PAGE飛機(jī)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)飛機(jī)檔案管理，確保飛機(jī)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮飛機(jī)檔案在公司運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、維修、培訓(xùn)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有飛機(jī)檔案的管理，包括飛機(jī)采購、租賃、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、維修、退役等全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：飛機(jī)檔案應(yīng)如實(shí)反映飛機(jī)的實(shí)際情況和相關(guān)活動(dòng)。2.完整性原則：涵蓋飛機(jī)從購入到退役全過程的各類信息，確保檔案無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止丟失、損壞和泄露。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密和商業(yè)秘密的飛機(jī)檔案，嚴(yán)格保密。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善飛機(jī)檔案管理制度。集中統(tǒng)一管理飛機(jī)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、復(fù)制等服務(wù)工作，并做好記錄。對(duì)過期或失效的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在飛機(jī)相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交。按照檔案管理部門的要求，提供檔案管理所需的資料和信息。配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對(duì)等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門使用的飛機(jī)檔案。二、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.飛機(jī)基本信息檔案：包括飛機(jī)型號(hào)、序列號(hào)、制造廠家、交付日期、購買合同等。2.運(yùn)營(yíng)檔案：航班計(jì)劃、飛行記錄、運(yùn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等。3.維護(hù)檔案：維護(hù)計(jì)劃、維護(hù)記錄、故障報(bào)告、維修工單等。4.技術(shù)檔案：技術(shù)手冊(cè)、圖紙、技術(shù)文件、改裝記錄等。5.安全檔案：安全檢查報(bào)告、事故調(diào)查記錄、安全培訓(xùn)資料等。6.人員檔案：機(jī)組人員資質(zhì)、培訓(xùn)記錄、飛行經(jīng)歷等。7.財(cái)務(wù)檔案：飛機(jī)采購成本、租賃費(fèi)用、維修費(fèi)用等相關(guān)財(cái)務(wù)憑證和報(bào)表。（二）編號(hào)1.采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，例如：“FJ001”，其中“FJ”代表飛機(jī)檔案類別，“001”為該類別下的順序號(hào)。具體編號(hào)規(guī)則如下：飛機(jī)基本信息檔案：“JBXXXX”，“XXXX”為飛機(jī)序列號(hào)后四位。運(yùn)營(yíng)檔案：“YYYYYY”，“YYYY”為年份。維護(hù)檔案：“WHXXXX”，“XXXX”為維護(hù)記錄流水號(hào)。技術(shù)檔案：“JSXXXX”，“XXXX”為技術(shù)文件編號(hào)。安全檔案：“AQXXXX”，“XXXX”為安全事件編號(hào)。人員檔案：“RYXXXX”，“XXXX”為人員編號(hào)。財(cái)務(wù)檔案：“CWXXXX”，“XXXX”為財(cái)務(wù)憑證編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的飛機(jī)檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、維修報(bào)告等，由接收部門負(fù)責(zé)收集，并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。（二）整理1.收集到的檔案資料應(yīng)按照分類要求進(jìn)行整理，確保資料齊全、完整。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查文件內(nèi)容是否清晰、準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。3.去除重復(fù)、無效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的飛機(jī)檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。2.檔案管理部門按照檔案類別和編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒或文件夾，并在盒（夾）面上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息。3.建立檔案索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。檔案索引應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、存放位置等內(nèi)容。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間保持一定的間距，便于查找和管理。3.對(duì)重要的飛機(jī)檔案，如飛機(jī)采購合同、技術(shù)手冊(cè)等，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.建立檔案保管期限表，明確各類飛機(jī)檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期，具體劃分如下：永久保管：飛機(jī)基本信息檔案、涉及公司重大權(quán)益和機(jī)密的檔案等。長(zhǎng)期保管：運(yùn)營(yíng)檔案、重要的維護(hù)檔案、技術(shù)檔案等，保管期限為[X]年。短期保管：一般性的安全檔案、人員檔案、財(cái)務(wù)檔案等，保管期限為[X]年。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，每年至少一次。清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案的借閱與查閱（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱飛機(jī)檔案，應(yīng)填寫《飛機(jī)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《飛機(jī)檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審核，審核通過后予以借閱。3.借閱人應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)與借閱申請(qǐng)手續(xù)相同。4.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱飛機(jī)檔案，應(yīng)填寫《飛機(jī)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《飛機(jī)檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過程中檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并由檔案管理人員在復(fù)印件上加蓋“與原件核對(duì)無誤”章。六安全與保密（一）安全1.檔案管理部門應(yīng)采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全措施，確保檔案的安全。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對(duì)檔案庫房的門窗、通風(fēng)口等進(jìn)行防護(hù)，防止外部人員非法進(jìn)入。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案安全事故。（二）保密1.涉及公司機(jī)密和商業(yè)秘密的飛機(jī)檔案，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對(duì)保密檔案的借閱和查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸到保密檔案。3.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。4.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)有泄密情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的飛機(jī)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組按照檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見，明確檔案的存毀價(jià)值。對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫《飛機(jī)檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《飛機(jī)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.