PAGE上市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司上市檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司上市及后續(xù)運(yùn)營(yíng)提供有力支持，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在上市籌備及上市后運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司上市檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司上市檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司上市檔案，包括收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門上市檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，確保檔案管理工作的質(zhì)量。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案信息。5.積極參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.綜合類：包括公司上市相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理等檔案。3.法務(wù)類：包括法律意見書、合同協(xié)議、訴訟案件檔案等。4.業(yè)務(wù)類：包括公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各類文件、合同、訂單、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。5.人事類：包括員工檔案、薪酬福利資料、培訓(xùn)記錄等。6.其他類：包括公司上市過(guò)程中的照片、影像資料、榮譽(yù)證書等其他相關(guān)檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.類別代碼按照上述檔案分類進(jìn)行編制，例如：綜合類為ZH，財(cái)務(wù)類為CW，法務(wù)類為FW，業(yè)務(wù)類為YW，人事類為RS，其他類為QT。3.年度采用公元紀(jì)年，例如：2023年表示為2023。4.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編制，從001開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門在上市籌備及上市后運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類檔案資料。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.整理檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料的順序清晰、目錄完整，便于查詢和利用。3.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)定期移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容和質(zhì)量，確保檔案符合歸檔要求。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱和利用公司上市檔案。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得損害公司利益和檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案資料，并做好利用記錄。（二）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和安全性。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已過(guò)保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。4.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請(qǐng)表》及銷毀記錄等相關(guān)資料歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司上市檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，為公司決策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步將公司上市檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括檔案收集、整