PAGE檔案管理群眾服務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織的檔案管理，提高檔案利用效率，更好地為群眾提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理及群眾服務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)情況。3.方便利用原則：以服務(wù)群眾為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢、借閱等服務(wù)的便捷性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)能力。7.負(fù)責(zé)接待群眾的檔案查詢、借閱等服務(wù)申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行分類、編號，并定期向檔案管理部門移交。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.負(fù)責(zé)向本部門人員宣傳檔案管理知識，提高員工的檔案意識，確保檔案工作在本部門的有效落實(shí)。（三）群眾服務(wù)人員職責(zé)1.熱情接待前來辦理檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的群眾，耐心解答群眾的咨詢，提供專業(yè)、準(zhǔn)確的信息。2.按照規(guī)定的流程和要求，為群眾辦理檔案查詢、借閱、證明開具等服務(wù)事項(xiàng)，確保手續(xù)齊全、辦理規(guī)范。3.及時記錄群眾的需求和反饋意見，對于群眾提出的問題和建議，及時向相關(guān)部門匯報(bào)，并跟蹤處理結(jié)果。4.不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，積極改進(jìn)服務(wù)方式，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)活動和業(yè)務(wù)過程中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，包括但不限于：上級文件、通知、指示等；本公司/組織的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等；人事檔案材料（如員工入職登記表、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)證書等）；財(cái)務(wù)檔案（如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）；工程建設(shè)檔案（如項(xiàng)目規(guī)劃書、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等）；科研項(xiàng)目檔案（如研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等）；其他具有保存價值的檔案資料。2.群眾提交的與本公司/組織相關(guān)的各類材料，如申請材料、反饋意見、投訴舉報(bào)材料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的完整性和時效性。對于重要文件和緊急事項(xiàng)，應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀。如有破損或字跡不清的情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正文、附件、簽批意見等。對于一式多份的文件，應(yīng)收集齊全。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)在檔案管理制度中明確規(guī)定。3.按照檔案編號順序，對檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或折疊。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查找檔案。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案存儲環(huán)境安全、適宜。2.對檔案進(jìn)行電子化存儲，建立檔案信息化管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案掃描錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類、編號等方式進(jìn)行管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.具體保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并在檔案管理制度中明確列出各類檔案的保管期限參考表。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存儲環(huán)境符合要求。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。2.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制庫房的溫度和濕度，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。4.對電子檔案的存儲設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。五、檔案利用與服務(wù)（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.群眾因個人事務(wù)需要查閱、借閱與本人相關(guān)的檔案資料，如人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等，經(jīng)審核同意后可按程序辦理。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要依法查閱、借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用流程1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，詳細(xì)說明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)提交給檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門。2.審核：檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門對利用申請進(jìn)行審核，核實(shí)利用者身份和利用目的的真實(shí)性、合法性。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應(yīng)報(bào)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦理：審核通過后，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。提供檔案查閱服務(wù)的，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。提供檔案借閱服務(wù)的，應(yīng)明確借閱期限和歸還要求，并辦理借閱登記手續(xù)。4.歸還：利用者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定追究利用者的責(zé)任。（三）服務(wù)方式1.現(xiàn)場服務(wù)：在檔案管理部門設(shè)立服務(wù)窗口，接待群眾的檔案查詢、借閱等服務(wù)申請，提供面對面的咨詢和辦理服務(wù)。2.電話服務(wù)：公布檔案管理部門的咨詢電話，解答群眾的疑問，接受群眾的服務(wù)申請，并提供必要的指導(dǎo)。3.網(wǎng)絡(luò)服務(wù)：通過公司/組織官方網(wǎng)站或?qū)ｉT的檔案服務(wù)平臺，提供檔案信息查詢、在線申請等服務(wù)功能，方便群眾快捷辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的留存價值與保管成本相匹配。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格審慎的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，分析其歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和證據(jù)作用。2.參考同類檔案的保管情況和利用頻率。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊報(bào)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰獎勵，對工作不力的進(jìn)行批評問責(zé)。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時整改存在的問題。2.