PAGE檔案系統(tǒng)內(nèi)部控制制度一、總則（一）制定目的本制度旨在建立健全公司檔案系統(tǒng)內(nèi)部控制體系，規(guī)范檔案管理流程，確保檔案的完整性、準確性、安全性和保密性，提高檔案利用效率，為公司的經(jīng)營決策、業(yè)務活動和管理工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的檔案管理工作，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他形式的檔案資料。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.完整性原則：全面涵蓋公司各項業(yè)務活動中形成的各類檔案，保證檔案資料的完整性。3.準確性原則：檔案內(nèi)容真實、準確，數(shù)據(jù)完整無誤，能夠客觀反映公司業(yè)務實際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進行嚴格保密，防止信息泄露。6.時效性原則：及時對檔案進行收集、整理、歸檔和利用，提高檔案管理工作效率。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等日常管理工作。負責檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。負責檔案信息系統(tǒng)的建設、維護和管理，實現(xiàn)檔案的電子化管理。負責提供檔案查閱、借閱等利用服務，確保檔案的合理利用。2.各業(yè)務部門負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱等利用申請。3.信息技術部門負責檔案信息系統(tǒng)的技術支持和維護，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。協(xié)助檔案管理部門做好檔案數(shù)據(jù)的備份、恢復等工作，確保數(shù)據(jù)安全。4.監(jiān)督審計部門負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。對檔案管理中存在的問題提出整改意見，督促相關部門進行整改。二、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各業(yè)務部門應明確專人負責檔案的收集工作，按照檔案管理要求，及時將本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件、資料、圖表、合同等收集齊全。2.檔案收集范圍應涵蓋公司經(jīng)營管理的各個方面，包括但不限于行政管理、財務管理、人力資源管理、市場營銷、生產(chǎn)運營、技術研發(fā)等。3.對于重要會議、重大項目、重要活動等形成的檔案，應實行同步收集，確保檔案的及時性和完整性。4.檔案收集過程中，應注意對文件資料的原始性、真實性進行審核，對不符合要求的文件資料應及時退回相關部門進行補充或更正。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行整理。檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性原則，便于檔案的管理和利用。2.檔案整理包括對檔案的分類、編號、編目、裝訂等工作。分類應根據(jù)檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行劃分；編號應按照一定的規(guī)則為每一份檔案賦予唯一的標識；編目應編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息；裝訂應將零散的文件資料進行裝訂成冊，確保檔案的整齊和牢固。3.對于電子檔案，應按照電子文件管理要求進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的有序存儲和快速檢索。4.在檔案整理過程中，應注意對檔案的密級進行標識，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案應采取相應的保密措施。三、檔案歸檔與存儲（一）檔案歸檔1.檔案整理完成后，應及時進行歸檔。歸檔應按照檔案管理制度規(guī)定的時間和流程進行，確保檔案及時歸入相應的檔案門類和保管期限。2.檔案管理部門應建立檔案歸檔清單，詳細記錄檔案的歸檔時間、檔案名稱、檔案編號、保管期限等信息，以便對檔案進行跟蹤和管理。3.對于重要檔案和長期保存的檔案，應進行一式多份歸檔，分別存儲在不同的地點，以防止檔案因自然災害、人為破壞等原因丟失。（二）檔案存儲1.檔案存儲應根據(jù)檔案的性質(zhì)、保管期限等因素選擇合適的存儲方式和存儲地點。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能；電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。檔案存儲設備應定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行。3.對于磁性載體檔案，應定期進行復制和轉(zhuǎn)存，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應注意對磁性載體檔案的保管環(huán)境進行控制，避免磁場、灰塵等對檔案的影響。4.檔案存儲過程中，應建立嚴格的出入庫登記制度，對檔案的出入庫時間、檔案名稱、檔案編號、借閱人等信息進行詳細記錄，確保檔案的安全和可追溯性。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對已歸檔的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。檔案鑒定應成立專門的鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門、監(jiān)督審計部門等相關人員組成。2.檔案鑒定應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，結合公司的實際情況，對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素進行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。3.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案應是對公司具有重要歷史價值、法律憑證作用或長期查考利用價值的檔案；長期保管的檔案應是在一定時期內(nèi)對公司經(jīng)營管理有重要參考價值的檔案；短期保管的檔案應是在較短時間內(nèi)對公司工作有一定參考價值的檔案。4.檔案鑒定小組應形成檔案鑒定報告，詳細記錄檔案鑒定的過程、結果和依據(jù)。檔案鑒定報告應經(jīng)公司分管領導審批后生效。（二）檔案銷毀1.對于已過保管期限且無保存價值的檔案，應按照檔案鑒定報告的意見進行銷毀。檔案銷毀應制定嚴格的銷毀程序，確保檔案銷毀工作的安全、規(guī)范。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清單應經(jīng)公司分管領導審批后存檔。3.檔案銷毀應采用合適的方式進行，紙質(zhì)檔案應進行粉碎或焚燒處理；電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的真實性和徹底性。檔案銷毀完成后，應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀情況報告公司分管領導。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。檔案查閱申請表應經(jīng)所在部門負責人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案查閱申請表的內(nèi)容，對查閱申請進行審核。對于符合查閱規(guī)定的申請，應及時提供檔案查閱服務，并指定專人負責陪同查閱，確保檔案的安全和完整。3.檔案查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、檔案名稱、檔案編號、查閱人等信息，并嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內(nèi)容。4.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。檔案借閱申請表應經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，報公司分管領導批準。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案借閱申請表的內(nèi)容，對借閱申請進行審核。對于符合借閱規(guī)定的申請，應辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員提供檔案，并明確告知借閱人員檔案的保管期限、保密要求等注意事項。3.檔案借閱人員應在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、檔案名稱、檔案編號、借閱人、借閱期限等信息，并按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，應承擔相應的責任。六、檔案信息化管理（一）檔案信息系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息系統(tǒng)應具備檔案收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。2.檔案信息系統(tǒng)應采用先進可靠的技術架構和安全防護措施，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全。同時，應具備良好的兼容性和擴展性，能夠滿足公司不斷發(fā)展的檔案管理需求。3.檔案信息系統(tǒng)建設應遵循國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。（二）電子檔案管理1.各業(yè)務部門應按照檔案管理要求，及時將本部門形成的電子文件進行整理和移交，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.檔案管理部門應負責對電子文件進行接收、審核、分類、編號、存儲等工作，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有序管理。3.電子檔案應采用加密存儲、備份等技術手段，確保電子檔案的安全。同時，應定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.利用檔案信息系統(tǒng)進行檔案查閱、借閱等利用服務時，應嚴格遵守系統(tǒng)操作規(guī)定，確保電子檔案的合理利用和信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應建立健全檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。監(jiān)督審計部門應將檔案管理工作納入內(nèi)部審計范圍，對檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理流程的合規(guī)性、檔案信息的安全性等進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應定期對本部門的檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，應積極配合監(jiān)督審計部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關資料和信息。3.各業(yè)務部門應按照檔案管理制度的要求，做好本部門的檔案管理工作，并接受檔案管理部門和監(jiān)督審計部門的監(jiān)督檢查。（二）外部檢查1.公司應積極配合國家有關部門和行業(yè)協(xié)會對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，