PAGE安生生產(chǎn)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安生生產(chǎn)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于安生生產(chǎn)相關(guān)信息的查詢、利用和追溯，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司及所屬各部門在安生生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）定義1.安生生產(chǎn)檔案：指公司在安生生產(chǎn)管理、安全檢查、隱患排查治理、事故應(yīng)急救援、安全教育培訓(xùn)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過(guò)程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善安生生產(chǎn)檔案歸檔制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案歸檔工作，對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量進(jìn)行檢查。集中統(tǒng)一管理安生生產(chǎn)檔案，建立健全檔案檢索體系，確保檔案的安全保管和有效利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、整理、編目、數(shù)字化等工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門安生生產(chǎn)文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的文件材料移交歸檔，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.安生生產(chǎn)管理文件公司安生生產(chǎn)方針、目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)等文件。安生生產(chǎn)責(zé)任制、管理制度、操作規(guī)程等文件。安生生產(chǎn)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。安生生產(chǎn)工作部署、通知、通報(bào)等文件。2.安全檢查與隱患排查治理文件安全檢查表、隱患排查治理臺(tái)賬、記錄等文件。安全檢查報(bào)告、隱患整改方案、整改記錄等文件。重大隱患排查治理情況報(bào)告、備案文件等。3.事故應(yīng)急救援文件事故應(yīng)急預(yù)案、演練計(jì)劃、演練記錄等文件。事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告、批復(fù)文件等。事故現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、證人證言等相關(guān)資料。4.安全教育培訓(xùn)文件安全教育培訓(xùn)計(jì)劃、方案、記錄等文件。培訓(xùn)教材、課件、試卷等資料。員工安全教育培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)簽到表、考核成績(jī)等。5.安生生產(chǎn)投入文件安生生產(chǎn)費(fèi)用預(yù)算、決算文件。安全設(shè)施設(shè)備購(gòu)置、安裝、維護(hù)、更新等費(fèi)用支出憑證及相關(guān)文件。安生生產(chǎn)獎(jiǎng)勵(lì)與處罰文件。6.相關(guān)方管理文件施工合同、安全協(xié)議等文件。對(duì)相關(guān)方的安全管理要求、檢查記錄、隱患整改通知等文件。相關(guān)方事故處理文件。7.職業(yè)健康管理文件職業(yè)健康管理制度、操作規(guī)程等文件。職業(yè)健康檢查計(jì)劃、報(bào)告、記錄等文件。職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告、評(píng)價(jià)報(bào)告等文件。8.其他安生生產(chǎn)文件與安生生產(chǎn)相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件。安生生產(chǎn)工作中形成的其他有保存價(jià)值的文件材料。（二）分類1.綜合管理類：包括安生生產(chǎn)方針、目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)等文件。2.制度標(biāo)準(zhǔn)類：包括安生生產(chǎn)責(zé)任制、管理制度、操作規(guī)程等文件。3.安全檢查類：包括安全檢查表及隱患排查治理相關(guān)文件。4.事故管理類：包括事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告等文件。5.教育培訓(xùn)類：包括安全教育培訓(xùn)計(jì)劃、記錄等文件。6.投入管理類：包括安生生產(chǎn)費(fèi)用相關(guān)文件。7.相關(guān)方管理類：包括與相關(guān)方簽訂的協(xié)議及管理文件。8.職業(yè)健康類：包括職業(yè)健康管理制度及相關(guān)文件。9.其他類：包括法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他未涵蓋的安生生產(chǎn)文件。三、歸檔要求（一）文件材料的質(zhì)量要求1.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與安生生產(chǎn)活動(dòng)實(shí)際情況相符。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、背景信息完整，存儲(chǔ)載體應(yīng)符合長(zhǎng)期保存要求。（二）文件材料的整理要求1.各部門應(yīng)按照分類方案，對(duì)本部門的安生生產(chǎn)文件材料進(jìn)行整理，遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。一般應(yīng)按照時(shí)間順序排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。2.每份文件材料應(yīng)單獨(dú)裝訂，不宜裝訂的文件材料（如照片、圖紙等）應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并與相關(guān)文字說(shuō)明材料一同整理。3.電子文件應(yīng)按照邏輯關(guān)系進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)文件進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。（三）文件材料移交要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的安生生產(chǎn)文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.移交時(shí)，應(yīng)填寫《安生生產(chǎn)檔案移交清單》，詳細(xì)注明文件材料的類別、數(shù)量、題名、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的文件材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。四、歸檔流程（一）收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)收集本部門在安生生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件材料，確保文件材料的及時(shí)收集，防止遺漏。2.收集的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體的文件材料。（二）整理1.收集到的文件材料應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行初步整理，去除無(wú)關(guān)的材料，對(duì)文件進(jìn)行分類、排序、編號(hào)等工作。2.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的可讀性。（三）編目1.檔案管理部門對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。（四）裝訂1.對(duì)需要裝訂的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免對(duì)文件內(nèi)容造成損壞。（五）裝盒1.將編目、裝訂好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)按照分類順序排列，存放在檔案柜中。（六）上架1.將裝有檔案的檔案盒上架存放，按照檔案分類體系進(jìn)行排列，便于檔案的查找和利用。2.檔案上架后，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。五、檔案保管（一）保管期限1.安生生產(chǎn)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：對(duì)公司安生生產(chǎn)活動(dòng)具有重要憑證和查考利用價(jià)值的文件材料，如安生生產(chǎn)方針、目標(biāo)、計(jì)劃、總結(jié)，重大事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告等。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，主要包括安生生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程，安全檢查記錄，一般事故報(bào)告、調(diào)查處理報(bào)告等。短期保管的檔案：保管期限為[具體年限]年，如安全教育培訓(xùn)記錄，安生生產(chǎn)費(fèi)用預(yù)算、決算等文件。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定及本制度要求執(zhí)行，如有特殊情況需要變更保管期限，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與檔案目錄一致。2.在清點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)應(yīng)填寫《檔案清點(diǎn)檢查記錄》，詳細(xì)記錄清點(diǎn)情況及處理結(jié)果。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放是否整齊、保管設(shè)施是否正常運(yùn)行、檔案有無(wú)損壞等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，確保檔案的安全保管。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因安生生產(chǎn)管理、安全檢查、事故調(diào)查、教育培訓(xùn)等工作需要，可查閱安生生產(chǎn)檔案。2.外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱與安生生產(chǎn)相關(guān)的檔案。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫《安生生產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)符合查閱條件的檔案進(jìn)行調(diào)閱，并在檔案查閱室提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與查閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱申請(qǐng)表編號(hào)、查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、利用方式等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案利用信息的可追溯性。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的安生生產(chǎn)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過(guò)程中，應(yīng)形成《檔案鑒定意見(jiàn)書》，詳細(xì)記錄鑒定情況及鑒定結(jié)果，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱