PAGE工程檔案制度化流程化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，保障公司工程建設(shè)的順利進(jìn)行，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過程形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，確保無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類、整理和歸檔。5.及時(shí)性原則：隨工程進(jìn)度同步收集、整理檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。二、工程檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司工程檔案管理工作，組織檔案管理培訓(xùn)。3.對(duì)各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和提供利用公司工程檔案。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作。2.明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，確保檔案資料的及時(shí)收集和準(zhǔn)確整理。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和移交工作。（三）勘察設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照合同要求，及時(shí)向項(xiàng)目建設(shè)部門提交勘察設(shè)計(jì)文件及相關(guān)資料。2.對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，確保其符合工程建設(shè)要求和檔案管理規(guī)定。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)施工過程中各類文件資料的形成、積累和保管。2.按照檔案管理要求，對(duì)施工資料進(jìn)行分類整理，編制目錄，裝訂成冊(cè)。3.在工程竣工驗(yàn)收前，向項(xiàng)目建設(shè)部門提交完整的施工檔案資料?！ㄎ澹┍O(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)工程建設(shè)過程中文件資料的形成、積累和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.審核施工單位提交的檔案資料，簽署審核意見。3.協(xié)助項(xiàng)目建設(shè)部門做好工程檔案的驗(yàn)收工作。三、工程檔案的分類與編號(hào)（一）分類工程檔案分為工程前期文件、工程管理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等五大類。1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.工程管理文件：涵蓋工程招投標(biāo)文件、合同文件、工程監(jiān)理文件、工程質(zhì)量監(jiān)督文件等。3.施工文件：包含施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程材料質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)竣工圖。5.竣工驗(yàn)收文件：如工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程決算審計(jì)報(bào)告等。（二）編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照工程類別、項(xiàng)目名稱、文件類別、順序號(hào)等進(jìn)行編號(hào)。例如：[工程類別代碼][項(xiàng)目名稱代碼][文件類別代碼][順序號(hào)]。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.工程類別代碼：根據(jù)公司工程業(yè)務(wù)范圍，設(shè)定不同的代碼，如建筑工程用“A”表示，市政工程用“B”表示等。2.項(xiàng)目名稱代碼：以項(xiàng)目名稱的漢語拼音首字母縮寫為代碼，如“XX大廈項(xiàng)目”表示為“XXDS”。3.文件類別代碼：按照上述分類，分別用不同字母表示，如工程前期文件用“Q”表示，工程管理文件用“G”表示等。4.順序號(hào)：按照文件形成時(shí)間或歸檔順序依次編號(hào)。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門的批復(fù)、設(shè)計(jì)變更通知等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并妥善保管。（二）整理要求1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.每份文件應(yīng)編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄，注明文件題名、日期、頁號(hào)等信息。4.對(duì)于圖紙類文件，應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按順序裝訂。五、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案移交至檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，建立檔案臺(tái)賬，便于查詢和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。六、工程檔案的利用與借閱（一）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱要求1.外單位因特殊原因需要借閱公司工程檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員參加，組成鑒定小組。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見。（二）銷毀要求1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)鑒定小組審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立工程檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部