PAGE嚴格遵守檔案利用制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在檔案利用過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，始終將檔案安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.高效利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。二、檔案利用的范圍與條件（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，以獲取相關業(yè)務信息、參考歷史資料、支持決策制定等。2.外單位因與公司/組織開展合作項目、進行業(yè)務交流等，經(jīng)公司/組織批準后，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱相關檔案。3.司法機關、行政機關等依法依規(guī)要求查閱公司/組織檔案的，按照相應程序辦理。（二）利用條件1.查閱檔案內(nèi)部員工需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、所需檔案名稱及范圍等，經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。外單位查閱檔案，需提前提交正式的查閱申請函，說明查閱用途、查閱人員名單等，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，方可進行查閱。司法機關、行政機關查閱檔案，應出具相關法律文書或行政公文，經(jīng)公司/組織法務部門審核，主管領導批準后，由檔案管理部門協(xié)助查閱。2.借閱檔案內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。外單位借閱檔案，原則上不予批準。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司/組織高層領導批準，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方責任和義務。司法機關、行政機關借閱檔案，按照上述查閱檔案的審批流程辦理，借閱期限嚴格按照相關法律規(guī)定執(zhí)行。三、檔案利用的流程（一）查閱流程1.申請人填寫《檔案查閱申請表》，按要求提交相關審批材料。2.檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，確認是否符合查閱條件。3.審核通過后，檔案管理部門安排專人負責查找所需檔案，并在專門的查閱場所提供給申請人查閱。4.查閱過程中，申請人應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。如需復印相關檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行復印操作。5.查閱完畢后，申請人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在申請表上注明歸還日期。（二）借閱流程1.申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交審批材料。2.檔案管理部門審核申請，對于內(nèi)部員工借閱申請，重點審核借閱期限及用途是否合理；對于外單位借閱申請，除審核基本內(nèi)容外，還需評估其對檔案安全保密的潛在影響。3.經(jīng)審批通過后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織規(guī)定的范圍。如遇特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負責人再次審批。5.借閱期限屆滿，借閱人應按時歸還檔案。如需續(xù)借，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可續(xù)借。6.檔案歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人的責任。四、檔案利用的安全與保密措施（一）安全保障1.檔案查閱、借閱場所應具備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的安全隱患。3.在檔案利用過程中，如遇自然災害、突發(fā)事件等可能危及檔案安全的情況，檔案管理部門應立即采取應急措施，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。（二）保密措施1.所有接觸檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應嚴格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及公司/組織機密的檔案，應采取特殊的保密措施，如限制查閱人員級別、設置查閱密碼等。3.外單位查閱、借閱檔案時，檔案管理部門應與對方簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。協(xié)議中應規(guī)定對方不得將檔案用于與申請用途無關的其他目的，不得擅自復制、傳播檔案內(nèi)容等。4.檔案利用過程中形成的復印件、摘錄件等，應與原件同等對待，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。如需銷毀，應按照檔案銷毀制度的規(guī)定執(zhí)行。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部設立檔案利用監(jiān)督小組，成員由檔案管理部門、法務部門及相關業(yè)務部門人員組成。監(jiān)督小組定期對檔案利用情況進行檢查，重點檢查檔案利用流程是否合規(guī)、安全保密措施是否落實到位等。2.檔案管理部門應建立檔案利用登記臺賬，詳細記錄每一次檔案查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、期限等信息，以便于監(jiān)督檢查和統(tǒng)計分析。3.對于違反檔案利用制度的行為，監(jiān)督小組應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重提出相應的處理建議。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案行政管理部門及相關行業(yè)主管部門的監(jiān)督檢查，如實提供檔案利用情況及相關資料。2.對于外部檢查提出的意見和建議，公司/組織應認真研究，及時整改，并將整改情況反饋給相關部門。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準擅自查閱、借閱檔案。2.超出規(guī)定范圍查閱、借閱檔案。3.在檔案利用過程中，違反安全保密規(guī)定，導致檔案信息泄露、篡改或丟失。4.擅自復制、傳播檔案內(nèi)容。5.未按時歸還檔案或損壞、丟失檔案。（二）責任追究方式1.對于內(nèi)部員工違反檔案利用制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；造成經(jīng)濟損失的，應依法承擔賠償責任；構成犯罪的，依法追究刑事責任。2.對于外單位違反保密協(xié)議的行為，公司/組織有權依法追究其法律責任，并要求其賠償因此造成的經(jīng)濟損失。3.因檔