PAGE人事檔案管理收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理收集工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)全面收集員工各類相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案材料的填寫(xiě)、整理應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)漏、涂改等情況。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。二、人事檔案的內(nèi)容（一）履歷材料1.員工個(gè)人基本情況登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、專業(yè)、參加工作時(shí)間、現(xiàn)工作單位、職務(wù)、職稱等信息。2.員工履歷表，詳細(xì)記錄員工的工作經(jīng)歷，包括起止時(shí)間、工作單位、擔(dān)任職務(wù)等。3.員工任職經(jīng)歷變更材料，如任免文件、崗位調(diào)動(dòng)通知等。（二）自傳材料員工撰寫(xiě)的自傳，反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、思想演變過(guò)程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，記錄員工年度工作表現(xiàn)、考核結(jié)果等。2.晉升、競(jìng)聘等考核材料，包括考核成績(jī)、評(píng)語(yǔ)、綜合評(píng)價(jià)等。3.干部考察材料，用于對(duì)干部選拔任用的考察評(píng)價(jià)。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，包括最高學(xué)歷和學(xué)位證書(shū)。2.培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書(shū)、學(xué)習(xí)成績(jī)單等培訓(xùn)材料。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、專業(yè)技術(shù)職稱證書(shū)復(fù)印件、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)及相關(guān)審批材料。2.政治歷史情況審查材料，如對(duì)員工政治背景的調(diào)查結(jié)論等。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表，記錄黨團(tuán)員基本信息。2.黨團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)移材料。3.參加黨內(nèi)、團(tuán)內(nèi)活動(dòng)的相關(guān)記錄和證明材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)各類獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等，包括公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)和外部獲得的榮譽(yù)。2.獎(jiǎng)勵(lì)事跡材料，詳細(xì)描述獲獎(jiǎng)原因和主要事跡。（八）處分材料1.員工受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、通報(bào)等文件。2.處分申訴材料及處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等工資相關(guān)材料。2.任免文件，包括職務(wù)任免的決定、通知等。3.出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等出國(guó)（境）相關(guān)材料。（十）其他可供組織參考的材料1.員工個(gè)人獲獎(jiǎng)作品、科研成果、論文發(fā)表情況等材料。2.員工參加社會(huì)活動(dòng)的證明材料，如志愿者服務(wù)證書(shū)等。3.其他與員工個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的材料。三、人事檔案收集的職責(zé)分工——人力資源部門(mén)1.負(fù)責(zé)人事檔案管理收集制度的制定、修訂和組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管員工人事檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理。3.指導(dǎo)和督促各部門(mén)及時(shí)收集、移交員工人事檔案材料。4.負(fù)責(zé)辦理員工人事檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等手續(xù)?！鞑块T(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工人事檔案材料的形成、積累和整理，并按照規(guī)定及時(shí)移交人力資源部門(mén)。2.協(xié)助人力資源部門(mén)做好人事檔案管理工作，提供有關(guān)員工的信息和資料?！獧n案管理人員1.具體承擔(dān)人事檔案的收集、整理、裝訂、保管等日常工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案安全和完整。3.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)反饋相關(guān)部門(mén)補(bǔ)充或修正。四、人事檔案收集的流程（一）日常收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)員工人事檔案材料的收集工作，確保材料形成后及時(shí)收集。2.收集的材料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，符合檔案管理要求。材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙張，字跡清晰，內(nèi)容完整，不得使用圓珠筆、鉛筆等書(shū)寫(xiě)。3.對(duì)于重要文件、證書(shū)等原件，應(yīng)先進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件收集歸檔，原件由員工本人妥善保管。如有特殊情況需要原件歸檔的，應(yīng)在檔案中注明原件存放處，并確保原件的安全。4.每月末，各部門(mén)收集人員應(yīng)將當(dāng)月形成的人事檔案材料進(jìn)行整理匯總，填寫(xiě)《人事檔案材料移交清單》，注明材料名稱、份數(shù)、形成時(shí)間等信息，移交至人力資源部門(mén)。（二）定期集中收集1.人力資源部門(mén)每年定期組織一次人事檔案集中收集工作，一般安排在[具體時(shí)間]。2.在集中收集前，人力資源部門(mén)應(yīng)向各部門(mén)發(fā)布通知，明確收集的范圍、時(shí)間要求和相關(guān)注意事項(xiàng)。3.各部門(mén)按照通知要求，對(duì)本部門(mén)員工的人事檔案材料進(jìn)行全面梳理和補(bǔ)充，確保檔案材料的完整性。4.集中收集期間，各部門(mén)應(yīng)安排專人將整理好的人事檔案材料移交至人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)檔案管理人員對(duì)移交的材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和簽收，并在《人事檔案材料移交清單》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況收集1.員工崗位變動(dòng)、晉升、獎(jiǎng)懲等情況發(fā)生后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將涉及的人事檔案材料收集整理后移交人力資源部門(mén)。2.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)在員工離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)將其人事檔案材料移交人力資源部門(mén)。人力資源部門(mén)對(duì)離職員工檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行封存保管。五、人事檔案材料的審核（一）審核內(nèi)容1.檔案材料的真實(shí)性，核實(shí)材料內(nèi)容是否與實(shí)際情況相符，有無(wú)虛假信息。2.檔案材料的完整性，檢查是否按照本制度要求收集了各類應(yīng)歸檔的材料，有無(wú)遺漏。3.檔案材料的準(zhǔn)確性，審核材料中的信息填寫(xiě)是否準(zhǔn)確無(wú)誤，有無(wú)錯(cuò)別字、涂改等情況。4.檔案材料的規(guī)范性，檢查材料的格式、字體、印章等是否符合要求，簽字、日期等是否齊全。（二）審核方法1.對(duì)照原始材料進(jìn)行核對(duì)，如學(xué)歷證書(shū)、工作經(jīng)歷證明等，確保檔案材料與原始材料一致。2.與相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行核實(shí)，對(duì)于涉及重要信息或存在疑問(wèn)的材料，向出具材料的部門(mén)或人員進(jìn)行詢問(wèn)核實(shí)。3.進(jìn)行邏輯審查，檢查檔案材料之間的邏輯關(guān)系是否合理，如工作經(jīng)歷與任職時(shí)間是否相符等。（三）審核處理1.對(duì)于審核合格的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。2.對(duì)于審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如材料不完整、信息不準(zhǔn)確等，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)或人員，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)充或修正材料。3.對(duì)于虛假材料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)立即予以剔除，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。同時(shí)，對(duì)涉及提供虛假材料的員工進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六、人事檔案的整理與裝訂（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管、查閱和利用。（二）整理步驟1.分類：按照人事檔案的內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進(jìn)行分類，如履歷材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料等。2.排序：在每一類材料中，按照材料形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案材料目錄，注明材料名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：將整理好的檔案材料按照順序依次裝訂成冊(cè)，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。（三）裝訂要求1.去除材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其與A4紙張大小相符。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持材料的完整性，避免損壞或丟失。4.在檔案左側(cè)裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、牢固，不得影響材料的查閱。七、人事檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)、滅火器等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、員工姓名等順序進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.建立電子人事檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案中的重要信息進(jìn)行數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，一般每年進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，核對(duì)檔案材料與檔案目錄是否一致，檢查檔案是否有損壞、丟失等情況。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失材料、修復(fù)損壞檔案等。（四）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案信息。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得私自將檔案帶出庫(kù)房或泄露給無(wú)關(guān)人員。3.在檔案整理、保管過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息安全，防止檔案被篡改、丟失或損壞。八、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱范圍等信息。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱公司全體員工的人事檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要查閱人事檔案的，可直接查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后交人力資源部門(mén)檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的人事檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人應(yīng)在規(guī)定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在《人事檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字注銷。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱人事檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》。2.借閱期限一般不得超過(guò)[具體借閱期限]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)批準(zhǔn)后交人力資源部門(mén)檔案管理人員。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請(qǐng)表，將檔案借出，并與借閱人辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《人事檔案借閱交接清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后在《人事檔案借閱交接清單》上簽字注銷。九、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工因工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或相關(guān)部門(mén)。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，需要將人事檔案轉(zhuǎn)至人才交流中心、街道辦事處等機(jī)構(gòu)保管的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.由接收單位或部門(mén)出具人事檔案轉(zhuǎn)遞函，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容要求等信息。2.人力資源部門(mén)根據(jù)轉(zhuǎn)遞函，對(duì)員工人事檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案材料齊全、完整后，填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案名稱、數(shù)量、轉(zhuǎn)遞原因、接收單位等信息。3.將人事檔案通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)于轉(zhuǎn)遞至人才交流中心、街道辦事處等機(jī)構(gòu)保管的人事檔案，應(yīng)