PAGE景區(qū)保安檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強景區(qū)保安檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為景區(qū)保安工作的決策、管理、培訓及考核提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于景區(qū)內所有保安人員的檔案管理工作，包括在職保安、離職保安以及臨時參與景區(qū)安保工作的人員檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映保安人員的實際情況，確保信息準確無誤。2.完整性原則：全面收集保安人員在工作過程中形成的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管檔案資料，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理工作，確保檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。二、檔案內容（一）個人基本信息1.簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復印件：清晰完整地復印保安人員的身份證正反面。3.學歷證書復印件：提供最高學歷證書復印件，如有相關專業(yè)技能證書也一并附上。4.照片：近期免冠一寸照片若干張，用于檔案標識及相關證件制作。（二）入職資料1.入職申請表：詳細記錄保安人員的入職申請信息，包括申請崗位、期望薪資、到崗時間等。2.面試評估表：面試人員對保安人員的面試表現(xiàn)進行評估，包括專業(yè)知識、溝通能力等等方面的評價。3.入職體檢報告：確保保安人員身體健康，符合景區(qū)安保工作崗位要求，體檢報告應包含各項身體指標檢查結果。（三）培訓記錄1.入職培訓資料：包括培訓課程安排、培訓教材、培訓考核成績等，記錄保安人員入職時接受的基礎培訓內容。2.定期培訓記錄：每次定期培訓的課程內容、培訓時間、培訓講師、參與人員簽到表以及培訓考核情況等。3.專項培訓記錄（如應急處置培訓、消防安全培訓等）：針對特定技能或知識進行的專項培訓記錄，包括培訓目的、培訓內容、培訓效果評估等。（四）工作記錄1.值班排班表：詳細記錄保安人員的值班安排，包括值班日期、班次、值班地點等信息。2.巡邏記錄：保安人員每日巡邏的時間、路線、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等記錄，巡邏記錄應具有連續(xù)性和完整性。3.事件處理記錄：對景區(qū)內發(fā)生的各類安全事件、突發(fā)事件的處理過程記錄，包括事件發(fā)生時間、地點、事件描述、處理措施、處理結果等。4.獎懲記錄：記錄保安人員在工作期間獲得的獎勵和受到的處罰情況，獎勵包括表彰、獎金、榮譽證書等，處罰包括警告、罰款、辭退等，應詳細說明獎懲原因及依據(jù)。（五）考核資料1.月度考核表：每月對保安人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內容包括工作紀律、工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績等方面，考核結果應明確給出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等評價等級。2.年度考核表：綜合全年工作表現(xiàn)，對保安人員進行年度考核，考核結果作為晉升、調薪、獎勵等的重要依據(jù)，年度考核表應包含個人工作總結、自評、上級評價、同事評價等內容。（六）其他資料1.崗位變動記錄：記錄保安人員崗位調動的原因、時間、新崗位信息等。2.離職資料：包括離職申請表、離職面談記錄、工作交接清單等，離職資料應確保保安人員離職手續(xù)辦理完整，工作交接清楚。3.其他與保安工作相關的重要資料：如保安人員獲得的特殊榮譽證書、參加的重要安?；顒佑涗浀?。三、檔案收集與整理（一）收集職責1.人力資源部門：負責收集保安人員的個人基本信息、入職資料、離職資料等。2.培訓部門：負責收集保安人員的培訓記錄，包括入職培訓、定期培訓、專項培訓等相關資料。3.安保部門：負責收集保安人員的工作記錄、考核資料以及其他與保安工作相關的重要資料，如巡邏記錄、事件處理記錄、獎懲記錄等。（二）收集時間1.新入職保安：在入職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內，由相關部門將收集到的檔案資料移交至檔案管理部門。2.在職保安：各類檔案資料應在形成后的[X]個工作日內及時收集并移交至檔案管理部門，確保檔案資料的及時性和完整性。3.離職保安：在離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內，將離職相關檔案資料移交至檔案管理部門。（三）整理要求1.分類整理：按照檔案內容的類別，將個人基本信息、入職資料、培訓記錄、工作記錄、考核資料、其他資料等進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.編號標識：為每份檔案建立唯一的編號，編號應遵循一定的編碼規(guī)則，便于查詢和管理。同時，在檔案封面及相關頁面標注清晰的編號標識。3.資料排序：各類檔案資料應按照時間順序或重要程度進行排序，確保資料排列有序，便于查閱。4.裝訂成冊：對于紙張較多的檔案資料，應進行裝訂成冊，裝訂應牢固整齊，避免資料散落或丟失。四、檔案保管（一）保管場所1.專用檔案室：設立專門的景區(qū)保安檔案檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案柜：配備足夠數(shù)量的檔案柜用于存放檔案，檔案柜應分類標識，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：對于涉及保安人員重大違規(guī)違紀事件、重要工作成果、具有長期參考價值的檔案資料，實行永久保管。2.定期保管：其他檔案資料根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，確無繼續(xù)保存價值的檔案資料，按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管措施1.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、存放狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.溫濕度控制：檔案室應配備溫濕度調節(jié)設備，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間，確保檔案資料不受溫濕度影響。3.防蟲防霉：在檔案室內放置防蟲防霉藥品，定期對檔案進行檢查，防止檔案被蟲蛀、霉變。4.防火防盜：檔案室應安裝防火防盜報警設備，配備必要的滅火器材，確保檔案資料的安全。同時，嚴格限制無關人員進入檔案室，檔案管理人員離開檔案室時應關閉門窗、電源等。五、檔案利用（一）利用范圍1.內部使用：景區(qū)內部的人力資源部門、安保部門、培訓部門等在進行人員招聘選拔、崗位調配、培訓計劃制定、績效考核、工作評估等工作時，可以查閱保安檔案資料。2.外部使用：因工作需要，經(jīng)景區(qū)相關領導批準，公安部門、上級主管單位等外部單位可以查閱保安檔案資料，但必須嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播檔案內容。（二）利用流程1.申請：內部使用部門或外部單位如需查閱保安檔案資料，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準。2.審批：檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，對申請進行審核，審核通過后報檔案管理部門負責人審批。3.查閱：經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確保檔案資料完整無損。（三）復制與借閱1.復制：因工作需要確需復制檔案資料的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復制，并在復印件上加蓋檔案管理部門印章。2.借閱：一般情況下，不允許借閱保安檔案資料。如因特殊原因確需借閱的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)景區(qū)相關領導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，按時歸還。六、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.檔案錄入：將紙質檔案資料進行數(shù)字化處理，錄入電子檔案系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理。2.數(shù)據(jù)維護：定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）系統(tǒng)功能1.檔案查詢：通過電子檔案系統(tǒng)，授權人員可以方便快捷地查詢保安檔案資料，提高檔案利用效率。2.權限管理：設置不同的用戶權限，根據(jù)人員職責和工作需要，限制對檔案資料的訪問范圍，確保檔案信息安全。3.統(tǒng)計分析：利用電子檔案系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對保安檔案資料進行數(shù)據(jù)分析，為景區(qū)保安工作的決策提供數(shù)據(jù)支持。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：對于已到保管期限且確無繼續(xù)保存價值的檔案資料，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，可以進行銷毀。2.檔案損壞：對于因自然災害、人為因素等造成嚴重損壞，無法修復且無保存價值的檔案資料，應及時進行銷毀。3.其他原因：因工作調整、政策變化等原因，需要銷毀的檔案資料，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.編制清單：檔案管理部門對擬銷毀的檔案資料進行清理核對，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報景區(qū)相關領導審批。3.銷毀實施：審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)