PAGE森林資源檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)森林資源檔案管理，有效保護(hù)、利用森林資源信息，提高森林資源管理水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)森林法》《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及森林資源調(diào)查、監(jiān)測(cè)、管理、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則森林資源檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。3.安全保密原則保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)森林資源安全。4.服務(wù)利用原則充分發(fā)揮檔案的作用，為森林資源管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等提供有效服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善森林資源檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.集中管理各類森林資源檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。3.組織開(kāi)展檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門森林資源檔案管理工作，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案安全管理，落實(shí)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門森林資源檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.按照檔案管理部門要求，及時(shí)將本部門檔案移交歸檔，并配合做好檔案管理相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，正確使用和保護(hù)檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的檢索、利用服務(wù)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地為利用者提供檔案信息。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作。三、檔案收集（一）收集范圍1.森林資源規(guī)劃、計(jì)劃、方案等文件材料。2.森林資源調(diào)查、監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)及報(bào)告。3.森林資源權(quán)屬證明文件，如林權(quán)證等。4.森林資源經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、文件等。5.森林資源災(zāi)害調(diào)查、評(píng)估及處理文件。6.森林資源保護(hù)、培育、利用等方面的科研成果、技術(shù)資料。7.與森林資源相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等。8.其他具有保存價(jià)值的森林資源檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲(chǔ)。4.收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交歸檔。（三）收集時(shí)間1.各類森林資源檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集，一般不超過(guò)一個(gè)月。2.重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)形成的檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后三個(gè)月內(nèi)完成收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.按問(wèn)題分類：按照森林資源管理的不同業(yè)務(wù)問(wèn)題，如資源調(diào)查、資源保護(hù)、資源利用等進(jìn)行分類。4.按保管期限分類：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)：在每頁(yè)文件材料的右上角或右下角編寫頁(yè)號(hào)。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步篩選，提出鑒定意見(jiàn)。2.檔案鑒定小組對(duì)初步篩選的檔案進(jìn)行審查，逐卷逐件鑒定，確定存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施銷毀。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序。2.安裝消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，保障檔案安全。（三）檔案保管要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放。3.建立檔案出入庫(kù)登記制度，嚴(yán)格檔案借閱、歸還手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，做到賬實(shí)相符。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如借閱次數(shù)、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房溫濕度、檔案完好率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)告1.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，向檔案管理部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，分析檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施。八、檔案檢索（一）檢索工具1.編制檔案目錄、索引、指南等檢索工具，方便檔案查找利用。2.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（二）檢索途徑1.按年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題、保管期限等進(jìn)行分類檢索。2.利用關(guān)鍵詞、題名、文號(hào)等進(jìn)行全文檢索。（三）檢索服務(wù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)為利用者提供檢索服務(wù)，幫助查找所需檔案。2.不斷完善檢索工具和檢索系統(tǒng)，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。九、檔案編研（一）編研內(nèi)容1.編寫森林資源檔案專題資料，如森林資源分布圖譜、資源變化趨勢(shì)分析等。2.整理森林資源管理工作大事記。3.匯編重要森林資源檔案文件集。（二）編研要求1.編研工作應(yīng)遵循科學(xué)性、實(shí)用性、系統(tǒng)性原則。2.編研成果應(yīng)準(zhǔn)確反映森林資源管理實(shí)際情況，具有較高的參考價(jià)值。（三）編研成果利用1.將編研成果提供給公司/組織內(nèi)部各部門，為決策、管理等提供參考。2.積極推廣編研成果，擴(kuò)大其社會(huì)影響力。十、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.依法進(jìn)行的檔案信息公開(kāi)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱、借閱檔案，需填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理。2.外部查閱、借閱檔案，需持單位介紹信，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定辦理手續(xù)。3.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的森林資源檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，規(guī)范命名和編號(hào)。3.加強(qiáng)電子檔案安全管理，設(shè)置用戶權(quán)