PAGE檔案移交制度四個步驟一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案移交工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的保管、利用和查閱，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案的移交以及向外部機構(gòu)（如檔案管理部門、上級主管單位等）的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定。2.真實完整原則：移交的檔案應(yīng)真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.及時準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點和要求進行，確保信息傳遞的及時性和準(zhǔn)確性。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保工作有序開展。二、檔案移交準(zhǔn)備（一）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求，制定科學(xué)合理的檔案分類方案。一般可按照年度、機構(gòu)（部門）、問題、保管期限等進行分類。例如，對于業(yè)務(wù)檔案可分為行政管理類、財務(wù)類、人力資源類、市場營銷類、生產(chǎn)管理類等；對于項目檔案可按照項目名稱、階段進行分類。2.編號規(guī)則為每類檔案編制唯一的編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)簡潔明了、易于記憶，且具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號可采用數(shù)字、字母相結(jié)合的方式，如“XZ202301”，其中“XZ”表示行政類檔案，“2023”表示年份，“01”表示該年度行政類檔案的順序號。3.裝訂要求對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用釘書釘?shù)纫咨P損壞檔案的裝訂材料。對于幅面較大的圖紙、圖表等，可采用折疊方式進行整理，使其符合A4紙規(guī)格，并在折疊處加蓋騎縫章。4.數(shù)字化處理對重要檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，以保證圖像清晰可讀。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案一致的分類和編號規(guī)則進行命名和存儲，存儲格式應(yīng)便于長期保存和查閱，如PDF、TIFF等。（二）編制目錄1.紙質(zhì)檔案目錄為每卷（冊）紙質(zhì)檔案編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁號等內(nèi)容。題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的起止時間，保管期限應(yīng)按照國家規(guī)定或公司/組織內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)確定。2.電子檔案目錄建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，與電子檔案一一對應(yīng)。目錄信息應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、存儲路徑等。通過電子檔案管理系統(tǒng)，可方便快捷地查詢和檢索電子檔案目錄，提高檔案利用效率。（三）填寫移交清單1.清單內(nèi)容移交清單應(yīng)包括檔案編號、題名、數(shù)量、保管期限、移交部門、接收部門、移交日期等信息。對于電子檔案，還應(yīng)注明存儲介質(zhì)類型（如硬盤、光盤等）、存儲路徑等相關(guān)信息。2.填寫要求移交清單應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確、完整，不得有空缺或涂改。清單應(yīng)由移交部門和接收部門雙方簽字確認(rèn)，一式多份，分別留存于移交部門、接收部門和檔案管理部門。（四）培訓(xùn)與溝通1.培訓(xùn)內(nèi)容組織相關(guān)人員參加檔案移交培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案整理規(guī)范、目錄編制方法、移交清單填寫要求等。通過培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉檔案移交工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高工作質(zhì)量和效率。2.溝通協(xié)調(diào)在檔案移交前，移交部門與接收部門應(yīng)進行充分的溝通協(xié)調(diào)，明確移交的范圍、時間、方式等具體事項。對于移交過程中可能出現(xiàn)的問題，如檔案缺失、信息不一致等，提前制定解決方案，確保移交工作順利進行。三、檔案移交實施（一）內(nèi)部移交1.移交流程移交部門按照檔案整理要求，將整理好的檔案及編制的目錄、移交清單一并提交給接收部門。接收部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、編號等是否與移交清單一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。經(jīng)雙方核對無誤后，在移交清單上簽字確認(rèn)，并辦理檔案交接手續(xù)。檔案交接手續(xù)可采用紙質(zhì)簽字或電子簽名等方式進行。2.監(jiān)督檢查檔案管理部門負(fù)責(zé)對內(nèi)部檔案移交工作進行監(jiān)督檢查，確保移交工作符合規(guī)定要求。定期對移交的檔案進行抽查，檢查檔案整理質(zhì)量、目錄編制準(zhǔn)確性、移交清單填寫完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）向外部機構(gòu)移交1.審批程序向外部機構(gòu)移交檔案，需提前填寫檔案移交審批表，說明移交的原因、范圍、接收機構(gòu)等信息。審批表經(jīng)移交部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進行移交。2.移交方式根據(jù)接收機構(gòu)的要求和檔案的性質(zhì)，選擇合適的移交方式。一般可采用郵寄、專人送達、電子傳輸?shù)确绞?。對于重要檔案或涉及機密信息的檔案，應(yīng)采用專人送達方式，并確保檔案在運輸過程中的安全保密。3.交接手續(xù)與外部機構(gòu)進行檔案交接時，應(yīng)按照接收機構(gòu)的要求辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括移交清單簽字、接收回執(zhí)等。接收回執(zhí)應(yīng)注明檔案接收的日期、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并由接收機構(gòu)蓋章確認(rèn)。四、檔案移交后的管理（一）接收登記1.登記內(nèi)容檔案管理部門對接收的檔案進行詳細登記，登記內(nèi)容包括檔案編號、題名、數(shù)量、移交部門、接收日期等。對于電子檔案，還應(yīng)記錄存儲介質(zhì)信息、存儲路徑等相關(guān)內(nèi)容。2.存儲管理根據(jù)檔案的保管期限和性質(zhì)，將接收的檔案進行妥善存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，按照分類順序上架排列；電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進行備份。（二）利用與查閱1.利用規(guī)定制定檔案利用管理制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。根據(jù)檔案的保密級別和利用需求，確定不同的利用權(quán)限。對于涉及公司/組織機密信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和使用范圍。2.查閱流程內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案編號、查閱期限等信息。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，需提前提交查閱申請函，說明查閱的原因、范圍、用途等，并經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（三）定期盤點1.盤點周期定期對檔案進行盤點，一般每年至少進行一次全面盤點，每季度進行一次局部盤點。通過盤點，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，如檔案丟失、損壞、信息變更等，并采取相應(yīng)的措施進行處理。2.盤點內(nèi)容盤點檔案的數(shù)量、完整性、存儲狀況等。核對檔案編號、題名、日期與目錄是否一致，檢查紙質(zhì)檔案是否有破損、霉變等情況，電子檔案是否可正常讀取。對盤點結(jié)果進行詳細記錄，形成盤點報告。盤點報告應(yīng)包括盤點時間、范圍、結(jié)果、存在問題及整改措施等內(nèi)容。五、附則