行清查，確保賬實(shí)相符。5.聲像檔案整理（1）對照片、錄音、錄像等聲像資料進(jìn)行分類，注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（2）制作聲像檔案目錄，對聲像資料進(jìn)行編號。（3）對聲像資料進(jìn)行存儲，確保其質(zhì)量和安全性。6.實(shí)物檔案整理（1）對實(shí)物檔案進(jìn)行登記，注明實(shí)物名稱、獲得時間、來源等信息。（2）將實(shí)物檔案妥善保管，確保其完好無損。四、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門、社區(qū)及所屬企事業(yè)單位應(yīng)在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案資料整理歸檔，并移交街道檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)對接收的檔案資料進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，對不符合要求的檔案資料退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的檔案資料按照分類編號規(guī)則進(jìn)行上架存放，建立檔案臺賬，記錄檔案的編號、名稱、來源、保管期限等信息。（二）保管1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對檔案資料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案資料不損壞、不丟失。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。5.對電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新，確保電子檔案資料的安全性和完整性。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.街道內(nèi)部人員查閱檔案資料，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。2.外單位人員查閱檔案資料，需持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案資料的查閱，還需經(jīng)街道主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等涉及個人隱私或敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息安全。（二）查閱登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)對查閱檔案資料的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息，并要求查閱人員簽字確認(rèn)。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）利用反饋1.查閱人員查閱檔案資料后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并反饋查閱利用情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案資料的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案資料的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，對檔案資料進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，綜合判斷檔案資料的保管期限和存毀價值。（二）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案資料的編號、名稱、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核，街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案資料的數(shù)字化管理（一）數(shù)字化范圍1.對具有重要?dú)v史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值的檔案資料，以及查閱利用頻率較高的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理。2.優(yōu)先對文書檔案、業(yè)務(wù)檔案中的關(guān)鍵文件進(jìn)行數(shù)字化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料的全面數(shù)字化管理。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描采用專業(yè)的掃描設(shè)備，按照規(guī)定的掃描分辨率和圖像格式，對檔案資料進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理對掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案資料的目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)掛接將電子檔案與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)掛接，方便查閱利用。5.存儲備份將數(shù)字化檔案資料存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。