PAGE物業(yè)檔案管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各物業(yè)管理項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于物業(yè)接管驗(yàn)收檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)維修檔案、設(shè)備設(shè)施檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案、安全保衛(wèi)檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映物業(yè)管理活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)管理過程中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案管理內(nèi)控制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司物業(yè)檔案，指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目檔案管理工作。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作。2.各物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)本項(xiàng)目各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.相關(guān)部門和人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。全體員工應(yīng)積極配合檔案管理工作，妥善保管和及時移交個人在工作中形成的檔案資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)接管驗(yàn)收檔案物業(yè)竣工驗(yàn)收資料，包括竣工圖紙、設(shè)備清單、質(zhì)量驗(yàn)收報告等。接管驗(yàn)收記錄，如房屋驗(yàn)收記錄、設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄等。交接文件，如交接清單、交接協(xié)議等。2.業(yè)主及住戶檔案業(yè)主及住戶基本信息登記表，包括姓名、性別、聯(lián)系方式、房屋地址等。購房合同、租賃合同等相關(guān)協(xié)議。業(yè)主及住戶繳費(fèi)記錄、投訴處理記錄等。3.物業(yè)維修檔案維修申請單、維修工單，記錄維修內(nèi)容、維修時間、維修人員等信息。維修材料清單、維修費(fèi)用結(jié)算單。維修質(zhì)量驗(yàn)收記錄。4.設(shè)備設(shè)施檔案設(shè)備設(shè)施臺賬，記錄設(shè)備設(shè)施名稱、型號、規(guī)格、購置時間、維修保養(yǎng)記錄等。設(shè)備設(shè)施安裝圖紙、使用說明書、操作規(guī)程等技術(shù)資料。設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃、維修保養(yǎng)記錄、故障處理記錄等。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄，包括檢查時間、檢查區(qū)域、存在問題及整改情況等。垃圾分類處理記錄，如垃圾種類、數(shù)量、處理方式等。衛(wèi)生消殺記錄，包括消殺時間、部位、藥劑使用情況等。6.安全保衛(wèi)檔案安全保衛(wèi)制度、應(yīng)急預(yù)案。人員出入登記記錄、巡邏記錄、監(jiān)控視頻資料等。安全事故報告、處理記錄。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時將檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于重要檔案資料，應(yīng)同時移交電子文檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的檔案資料進(jìn)行分類，如分為物業(yè)接管驗(yàn)收檔案、業(yè)主及住戶檔案等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于快速查找和利用檔案。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理部門對收集整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照分類和編號順序，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、名稱等信息。3.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、編號、名稱、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等具有長期保存價值的檔案，如公司成立文件、土地房產(chǎn)證書、重大合同協(xié)議等。2.定期保管：保管期限為30年的檔案：如物業(yè)接管驗(yàn)收檔案中的重要資料、設(shè)備設(shè)施檔案中的主要技術(shù)資料等。保管期限為10年的檔案：如業(yè)主及住戶檔案中的部分資料、物業(yè)維修檔案中的一般性維修記錄等。保管期限為5年的檔案：如環(huán)境衛(wèi)生檔案、安全保衛(wèi)檔案中的日常檢查記錄等。（三）保管要求1.檔案庫房檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.檔案裝具應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案柜等裝具，確保檔案存放安全、整齊。檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于分類存放和查找。3.檔案保管檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，便于管理和查閱。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案資料形成的文件、報告等材料，如需對外提供或公開，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各物業(yè)管理項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案管理內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，包括人員職責(zé)履行、工作流程執(zhí)行等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，如檔案庫房的溫濕度、消防設(shè)施等。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理檢查，對各項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行評估。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，組織專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。（四）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定