PAGE環(huán)境保護(hù)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)境保護(hù)檔案工作，確保環(huán)境保護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司環(huán)境保護(hù)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在環(huán)境保護(hù)工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司環(huán)境保護(hù)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司環(huán)境保護(hù)工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則：便于檔案的查閱、使用，提高檔案的利用效率，為公司環(huán)境保護(hù)工作提供有效支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司環(huán)境保護(hù)檔案工作制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司環(huán)境保護(hù)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門的環(huán)境保護(hù)檔案工作，定期對檔案工作進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門環(huán)境保護(hù)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理規(guī)定，做好檔案的保管和利用工作，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等文件材料。2.環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)境質(zhì)量數(shù)據(jù)、污染源調(diào)查資料等。3.建設(shè)項目環(huán)境影響評價文件、環(huán)保設(shè)施竣工驗收報告等。4.污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄、環(huán)境管理臺賬等。5.環(huán)保設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄等。6.環(huán)境應(yīng)急管理預(yù)案、演練記錄、事故報告及處理資料等。7.環(huán)保培訓(xùn)資料、宣傳資料、會議記錄等。8.與環(huán)境保護(hù)相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在環(huán)境保護(hù)工作中形成的各類文件材料，并進(jìn)行整理分類。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類，編制檔案分類方案。3.對每份文件材料進(jìn)行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。4.裝訂成冊，并在封面填寫案卷題名、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用豎放的方式，避免檔案紙張受壓變形。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.環(huán)境保護(hù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告等重要文件材料，以及涉及重大環(huán)境問題的文件材料等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括建設(shè)項目環(huán)境影響評價文件、環(huán)保設(shè)施竣工驗收報告等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄、環(huán)境管理臺賬等。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進(jìn)行處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限和利用價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、保存價值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。4.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用技術(shù)手段確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)，并在銷毀清冊上注明。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因環(huán)境保護(hù)工作需要查閱檔案的。2.外部單位因工作需要查閱公司環(huán)境保護(hù)檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對檔案的查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人、檔案題名、查閱內(nèi)容、復(fù)印頁數(shù)、摘錄內(nèi)容等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司環(huán)境保護(hù)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為公司環(huán)境保護(hù)工作提供便捷的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類方案進(jìn)行存儲，并錄入相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案信息進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對新形成的檔案應(yīng)及時進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。（三）信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息