PAGE工程檔案文件移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程檔案文件管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，規(guī)范工程檔案文件移交工作，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所承擔(dān)的各類工程項(xiàng)目檔案文件的移交管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建、維修等工程項(xiàng)目。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工程檔案文件應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案文件的內(nèi)容、數(shù)據(jù)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合工程實(shí)際情況。4.規(guī)范性原則：檔案文件的形成、整理、歸檔應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案的規(guī)范性和一致性。5.及時(shí)性原則：工程檔案文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，及時(shí)移交，避免積壓和延誤。二、工程檔案文件的范圍與分類（一）工程前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及相關(guān)審批文件。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、水土保持方案及批復(fù)等。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等相關(guān)證件。4.工程勘察、設(shè)計(jì)文件，包括地質(zhì)勘察報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。（二）工程建設(shè)過(guò)程文件1.工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。2.工程合同文件，如施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。3.工程施工過(guò)程中的各類技術(shù)文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程變更通知、工程洽商記錄等。4.工程質(zhì)量控制文件，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。5.工程安全與文明施工文件，如安全管理制度、安全檢查記錄、安全教育培訓(xùn)資料、文明施工措施及相關(guān)記錄等。6.工程進(jìn)度文件，包括工程進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、工程進(jìn)度調(diào)整記錄等。7.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。（三）工程竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收意見等。2.工程竣工決算報(bào)告及相關(guān)審計(jì)文件。3.工程質(zhì)量保修書。4.工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專業(yè)竣工圖。（四）其他文件1.工程聲像資料，如工程建設(shè)過(guò)程中的照片、錄像等。2.工程電子文件，包括各類文檔的電子版本。三、工程檔案文件的形成與收集（一）形成責(zé)任1.工程項(xiàng)目各參建單位應(yīng)按照各自職責(zé)，負(fù)責(zé)本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成文件的收集、整理和歸檔工作。2.建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各參建單位之間的檔案管理工作，督促各單位及時(shí)形成和移交檔案文件。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案文件的收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案整理要求。四、工程檔案文件的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.工程前期文件、工程建設(shè)過(guò)程文件、工程竣工驗(yàn)收文件等應(yīng)按照不同類別分別進(jìn)行整理。2.每一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編制卷內(nèi)文件目錄。3.卷內(nèi)文件應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.工程竣工圖應(yīng)按專業(yè)分類，在圖標(biāo)欄上方或左邊空白處加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處或左邊空白處。竣工圖章尺寸為50mm×80mm，內(nèi)容包括：施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理、總監(jiān)。（三）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)在工程竣工后[X]個(gè)月內(nèi)，將整理好的工程檔案文件向建設(shè)單位歸檔。2.歸檔文件應(yīng)編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.建設(shè)單位應(yīng)在收到各參建單位移交的檔案文件后，及時(shí)組織審核，對(duì)不符合要求的檔案文件，應(yīng)退回原單位重新整理。五、工程檔案文件的移交（一）移交主體1.施工單位應(yīng)向建設(shè)單位移交工程施工過(guò)程中形成的檔案文件。2.監(jiān)理單位應(yīng)向建設(shè)單位移交工程監(jiān)理過(guò)程中形成的檔案文件。3.勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)向建設(shè)單位移交工程勘察、設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的檔案文件。4.建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)將匯總整理后的全部工程檔案文件向相關(guān)檔案管理部門移交。（二）移交時(shí)間1.施工單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后[X]日內(nèi)，向建設(shè)單位移交工程檔案文件。2.監(jiān)理單位應(yīng)在監(jiān)理工作結(jié)束后[X]日內(nèi)，向建設(shè)單位移交工程監(jiān)理檔案文件。3.勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)在工程交付使用后[X]日內(nèi)，向建設(shè)單位移交工程勘察、設(shè)計(jì)檔案文件。（三）移交程序1.移交單位應(yīng)填寫工程檔案文件移交申請(qǐng)表，詳細(xì)列出移交檔案文件的名稱、數(shù)量及移交時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。2.建設(shè)單位收到移交申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)移交檔案文件進(jìn)行審核，審核合格后，雙方簽訂工程檔案文件移交書。3.移交單位應(yīng)按照移交書的要求，將檔案文件送達(dá)指定地點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)，注明移交日期、檔案文件名稱、數(shù)量等內(nèi)容。（四）移交方式1.工程檔案文件的移交可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)移交的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照整理歸檔要求進(jìn)行裝訂成冊(cè)，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合要求的載體上，并確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)和命名，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和利用。六、工程檔案文件的保管與利用（一）保管要求1.建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案文件的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)重要的檔案文件應(yīng)采取備份措施，防止檔案文件損壞或丟失。（二）利用規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱工程檔案文件的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案文件時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案文件帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案文件，不得在檔案文件上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換文件。3.外單位人員查閱工程檔案文件的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，查閱人員應(yīng)遵守本公司/組織的檔案查閱規(guī)定。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部的檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案文件移交工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保檔案移交工作符合本制度要求。2.公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)工程檔案文件移交工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案移交過(guò)程中是否存在違規(guī)行為。（二）檢查內(nèi)容1.工程檔案文件的形成、收集、整理、歸檔情況。2.工程檔案文件的移交時(shí)間、移交程序、移交方式是否符合規(guī)定。3.工程檔案文件的保管與利用情況。（三）問題處理1.對(duì)在工程檔案文件移交工作中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位限期整改。2.責(zé)任單位應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真整改存