PAGE救助檔案管理制度一、總則（一）目的為加強救助檔案管理，規(guī)范救助檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保救助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高救助工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展的各類救助工作所形成的檔案管理，包括但不限于社會救助、災(zāi)害救助、醫(yī)療救助、教育救助等項目的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：救助檔案應(yīng)如實反映救助工作的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集救助工作中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號等工作，確保檔案管理的規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及救助對象個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查找、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救助檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門做好救助檔案的收集、整理、移交等工作。3.集中統(tǒng)一管理救助檔案，建立健全檔案保管、利用等工作機制。4.定期對救助檔案進(jìn)行檢查、鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門救助工作檔案的收集、整理、初步分類等工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。3.配合檔案管理部門做好檔案的檢查、鑒定、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.做好檔案的保管、統(tǒng)計、安全防護(hù)等工作，確保檔案安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。三、檔案收集（一）收集范圍1.救助申請材料：包括救助對象填寫的申請表、身份證明、家庭經(jīng)濟狀況證明等。2.審核審批材料：如審核意見、審批文件、公示材料等。3.救助實施材料：救助資金發(fā)放憑證、救助物資發(fā)放記錄、救助服務(wù)提供記錄等。4.救助對象動態(tài)管理材料：變更信息記錄、跟蹤回訪記錄等。5.其他與救助工作相關(guān)的文件、資料，如會議記錄、調(diào)研報告等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在救助工作開展過程中及時收集相關(guān)檔案材料，確保材料的真實性和完整性。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.救助申請材料應(yīng)在受理救助申請時同步收集。2.審核審批過程中形成的材料應(yīng)在審核審批結(jié)束后及時收集。3.救助實施過程中的材料應(yīng)定期收集，確保每月或每季度的材料及時整理歸檔。4.救助對象動態(tài)管理材料應(yīng)在相關(guān)信息變更或跟蹤回訪結(jié)束后及時收集。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按救助項目分類：分為社會救助檔案、災(zāi)害救助檔案、醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案等。2.按時間順序分類：在每個救助項目檔案下，按照救助工作開展的時間先后順序進(jìn)行排列。3.按保管期限分類：分為永久、長期、短期三類。（二）整理步驟1.裝訂：對收集到的檔案材料進(jìn)行分類裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。2.編頁號：在每份檔案材料的右上角或右下角編寫頁號，以便于查找和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝盒：將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、排列有序，便于查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與檔案材料內(nèi)容一致。3.裝盒的檔案應(yīng)保持整齊、美觀，避免檔案材料受損。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對獨立，避免無關(guān)人員進(jìn)入。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案盒和檔案架上，電子檔案應(yīng)存儲于專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（三）保管期限1.永久保管：涉及救助對象基本權(quán)益、重要政策依據(jù)、重大救助事件等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案。2.長期保管：保管期限為10年至50年的檔案，主要包括救助工作中的一般性文件、資料等。3.短期保管：保管期限為1年至10年的檔案，如臨時性的救助工作記錄等。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的價值和利用需求，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案鑒定應(yīng)形成鑒定報告，詳細(xì)記錄鑒定過程和結(jié)果，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后存檔。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱救助檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱救助檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱救助檔案。4.救助對象本人或其授權(quán)代理人因了解自身救助情況需要查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外部查閱：上級主管部門、相關(guān)政府部門等查閱檔案，需出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)。3.借閱：因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》并注明借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。4.救助對象查閱：救助對象本人或其授權(quán)代理人查閱檔案，需提供有效身份證明，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核后，為其提供查閱服務(wù)。查閱時應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得將檔案帶離查閱場所。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時間、利用人、利用目的查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。七）檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立救助檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和信息化水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和統(tǒng)計分析，為救助工作提供決策支持。3.確保電子檔案的安全性和保密性，防止電子檔案信息泄露和損壞。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對系統(tǒng)的訪問。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，保障檔案信息的安全和正常利用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全救助檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對救助檔案管理工作進(jìn)行審計，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準(zhǔn)確性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案的質(zhì)量，如檔案材料是否齊全、完整，簽字蓋章是否規(guī)范，編目是否準(zhǔn)確等。3.檔案保管場所的安全情況，設(shè)施設(shè)備是否正常運行。4.檔案信息化管理情況是否符合要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、安全。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求