PAGE從制度上保障檔案管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全、完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理和維護(hù)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，保證檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和資源共享。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期開展檔案管理工作檢查和考核。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.各部門檔案管理人員應(yīng)熟悉本部門檔案管理的業(yè)務(wù)流程，按照檔案管理部門的要求，做好檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，及時(shí)提供檔案管理所需的資料和信息。4.各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均屬檔案收集范圍。2.具體包括但不限于以下幾類：行政管理類檔案：公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議、人事檔案等。業(yè)務(wù)管理類檔案：公司/組織在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、技術(shù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、圖紙、報(bào)表、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。財(cái)務(wù)管理類檔案：公司/組織的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。項(xiàng)目管理類檔案：公司/組織承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。聲像檔案：公司/組織在重大活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等過程中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和完整性，不得隨意丟棄、損毀檔案材料。3.對(duì)于重要的、具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行備份保存，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的門類、載體、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檢索工具，便于檔案的查找和利用。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫備考表，裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒。2.科技檔案整理：按照項(xiàng)目類別、專業(yè)分類、階段等進(jìn)行分類，對(duì)每份科技文件進(jìn)行編號(hào)、編目，繪制檔案目錄，建立檔案臺(tái)賬。3.會(huì)計(jì)檔案整理：按照會(huì)計(jì)年度、保管期限、類別等進(jìn)行分類，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行裝訂、編目，建立會(huì)計(jì)檔案登記簿。4.聲像檔案整理：按照形成時(shí)間、內(nèi)容、載體等進(jìn)行分類，對(duì)照片、錄像、錄音等進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫文字說明，刻錄光盤或沖印照片后裝入檔案盒。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案分類：采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法，即將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.科技檔案分類：根據(jù)科技檔案的形成特點(diǎn)和管理要求，采用項(xiàng)目分類法，即將檔案按項(xiàng)目類別進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按專業(yè)分類、階段分類等進(jìn)行細(xì)分。3.會(huì)計(jì)檔案分類：按照會(huì)計(jì)檔案的類別分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等，再按保管期限進(jìn)行分類。4.聲像檔案分類：根據(jù)聲像檔案的內(nèi)容和載體形式，分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等，再按形成時(shí)間、主題等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)：采用“年度+保管期限代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年形成的永久保管的文書檔案，編號(hào)為2023Y001，其中“2023”表示年度，“Y”表示永久保管期限代碼，“001”表示流水號(hào)。2.科技檔案編號(hào)：采用“項(xiàng)目代號(hào)+專業(yè)分類代碼+階段代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，某項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙檔案，編號(hào)為XM01SJ01001，其中“XM01”表示項(xiàng)目代號(hào)，“SJ”表示設(shè)計(jì)專業(yè)分類代碼，“01”表示設(shè)計(jì)階段代碼，“001”表示流水號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：采用“年度+類別代碼+保管期限代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，編號(hào)為2023KZY001，其中“2023”表示年度，“KZ”表示會(huì)計(jì)憑證類別代碼，“Y”表示永久保管期限代碼，“001”表示流水號(hào)。4.聲像檔案編號(hào)：采用“年度+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年形成的照片檔案，編號(hào)為2023ZP001，其中“2023”表示年度，“ZP”表示照片類別代碼，“001”表示順序號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄：按照檔案分類編號(hào)順序，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.建立電子目錄：將檔案目錄錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檔案的檢索和查詢。3.定期更新目錄：隨著檔案的不斷增加和整理，及時(shí)更新檔案目錄，確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具進(jìn)行存放。2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案裝具應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，標(biāo)識(shí)清晰，便于管理和利用。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保管期限合理、準(zhǔn)確。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格進(jìn)出庫(kù)登記制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可以在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案時(shí)，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者如需復(fù)制檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。（四）服務(wù)質(zhì)量1.檔案管理部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，為檔案利用者提供熱情、周到、高效的服務(wù)。2.及時(shí)解答檔案利用者的咨詢，幫助利用者解決在利用檔案過程中遇到的問題。3.定期收集檔案利用者的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)價(jià)，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀的檔案與銷毀清單是否一致，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀情況報(bào)告公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)。（五）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄制度，對(duì)檔案銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、監(jiān)銷人員等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案銷毀記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、資源共享和高效利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織的發(fā)展提供有力的信息支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)。4.檔案統(tǒng)計(jì)功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.系統(tǒng)管理功能：包括用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。2.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）數(shù)字化加工1.對(duì)重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。2.數(shù)字化加工應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可讀性。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的檢索和利用。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理情況、檔案保管保護(hù)情況、檔案利用服務(wù)情況等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求相