PAGE文書(shū)檔案九項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.準(zhǔn)確性原則：文書(shū)檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照文書(shū)檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的文書(shū)檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。二、文書(shū)檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司對(duì)外的正式文件、函件、合同、協(xié)議等。2.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告等。3.公司各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件、資料、報(bào)表等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示、指示等。5.公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。6.其他具有保存價(jià)值的文書(shū)材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并送交綜合管理部門(mén)。3.收集的文書(shū)檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照文書(shū)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品質(zhì)量類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、人力資源類(lèi)、審計(jì)監(jiān)察類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文書(shū)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件材料進(jìn)行整理和裝訂，使其整齊、牢固。4.編目：編制文書(shū)檔案的目錄，包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。三、文書(shū)檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于一些重要的臨時(shí)性文件或項(xiàng)目文件，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類(lèi)別、編號(hào)、年度等信息。3.編制歸檔文件目錄一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。（三）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文書(shū)檔案主要包括：公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重要合同協(xié)議、公司歷史沿革資料等。3.長(zhǎng)期保管的文書(shū)檔案主要包括：公司規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、重要業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的文書(shū)檔案主要包括：一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性文件等，保管期限為5年以下。（四）保管地點(diǎn)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放文書(shū)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（五）檔案保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期檢查檔案的保管情況，確保檔案的安全。2.按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。3.做好檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。四、文書(shū)檔案的借閱與利用（一）借閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的文書(shū)檔案。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.《文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門(mén)審批。3.綜合管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為借閱人辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限不得超過(guò)7個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)同意。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如有逾期未還的情況，綜合管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。（五）檔案利用1.綜合管理部門(mén)應(yīng)積極為公司各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.公司內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上圈劃、涂改或做其他標(biāo)記。五、文書(shū)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司實(shí)際出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容性質(zhì)等因素，分析其重要性和歷史價(jià)值。3.參考檔案保管期限表：結(jié)合檔案保管期限表的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《文書(shū)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。2.《文書(shū)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由監(jiān)銷(xiāo)人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《文書(shū)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。六、電子文書(shū)檔案管理（一）電子文書(shū)檔案的收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文書(shū)檔案收集齊全，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理。2.電子文書(shū)檔案應(yīng)與紙質(zhì)文書(shū)檔案同步收集，確保內(nèi)容一致。（二）電子文書(shū)檔案的整理與存儲(chǔ)1.對(duì)收集的電子文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子文書(shū)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子文書(shū)檔案的利用1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱和利用電子文書(shū)檔案，提高檔案利用效率。2.查閱電子文書(shū)檔案時(shí)，應(yīng)遵守公司的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，不得擅自下載、傳播或修改檔案內(nèi)容。（四）電子文書(shū)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.電子文書(shū)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀工作參照紙質(zhì)文書(shū)檔案的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的電子文書(shū)檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并做好記錄。七、文書(shū)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求。2.文書(shū)檔案的借閱、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作是否規(guī)范有序。3.電子文書(shū)檔案的管理是否符合相關(guān)規(guī)定。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)每年至少組織一次對(duì)公司各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門(mén)根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門(mén)的文書(shū)檔案管理情況進(jìn)行抽查。3.專(zhuān)項(xiàng)檢查：針對(duì)文書(shū)檔案管理中的重點(diǎn)問(wèn)題或薄弱環(huán)節(jié)，開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督