PAGE國企檔案制度體系圖表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）定義1.檔案：是指公司在各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作的總稱。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.參與公司重大活動的檔案收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和水平。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實(shí)施。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類文件、資料、圖表等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、函件等。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績檔案等。4.公司的財務(wù)檔案、審計檔案、稅務(wù)檔案等。5.公司的科技檔案、工程檔案、設(shè)備檔案等。6.其他具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案，并進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案應(yīng)保持原始記錄，不得隨意涂改、損毀。3.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全。（三）收集時間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成收集和歸檔工作。2.專項(xiàng)檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時完成收集和歸檔工作。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（二）整理方法1.分類：按照檔案類型、年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，確保檔案編號的唯一性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。（三）整理流程1.收集：各部門將收集的檔案移交檔案管理部門。2.分類：檔案管理部門對檔案進(jìn)行分類。3.編號：對分類后的檔案進(jìn)行編號。4.編目：編制檔案目錄。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂。6.上架：將整理好的檔案上架存放。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財務(wù)報表等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、資料等，保管期限為1年至10年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。2.從公司實(shí)際出發(fā)，全面分析檔案的價值。3.保持鑒定工作的嚴(yán)肅性和科學(xué)性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價值。2.綜合鑒定法：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定其價值。（三）鑒定流程1.成立鑒定小組：由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組。2.制定鑒定方案：明確鑒定的范圍、方法、標(biāo)準(zhǔn)等。3.開展鑒定工作：對檔案進(jìn)行逐件審查，確定其保管期限。4.形成鑒定報告：對鑒定結(jié)果進(jìn)行總結(jié)，形成鑒定報告。5.審批鑒定報告：鑒定報告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等。2.檔案的收集、整理、保管、利用等情況。3.檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)支出等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計分析，提高統(tǒng)計工作效率。（三）統(tǒng)計報表1.定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。2.向公司內(nèi)部相關(guān)部門提供檔案統(tǒng)計信息。八、檔案利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)服務(wù)于公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作。3.方便利用原則：簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：將檔案原件借給利用者，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需要，出具檔案證明。（四）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、范圍、方式等。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，提供檔案供利用者查閱。4.借閱：如需借閱檔案，利用者應(yīng)辦理借閱手續(xù)，簽訂借閱協(xié)議。5.歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如檔案有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。九、電子檔案管理（一）電子檔案定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的，以數(shù)字代碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）電子檔案管理原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司各項(xiàng)活動，保證電子檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.可讀性原則：電子檔案應(yīng)具備可讀性，確保在不同計算機(jī)系統(tǒng)中能夠正常讀取。（三）電子檔案管理流程1.收集：各部門將形成的電子檔案及時收集，并移交檔案管理部門。2.整理：檔案管理部門對電子檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。3.存儲：將整理好的電子檔案存儲于安全的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。4.保管：定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。5.利用：按照公司檔案利用規(guī)定，為利用者提供電子檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.銷毀：對已過保管期限或失去保存價值的電子檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）電子檔案安全管理1.設(shè)置安全防護(hù)措施：安裝防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案被非法入侵和病毒感染。2.建立用戶權(quán)限管理：對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案的保密性。3.定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份：將電子檔案備份至多種存儲介