PAGE政府項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為政府項(xiàng)目的決策、管理、監(jiān)督和驗(yàn)收提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府投資的各類項(xiàng)目，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目、公共服務(wù)項(xiàng)目、社會(huì)事業(yè)項(xiàng)目等從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類文件材料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：政府項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目檔案應(yīng)全面反映項(xiàng)目建設(shè)全過程的真實(shí)情況，做到文件材料齊全、準(zhǔn)確、完整。3.同步管理原則：項(xiàng)目檔案管理工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步，做到項(xiàng)目文件材料隨項(xiàng)目進(jìn)展及時(shí)收集、整理、歸檔。4.有效利用原則：充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案的作用，為項(xiàng)目管理、決策、監(jiān)督和社會(huì)利用提供服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善政府項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)政府項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.集中保管政府項(xiàng)目檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編目、數(shù)字化等管理工作。4.開展檔案利用服務(wù)，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的安全和保密。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高項(xiàng)目建設(shè)單位和相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.建立健全本單位項(xiàng)目檔案管理工作機(jī)制，明確檔案管理部門和人員職責(zé)。2.負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.配合檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收、移交等工作。4.按照檔案管理要求，提供必要的檔案管理設(shè)施和經(jīng)費(fèi)保障。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，將檔案管理工作納入項(xiàng)目管理全過程。2.督促項(xiàng)目建設(shè)單位和相關(guān)人員及時(shí)做好項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，確保項(xiàng)目檔案管理工作順利開展。三、文件材料收集與整理（一）收集范圍政府項(xiàng)目文件材料收集范圍包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等，具體如下：1.項(xiàng)目前期文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及其批復(fù)、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、初步設(shè)計(jì)文件及其批復(fù)等。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中文件：工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)告、工程監(jiān)理文件、設(shè)備采購(gòu)文件、設(shè)備安裝調(diào)試文件、項(xiàng)目資金管理文件等。3.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件：項(xiàng)目竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表、工程質(zhì)量保修書、項(xiàng)目決算審計(jì)報(bào)告等。（二）收集要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整收集。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分類整理。2.分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用，一般可按照項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目建設(shè)過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。3.每份文件材料應(yīng)編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。4.文件材料應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線或膠裝等方式裝訂。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目文件材料整理完畢后，及時(shí)向檔案管理部門移交歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，編制檔案檢索工具。（二）保管期限政府項(xiàng)目檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告及其批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告及其批復(fù)、項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)文件及其批復(fù)、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件材料。2.長(zhǎng)期保管的檔案：項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要文件材料，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工圖紙、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：項(xiàng)目建設(shè)過程中的一般性文件材料，如工程進(jìn)度報(bào)告、工程監(jiān)理文件等，保管期限為10年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保電子檔案的安全。五、檔案利用與保密（一）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，為項(xiàng)目建設(shè)單位、相關(guān)部門和社會(huì)公眾提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。2.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。（二）保密管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案保密工作，建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱、借閱范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)政府項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合政府項(xiàng)目檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱等服務(wù)，促進(jìn)檔案信息資源的有效利用。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施步驟。2.開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。3.建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)需求分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試和上線運(yùn)行。4.建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)部門信息系統(tǒng)的對(duì)接和數(shù)據(jù)共享。七、檔案驗(yàn)收與移交（一）驗(yàn)收要求1.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，確保項(xiàng)目檔案符合歸檔要求。2.檔案專項(xiàng)驗(yàn)收應(yīng)成立驗(yàn)收組，驗(yàn)收組應(yīng)由檔案管理部門、項(xiàng)目建設(shè)單位、項(xiàng)目監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成。3.驗(yàn)收組應(yīng)按照檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等進(jìn)行檢查驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收意見。（二）移交要求1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交檔案。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)政府項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.項(xiàng)目文件材料的收集、整理、歸檔情況。3.檔案的保管、利用和保密情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)政府項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.專項(xiàng)檢查：對(duì)重點(diǎn)項(xiàng)目或檔案管理工