PAGE疾控中心檔案保管制度一、總則（一）目的為加強疾控中心檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。檔案是疾控中心在各項工作中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，對于總結(jié)工作經(jīng)驗、開展科學(xué)研究、提供決策依據(jù)、保障公共衛(wèi)生安全等方面具有重要意義。（二）適用范圍本制度適用于疾控中心各科室及全體工作人員在工作活動中形成的各類檔案的保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則疾控中心檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性和完整性原則檔案應(yīng)如實反映疾控中心各項工作的實際情況，保持檔案內(nèi)容的原始性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率，為疾控中心的工作和發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置疾控中心設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合疾控中心實際情況，制定和修訂檔案保管制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案鑒定制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度等各項檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)組織各科室收集、整理在工作活動中形成的各類檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。3.檔案的保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全存放。對檔案進行定期檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變、丟失等。4.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。在檔案鑒定和銷毀過程中，要嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案鑒定和銷毀工作的合法性和準(zhǔn)確性。5.檔案的統(tǒng)計與編研建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進移出、整理情況、保管狀況、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，提高檔案的利用價值。6.檔案的利用服務(wù)負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為疾控中心內(nèi)部各科室及外部相關(guān)單位和個人提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，及時、準(zhǔn)確地提供檔案信息，做好檔案利用登記和反饋工作。7.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對各科室的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各科室做好檔案的收集、整理、保管等工作。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類疾控中心檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面的文件材料。2.行政管理類包括中心行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理、設(shè)備管理、物資管理等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類包括疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育、應(yīng)急處置、科研項目、培訓(xùn)工作等方面的文件材料。4.特殊載體類包括照片、錄音、錄像、光盤、實物等特殊載體形式的檔案。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。2.編號方法采用“年度類別順序號”的編號方法，具體如下：年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。類別：用大寫英文字母表示，如“A”代表黨群工作類，“B”代表行政管理類，“C”代表業(yè)務(wù)工作類，“D”代表特殊載體類。順序號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始依次編號。例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號為“2023A0001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各科室應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本科室在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種形式。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋本科室工作的各個方面，如工作計劃、總結(jié)、報告、報表、文件、合同、協(xié)議、記錄、證書、榮譽等。2.收集時間各科室應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料收集齊全，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案材料，應(yīng)及時移交。3.收集要求檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。照片、錄音、錄像等特殊載體檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)與檔案分類編號一致。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便于查找和利用。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。2.建筑要求檔案庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防火、防盜等性能。庫房的門窗應(yīng)堅固密封，安裝防火門、防盜窗、防蟲網(wǎng)等設(shè)施。庫房內(nèi)地面應(yīng)平整、光潔，便于清潔和排水。3.面積要求根據(jù)疾控中心檔案數(shù)量和發(fā)展規(guī)劃，合理確定檔案庫房的面積。檔案庫房應(yīng)能夠滿足檔案存放和管理的需要，并預(yù)留一定的發(fā)展空間。（二）檔案保管設(shè)備配備1.檔案柜根據(jù)檔案的分類和數(shù)量，配備合適的檔案柜。檔案柜應(yīng)堅固耐用，便于存放和查找檔案。檔案柜應(yīng)按照檔案類別和編號順序排列，標(biāo)識清晰。2.防火設(shè)備在檔案庫房內(nèi)配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等防火設(shè)施。滅火設(shè)備應(yīng)根據(jù)檔案庫房的面積和火災(zāi)危險性，選擇合適的類型，如滅火器、消火栓、氣體滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.防潮設(shè)備安裝除濕機、空調(diào)等防潮設(shè)備，控制檔案庫房的濕度。濕度應(yīng)保持在40%60%之間，防止檔案受潮霉變。4.防蟲設(shè)備在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品、防蟲網(wǎng)等防蟲設(shè)施，防止檔案被蟲蛀。防蟲藥品應(yīng)定期更換，確保其防蟲效果。5.防盜設(shè)備安裝監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、防盜報警裝置等防盜設(shè)備，確保檔案庫房的安全。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)能夠覆蓋檔案庫房的各個區(qū)域，24小時不間斷運行，門禁系統(tǒng)應(yīng)限制無關(guān)人員進入檔案庫房，防盜報警裝置應(yīng)與公安機關(guān)報警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，一旦發(fā)生盜竊事件能夠及時報警。（三）檔案保管措施1.上架排列檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完好程度、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理，并做好記錄。3.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度情況。根據(jù)溫濕度變化情況，及時調(diào)整防潮、防蟲設(shè)備的運行狀態(tài)，確保檔案庫房的溫濕度符合要求。4.清潔衛(wèi)生定期對檔案庫房進行清潔衛(wèi)生，清除灰塵、雜物等，保持庫房內(nèi)整潔干凈。清潔衛(wèi)生工作應(yīng)注意避免損壞檔案。5.安全管理加強檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案庫房的安全操作規(guī)程，掌握火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處理方法。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和疾控中心的實際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的來源、內(nèi)容、形式、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)采用直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，分析其保存價值，確定保管期限。在鑒定過程中，應(yīng)充分聽取檔案形成部門和相關(guān)人員的意見。（二）檔案銷毀1.銷毀審批對已到保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)審批后進行銷毀。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀方式、日期、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄檔案，將檔案銷毀清冊、審批文件、銷毀過程記錄等資料歸檔保存，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計與編研（一）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的收進、移出、整理、保管、鑒定、利用等方面的情況。具體統(tǒng)計指標(biāo)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用卷次等。2.統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計匯總。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。3.統(tǒng)計分析對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，掌握檔案管理工作的規(guī)律和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。通過統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，及時采取措施加以改進。（二）檔案編研1.編研內(nèi)容檔案編研工作應(yīng)圍繞疾控中心的工作重點和發(fā)展需求，開展檔案參考資料、大事記、組織沿革、專題匯編等編研工作。檔案參考資料應(yīng)根據(jù)實際工作需要，選取具有重要參考價值的檔案材料進行整理編輯；大事記應(yīng)按照時間順序記錄疾控中心的重大事件和重要工作；組織沿革應(yīng)反映疾控中心的機構(gòu)設(shè)置、人員變動、發(fā)展歷程等情況；專題匯編應(yīng)圍繞某一專題，收集相關(guān)檔案材料進行集中整理。2.編研方法檔案編研人員應(yīng)深入研究檔案內(nèi)容，結(jié)合實際工作需求，運用科學(xué)的方法進行編研。在編研過程中，應(yīng)注重檔案材料的篩選、整理、編輯和加工，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應(yīng)用檔案編研成果應(yīng)及時提供給疾控中心內(nèi)部各科室及相關(guān)人員使用，為工作決策、業(yè)務(wù)開展、歷史研究等提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)積極推廣檔案編研成果，擴大其影響力和應(yīng)用范圍。八,檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用疾控中心內(nèi)部各科室因工作需要，可以查閱、借閱本單位的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外部利用外單位因工作需要查閱、借閱疾控中心檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說明查閱、借閱的目的和內(nèi)容，經(jīng)疾控中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱借閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)利用者到檔案管理部門查閱檔案時，應(yīng)出示有效證件，填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的編號、題名、日期等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.借閱手續(xù)利用者因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的編號、題名、日期、借閱期限等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱