PAGE檔案管理制度促進(jìn)一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)工作和活動(dòng)，確保檔案信息的可靠性。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的存儲(chǔ)、保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，根據(jù)規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案信息支持。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。7.對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高檔案管理水平。8.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄等。4.公司/組織的技術(shù)資料、科研成果、產(chǎn)品說明書等。5.公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司/組織的對(duì)外宣傳資料、廣告策劃、公關(guān)活動(dòng)記錄等。8.其他與公司/組織工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，認(rèn)真收集各類檔案資料，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案收集人員應(yīng)將收集到的檔案資料及時(shí)移交檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。4.裝訂：對(duì)零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品及防盜報(bào)警裝置等。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司/組織的一般性文件、技術(shù)資料、人事檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司/組織的臨時(shí)性文件、資料等，保管期限為[X]年。（四）檔案銷毀1.檔案保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記造冊(cè)，并在專人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。五、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）檔案借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容和期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和無(wú)損，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)。（三）檔案利用的限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得對(duì)外提供或利用。2.檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法目的或損害公司/組織利益的活動(dòng)。六、檔案的信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.推進(jìn)檔案資源的共享和利用，促進(jìn)公司/組織內(nèi)部的協(xié)同工作和知識(shí)傳承。（二）檔案信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的基本信息、目錄等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.檔案存儲(chǔ)：將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。4.檔案檢索：通過檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢。5.檔案利用：根據(jù)授權(quán)，為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案的在線查閱、借閱等服務(wù)。6.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）檔案信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的檔案訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止信息泄露。3.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.做好檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。七、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)公司/組織各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等方面的工作情況。3.對(duì)于違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)的指標(biāo)包括檔案管理工作的組織建設(shè)、制度執(zhí)行、檔案質(zhì)量、利用效果等方面。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果將作為公司/組織對(duì)各部門績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。（三）獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.對(duì)于檔案管理工作成績(jī)