PAGE檔案歸案歸檔保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案的歸案、歸檔與保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的歸案、歸檔與保管。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門(mén)及員工應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地將工作中形成的檔案資料歸案、歸檔，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的整理和保管水平，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案歸案（一）歸案范圍1.行政管理類(lèi)公司/組織的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要文件等。公司/組織的行政公文、函件、請(qǐng)示與批復(fù)、通知、通報(bào)等。公司/組織的證照、印章管理文件及相關(guān)記錄。公司/組織的大事記、年鑒等。2.人事管理類(lèi)員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件和記錄。員工勞動(dòng)合同、人事檔案、工資福利、社會(huì)保險(xiǎn)等資料。人事任免文件、員工調(diào)動(dòng)手續(xù)、離職手續(xù)等相關(guān)材料。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析等文件。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等。資金管理文件、投資項(xiàng)目文件、財(cái)務(wù)管理制度等。4.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等業(yè)務(wù)流程中的各類(lèi)文件和記錄，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、生產(chǎn)工藝文件、銷(xiāo)售合同等。項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.其他類(lèi)公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)等。與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。涉及公司/組織重大事件、突發(fā)事件的相關(guān)資料。（二）歸案時(shí)間1.各類(lèi)檔案應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸案至檔案管理部門(mén)。對(duì)于緊急事項(xiàng)或特殊情況形成的檔案，應(yīng)在事項(xiàng)處理完畢后立即歸案。2.定期形成的檔案，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸案。（三）歸案要求1.歸案的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中歸案，便于查找和管理。3.歸案的檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)留存。（四）歸案流程1.部門(mén)整理各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行初步整理，按照歸案范圍和要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，填寫(xiě)檔案目錄清單，并將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)接收檔案管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.登記入庫(kù)檔案管理部門(mén)對(duì)核對(duì)無(wú)誤的檔案進(jìn)行登記，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并將檔案入庫(kù)保管。三、檔案歸檔（一）歸檔原則1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和編號(hào)。2.遵循便于保管和利用的原則，根據(jù)檔案的重要程度、保管期限等因素，合理確定歸檔方式和存放位置。（二）歸檔分類(lèi)1.年度分類(lèi)法將檔案按照年度進(jìn)行分類(lèi)，即同一年度形成的檔案歸為一類(lèi)。2.組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法按照公司/組織的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)組織機(jī)構(gòu)形成的檔案歸為一類(lèi)。3.問(wèn)題分類(lèi)法根據(jù)檔案所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，如行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理等。（三）歸檔編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，確保檔案編號(hào)能夠準(zhǔn)確反映檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息。2.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：全宗號(hào)：由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司/組織的檔案全宗。目錄號(hào)：根據(jù)檔案的分類(lèi)情況編制，用于區(qū)分不同類(lèi)別的檔案目錄。案卷號(hào)：在每個(gè)目錄內(nèi)，按照檔案的形成順序編制，用于標(biāo)識(shí)一卷或一組檔案。件號(hào)：在案卷內(nèi)，按照文件的排列順序編制，用于標(biāo)識(shí)每份文件。（四）歸檔整理1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)的結(jié)果進(jìn)行整理，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度順序等。2.檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案應(yīng)編制封面、目錄、備考表等，封面應(yīng)注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案內(nèi)每份文件的名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息，備考表應(yīng)記錄檔案的整理情況、變更情況等信息。（五）歸檔流程1.分類(lèi)編號(hào)檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的歸檔原則和分類(lèi)方法，對(duì)歸案的檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。2.整理裝訂按照編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行整理，去除金屬物，破損的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，然后進(jìn)行裝訂。3.編制目錄為整理好的檔案編制目錄，詳細(xì)列出每份文件的名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限等信息，然后按照編號(hào)順序上架存放。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案架、檔案盒等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，具體保管期限由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)研究確定。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。5.嚴(yán)格遵守檔案查閱利用制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。（四）檔案數(shù)字化1.為提高檔案的利用效率和管理水平，公司/組織應(yīng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與利用（一）查閱范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作交流等需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部查閱員工查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)審核。檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，為員工提供查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。2.外部查閱外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱(chēng)、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)函進(jìn)行審核，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，與查閱單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，為其提供查閱服務(wù)，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)處理。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，確保利用工作的順利進(jìn)行。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。3.檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，判斷其價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法綜合考慮檔案的形成背景、歷史沿革、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析，確定其價(jià)值和保管期限。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)