PAGE城管檔案相關(guān)工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城管檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城管系統(tǒng)內(nèi)各部門及所屬單位在城市管理工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城管檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映城市管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)城管檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理工作制度和辦法。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用城管系統(tǒng)內(nèi)各部門及所屬單位形成的各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作。4.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉城市管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理工作制度和流程，做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲，確保檔案的安全和完整。3.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（三）各部門及所屬單位職責(zé)1.各部門及所屬單位應(yīng)明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、移交等工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門及所屬單位在城市管理工作中形成的各類文件材料收集齊全、整理規(guī)范，定期向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等方面的政策法規(guī)、規(guī)范性文件、會議紀(jì)要等。2.城市管理執(zhí)法工作中形成的各類執(zhí)法文書、案件卷宗、處罰決定等。3.城市環(huán)境衛(wèi)生管理方面的工作計(jì)劃、檢查記錄、考核結(jié)果等。4.城市綠化管理方面的規(guī)劃設(shè)計(jì)、養(yǎng)護(hù)記錄、統(tǒng)計(jì)報表等。5.城市市政設(shè)施管理方面的建設(shè)資料、維護(hù)檔案、運(yùn)行記錄等。6.城市容貌管理方面的整治方案、工作照片、視頻資料等。7.城市管理工作中的各類統(tǒng)計(jì)報表、財務(wù)賬目、審計(jì)報告等。8.其他與城市管理工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同保存價值，進(jìn)行科學(xué)分類。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類等；業(yè)務(wù)檔案可根據(jù)城市管理的具體業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)分，如執(zhí)法檔案、環(huán)衛(wèi)檔案、綠化檔案等。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存儲1.按照檔案的分類和編號，將檔案有序存放于檔案柜或貨架上，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類存儲，并注明相關(guān)信息。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲情況準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.城市管理工作中的政策研究、決策參考。2.執(zhí)法工作中的案件查詢、證據(jù)參考。3.工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.對外宣傳、信息公開。5.其他合法合規(guī)的利用需求。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并做好復(fù)制登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.檔案利用者在利用檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城市管理工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀，既保證檔案的完整性，又避免不必要的檔案留存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管反映城市管理工作重大歷史事件、重要政策法規(guī)、長期保存有重要價值的檔案。2.定期保管分為[X]年、[X]年等不同期限，對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對確無保存價值需銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清冊一并保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的城管檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為城市管理工作提供更加便捷、高效的信息支持。（二）信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合城管檔案管理需求的信息化管理軟件，確保軟件功能滿足檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)要求。2.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行合理配置和優(yōu)化，包括服務(wù)器、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將各類檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。（三）電子檔案管理1.規(guī)范電子檔案的收集、整理、歸檔流程，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.采取有效的電子檔案安全防護(hù)措施，如數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。（四）檔案信息資源共享1.通過檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息在城管系統(tǒng)內(nèi)各部門及所屬單位之間的共享，提高工作協(xié)同效率。2.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定權(quán)限向相關(guān)部門和單位提供檔案信息查詢服務(wù)，促進(jìn)城市管理工作的科學(xué)決策和有效實(shí)施。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對本單位及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.上級主管部門對下級單位的檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合規(guī)定要求。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化管理工作進(jìn)展情況。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對部分部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.專項(xiàng)檢查針對檔案管理工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理