PAGE學(xué)校人事檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校人事檔案的管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校全體教職工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映教職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集教職工在各個(gè)方面的相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事檔案信息不泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行人事檔案的收集、整理、保管、利用等工作，保證檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的人事檔案管理部門，負(fù)責(zé)全校人事檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案安全。積極開(kāi)展檔案的編研工作，為學(xué)校人事管理提供參考依據(jù)。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作水平。2.各部門職責(zé)協(xié)助檔案管理部門做好本部門教職工檔案材料的收集、整理和報(bào)送工作。負(fù)責(zé)審核本部門教職工檔案材料的真實(shí)性和完整性。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提供有關(guān)檔案利用的信息。三、檔案的收集與整理（一）檔案材料的收集范圍1.履歷材料：個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等相關(guān)材料。2.自傳材料：個(gè)人撰寫的自傳及相關(guān)材料。3.鑒定、考核、考察材料：年度考核、任職期滿考核、晉升考察等材料。4.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料：學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書(shū)等材料。5.政審材料：政治歷史審查、入黨入團(tuán)審查等材料。6.黨團(tuán)材料：入黨申請(qǐng)書(shū)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、思想?yún)R報(bào)、團(tuán)籍材料等。7.獎(jiǎng)勵(lì)材料：各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)表彰的決定、證書(shū)等材料。8.處分材料：違紀(jì)違規(guī)處分的決定、調(diào)查報(bào)告及本人檢討等材料。9.工資、任免、出國(guó)（境）等材料：工資變動(dòng)審批表、任免文件、出國(guó)（境）審批表等材料。10.其他可供組織參考的材料：如體檢表、榮譽(yù)證書(shū)、科研成果等材料。（二）檔案材料的收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)及時(shí)將本部門教職工產(chǎn)生的檔案材料收集齊全，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送檔案管理部門。2.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案材料應(yīng)真實(shí)反映教職工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整規(guī)范：檔案材料應(yīng)完整無(wú)缺，格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。（三）檔案的整理1.分類：按照檔案材料的內(nèi)容和性質(zhì)，分為十大類進(jìn)行整理。2.排序：每一類檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括類別、序號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂：將整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全。（二）保管要求1.防潮防蟲(chóng)：保持檔案庫(kù)房的干燥通風(fēng)，定期進(jìn)行防蟲(chóng)處理。2.防火防盜：安裝防火防盜設(shè)施，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，確保檔案安全。3.防光防塵：采用防光窗簾和防塵措施保護(hù)檔案。4.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。5.電子檔案管理：建立電子人事檔案系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)：可查閱全校教職工的人事檔案。2.組織人事部門：因工作需要，可查閱相關(guān)教職工的人事檔案。3.其他部門：因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并說(shuō)明查閱目的和范圍。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)：查閱人填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、范圍和時(shí)間等內(nèi)容。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記：檔案管理人員對(duì)查閱人進(jìn)行登記，包括查閱時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。4.查閱檔案：查閱人在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。5.歸還檔案：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，人事檔案不對(duì)外借閱。特殊情況確需借閱的，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)：借閱人填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記：檔案管理人員對(duì)借閱人進(jìn)行登記，包括借閱時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、期限等。4.借閱檔案：借閱人憑借閱審批單到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并簽字確認(rèn)。5.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.教職工工作調(diào)動(dòng)：隨教職工工作調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)遞人事檔案。2.畢業(yè)生就業(yè)：畢業(yè)生檔案按照就業(yè)單位轉(zhuǎn)遞。3.其他情況：根據(jù)有關(guān)規(guī)定需要轉(zhuǎn)遞檔案的其他情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.轉(zhuǎn)出申請(qǐng)：由檔案轉(zhuǎn)出單位填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等內(nèi)容。2.審核：檔案管理部門對(duì)轉(zhuǎn)遞通知單進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。3.密封檔案：檔案管理人員將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋公章。4.轉(zhuǎn)遞檔案：通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并辦理交接手續(xù)。5.回執(zhí)：接收單位收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計(jì)分析：定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為學(xué)校人事管理提供決策依據(jù)。（二）信息化管理1.建立電子人事檔案系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：及時(shí)將檔案材料錄入電子檔案系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.信息安全管理：加強(qiáng)電子人事檔案系統(tǒng)的信息安全管理，采取加密、備份、防火墻等措施，防止信息泄露和丟失。八、檔案管理人員的職責(zé)與培訓(xùn)（一）職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案安全、完整。3.積極為學(xué)校各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和鑒定，剔除不需要保存的檔案材料。5.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)。3.培訓(xùn)方式：采取內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等多種方式進(jìn)行培訓(xùn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門學(xué)校設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)及人員職責(zé)履行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等工作情況。3.檔案管理制度的執(zhí)行情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年定期對(duì)人事檔案保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的突出問(wèn)題，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問(wèn)題處理對(duì)監(jiān)督