PAGE企業(yè)檔案管理保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保公司檔案信息的安全與保密，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，特制定本保密制度。本制度旨在規(guī)范公司檔案管理工作中的保密行為，保障公司的合法權益，維護公司的正常運營秩序。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及所有涉及公司檔案管理工作的人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等。公司檔案包括但不限于各類文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、技術資料、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等具有保存價值的資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：采取積極有效的預防措施，從檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等各個環(huán)節(jié)入手，防止檔案信息泄露風險。3.最小化授權原則：根據(jù)工作需要，嚴格限定接觸和使用檔案信息的人員范圍，并對其進行最小化授權，確保檔案信息僅在必要的范圍內(nèi)被使用。4.全程保密原則：對檔案管理的全過程實施保密措施，包括檔案的產(chǎn)生、傳遞、存儲、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案信息始終處于保密狀態(tài)。二、檔案管理保密職責（一）檔案管理部門職責1.制定與執(zhí)行制度負責制定和完善公司檔案管理保密制度，并確保制度的有效執(zhí)行。定期對制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.檔案管理與維護負責公司各類檔案的集中管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、保管等工作。確保檔案存儲環(huán)境安全可靠，防止檔案受損、丟失或泄露。3.保密培訓與教育組織開展檔案管理保密知識培訓和教育活動，提高全體員工的保密意識和技能。培訓內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案管理保密操作規(guī)范等。4.監(jiān)督與檢查對公司各部門的檔案管理保密工作進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。對違反保密制度的行為進行調查和處理，并提出相應的整改建議。（二）檔案形成部門職責1.文件起草與審核在文件起草過程中，明確文件的密級，并按照公司保密制度的要求進行起草和審核。確保文件內(nèi)容準確、完整，同時符合保密規(guī)定。2.檔案整理與移交負責本部門檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。在移交檔案時，確保檔案的完整性和準確性，并辦理交接手續(xù)。3.保密措施落實在日常工作中，采取必要的保密措施，防止本部門形成的檔案信息泄露。對涉及保密的文件、資料等進行妥善保管，嚴格限制非授權人員的接觸。（三）檔案使用人員職責1.申請與審批因工作需要查閱、使用檔案信息時，應按照規(guī)定填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批。2.遵守保密規(guī)定在查閱、使用檔案信息過程中，嚴格遵守公司保密制度，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需摘錄或引用檔案信息，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.歸還與保管查閱、使用完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并確保檔案的完整性和保密性。不得將檔案帶出公司或轉借他人使用，如因特殊情況需要帶出公司，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并采取必要的保密措施。（四）各級管理人員職責1.領導與監(jiān)督公司各級管理人員應以身作則，帶頭遵守檔案管理保密制度，并對本部門或下屬單位的檔案管理保密工作進行領導和監(jiān)督。2.決策與支持在涉及檔案信息的決策過程中，充分考慮保密因素，確保決策的科學性和保密性。為檔案管理保密工作提供必要的資源支持，包括人員、設備、經(jīng)費等。三、檔案的分類與密級劃分（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、履歷、薪酬福利、考核評價、培訓記錄等。3.財務檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務預算等。4.業(yè)務檔案：涉及公司各類業(yè)務活動的文件、合同、協(xié)議、項目資料等。5.技術檔案：如產(chǎn)品研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、技術標準等。6.客戶檔案：包括客戶基本信息、業(yè)務往來記錄、需求分析等。（二）密級劃分根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和重要性，將檔案劃分為以下三個密級：1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策、關鍵技術信息等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失。2.機密級：包含公司重要業(yè)務信息、財務數(shù)據(jù)、客戶關鍵信息等，泄露后可能對公司業(yè)務發(fā)展產(chǎn)生較大影響。3.秘密級：涉及公司一般性業(yè)務信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司正常運營造成一定影響。四、檔案的存儲與保管（一）存儲環(huán)境要求1.檔案庫房檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.存儲設備采用符合安全保密要求的檔案存儲設備，如檔案柜、密集架、光盤庫、磁帶庫等。存儲設備應定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）檔案保管措施1.分類存放按照檔案的分類和密級，對檔案進行分類存放，便于查找和管理。絕密級檔案應單獨存放，并采取特殊的保密措施。2.標識管理在檔案存儲設備上標明檔案的類別、密級、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。3.定期盤點定期對檔案進行盤點，核對檔案的數(shù)量、完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并采取相應的處理措施。4.備份管理對重要檔案進行備份，備份介質應與原件分開存儲，并定期進行檢查和更新。備份介質的存儲環(huán)境應與檔案庫房相同，確保備份數(shù)據(jù)的安全可靠。五、檔案的查閱與使用（一）查閱申請與審批1.查閱申請表查閱檔案信息時，申請人應填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息。申請表應經(jīng)申請人所在部門負責人簽字確認，并提交檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到查閱申請表后，應進行嚴格審核。對于絕密級檔案的查閱申請，需經(jīng)公司分管領導審批；對于機密級檔案的查閱申請，由檔案管理部門負責人審批；對于秘密級檔案的查閱申請，可由檔案管理部門指定專人審批。審批通過后，檔案管理部門應按照規(guī)定為申請人提供查閱服務。（二）查閱場所與方式1.查閱場所檔案查閱應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱場所應具備必要的安全保密設施，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等。2.查閱方式一般情況下，檔案查閱應采用現(xiàn)場查閱的方式，申請人不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘錄或引用檔案信息，應經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定的范圍內(nèi)進行。（三）使用限制與保密要求1.使用限制檔案使用人員應嚴格按照審批的查閱內(nèi)容和期限使用檔案信息，不得擅自擴大使用范圍或延長使用期限。如需繼續(xù)使用檔案信息，應重新辦理查閱申請和審批手續(xù)。2.保密要求在查閱、使用檔案信息過程中，檔案使用人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需對檔案進行復制、摘抄等操作，應經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。復制件應與原件具有同等的保密效力，并按照檔案管理部門的要求進行保管。六、檔案的傳遞與共享（一）內(nèi)部傳遞1.傳遞方式檔案在公司內(nèi)部傳遞時，應采用安全可靠的方式，如專人送達、機要通信、內(nèi)部網(wǎng)絡傳輸?shù)?。對于絕密級檔案，應采用專人護送的方式進行傳遞。2.傳遞過程中的保密措施在檔案傳遞過程中，傳遞人員應嚴格遵守保密制度，確保檔案的安全。傳遞檔案時，應將檔案密封包裝，并在封口處加蓋密封章。傳遞人員應妥善保管檔案，不得擅自拆封或泄露檔案內(nèi)容。（二）外部共享1.共享原則公司檔案信息一般不得對外共享，確因工作需要對外共享檔案信息時，應嚴格按照規(guī)定進行審批，并采取必要的保密措施。2.審批流程對外共享檔案信息的申請，需經(jīng)公司分管領導審批。審批通過后，檔案管理部門應與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保檔案信息的安全共享。3.保密協(xié)議內(nèi)容保密協(xié)議應包括保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責任等內(nèi)容。接收方應按照保密協(xié)議的要求，對共享的檔案信息進行妥善保管，不得擅自泄露或用于其他目的。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍與鑒定1.銷毀范圍檔案保管期限屆滿或已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。銷毀范圍包括但不限于過期文件、作廢合同、已結清的財務檔案等。2.鑒定程序檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案是否已達到銷毀期限或失去保存價值。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同進行，形成鑒定意見，并報公司領導審批。（二）銷毀方式與流程1.銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。對于紙質檔案，應采用焚燒或粉碎的方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行擦除，并確保數(shù)據(jù)無法恢復。2.銷毀流程經(jīng)公司領導批準后，檔案管理部門應制定檔案銷毀計劃，明確銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀方式、時間等信息。銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完成后，應填寫檔案銷毀清單，由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認，并將銷毀清單存檔備查。八、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立公司建立健全檔案管理保密監(jiān)督機制，明確監(jiān)督職責和工作流程。檔案管理部門負責對公司各部門的檔案管理保密工作進行日常監(jiān)督檢查，定期向公司領導匯報監(jiān)督檢查情況。（二）定期檢查與不定期抽查1.定期檢查檔案管理部門應定期對公司檔案管理保密工作進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案存儲與保管情況、檔案查閱與使用情況、檔案傳遞與共享情況以及檔案銷毀情況等。定期檢查每年不少于一次。2.不定期抽查公司領導或檔案管理部門可根據(jù)工作需要，對公司各部門的檔案管理保密工作進行不定期抽查。抽查內(nèi)容主要針對重點部門、重點崗位或關鍵環(huán)節(jié)的檔案管理保密情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（三）違規(guī)處理與整改1.違規(guī)處理對于違反檔案管理保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理；對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，將依法依規(guī)追究相關人員的責任，包括但不限于解除勞動合同、追究法律責任等。2.整改措施對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，相關部門應向檔案管理部門提交整改報告，檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。九、附則（一）解釋