PAGE檔案文本借閱管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案文本的管理，規(guī)范檔案文本借閱行為，確保檔案文本的安全與完整，充分發(fā)揮檔案文本在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案文本借閱的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保障檔案文本的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分滿足公司內(nèi)部各部門(mén)對(duì)檔案文本的合理利用需求，提高工作效率。二、檔案文本借閱管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案文本借閱管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案文本借閱的登記、審核、發(fā)放、回收等具體工作。3.定期對(duì)檔案文本借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案文本借閱工作，確保制度的有效執(zhí)行。（二）借閱部門(mén)職責(zé)1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程辦理檔案文本借閱手續(xù)，不得擅自違規(guī)操作。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)借閱檔案文本的保管和使用，確保檔案文本的安全和完整。3.在規(guī)定的借閱期限內(nèi)及時(shí)歸還檔案文本，如需延期，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。4.不得將借閱的檔案文本轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（三）借閱人職責(zé)1.如實(shí)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，明確借閱目的、借閱內(nèi)容等信息。2.遵守檔案文本借閱管理制度，愛(ài)護(hù)檔案文本，不得涂改、污損、丟失檔案文本。3.在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案文本，按時(shí)歸還。4.不得擅自將檔案文本帶出公司或復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案文本借閱范圍（一）可供借閱的檔案文本類(lèi)型1.公司各類(lèi)規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程等文件檔案。2.公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等方面的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等資料檔案。3.公司項(xiàng)目建設(shè)、技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等過(guò)程中形成的相關(guān)文件、圖紙、數(shù)據(jù)等檔案。4.公司人力資源管理方面的員工檔案、績(jī)效考核記錄等檔案。5.其他經(jīng)檔案管理部門(mén)認(rèn)定可以借閱的檔案文本。（二）限制借閱的檔案文本類(lèi)型1.涉及公司核心商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要敏感信息的檔案文本，未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁借閱。2.檔案管理部門(mén)認(rèn)為可能對(duì)公司造成不利影響或存在安全風(fēng)險(xiǎn)的檔案文本。3.法律法規(guī)規(guī)定限制公開(kāi)或借閱的檔案文本。四、檔案文本借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫(xiě)《檔案文本借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱目的、借閱檔案文本名稱(chēng)、數(shù)量、預(yù)計(jì)借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）檔案審核1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、借閱人是否具備借閱資格等。2.對(duì)于涉及重要敏感信息或限制借閱的檔案文本，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。（三）借閱登記1.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門(mén)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、檔案文本名稱(chēng)及數(shù)量等。2.為每份借閱的檔案文本建立借閱記錄，記錄借閱過(guò)程中的相關(guān)信息，如借閱人簽字、歸還情況等。（四）檔案發(fā)放1.檔案管理部門(mén)根據(jù)登記情況，向借閱人發(fā)放檔案文本。發(fā)放時(shí)，應(yīng)與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案文本的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，并要求借閱人在《檔案文本借閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于重要檔案文本，可采取復(fù)印件借閱的方式，以確保檔案原件的安全。如確需借閱原件，應(yīng)加強(qiáng)審批和監(jiān)管。（五）借閱期限1.一般檔案文本的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.對(duì)于涉及緊急工作或重大項(xiàng)目的檔案文本借閱，可根據(jù)實(shí)際需要確定合理的借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（六）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案文本。如因特殊原因無(wú)法按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案文本的完整性和整潔性，不得有涂改、污損等情況。檔案管理部門(mén)在接收歸還的檔案文本時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案文本的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案文本借閱登記表》上記錄歸還日期。3.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案文本有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、檔案文本借閱的保密要求（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱檔案文本期間，應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，對(duì)所接觸到的檔案信息予以保密，不得向任何無(wú)關(guān)人員泄露。2.檔案管理部門(mén)工作人員在檔案文本借閱管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自透露檔案文本內(nèi)容和借閱情況。（二）借閱場(chǎng)所1.一般情況下，檔案文本應(yīng)在公司內(nèi)部指定的借閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱和使用。如需在公司外部借閱，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.在借閱場(chǎng)所內(nèi)，借閱人應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩或進(jìn)行與借閱無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（三）復(fù)制與傳播限制1.未經(jīng)檔案管理部門(mén)書(shū)面授權(quán)，借閱人不得擅自復(fù)制檔案文本。如需復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并注明復(fù)制用途和范圍。2.嚴(yán)禁借閱人將檔案文本通過(guò)任何形式傳播給無(wú)關(guān)人員，包括但不限于電子郵件、社交媒體、網(wǎng)絡(luò)共享等。六、檔案文本借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案文本借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記記錄是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案文本是否按時(shí)歸還等。2.每季度對(duì)檔案文本借閱情況進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）不定期抽查1.公司檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)檔案文本借閱情況進(jìn)行抽查。抽查范圍包括各部門(mén)的借閱申請(qǐng)、登記記錄、檔案文本保管情況等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)和人員限期整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.對(duì)于擅自違規(guī)借閱檔案文本、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案文本等行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人的責(zé)任，情節(jié)