PAGE檔案管理借閱制度作用一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理借閱活動中的行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保護檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全的前提下，積極為公司各項工作提供檔案信息支持，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理借閱制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，建立健全檔案管理體系，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。3.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作，定期對檔案進行清查和盤點。4.按照規(guī)定的范圍和程序，辦理檔案借閱手續(xù)，對借閱情況進行登記和跟蹤管理。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識。（二）借閱部門及人員職責(zé)1.借閱部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案借閱工作，嚴格按照本制度的規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容，確保檔案的安全和完整。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在使用檔案過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。三、檔案借閱范圍（一）公司內(nèi)部人員借閱范圍1.因工作需要，涉及項目研究、業(yè)務(wù)開展、決策制定等方面，需查閱相關(guān)檔案資料的公司員工。2.公司內(nèi)部培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、會議等活動，需要參考檔案資料的人員。（二）外部單位借閱范圍1.因合作項目、業(yè)務(wù)往來等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，需要查閱公司相關(guān)檔案資料的外部單位人員。2.政府部門、司法機關(guān)等依法依規(guī)要求查閱公司檔案資料的，按照相關(guān)程序辦理借閱手續(xù)。四、檔案借閱流程（一）內(nèi)部借閱流程1.申請：借閱人員填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.審批：部門負責(zé)人根據(jù)工作需要，對借閱申請進行審核，簽署意見后報檔案管理部門。3.辦理借閱手續(xù)：檔案管理部門收到借閱申請后，對申請進行審核，如符合借閱條件，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項。4.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）外部借閱流程1.申請：外部單位因工作需要借閱公司檔案資料的，應(yīng)提前向公司提交《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間等信息，并加蓋單位公章。2.審批：公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門對外部單位的借閱申請進行審核，簽署意見后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦理借閱手續(xù)：檔案管理部門收到公司領(lǐng)導(dǎo)批準的借閱申請后，與外部單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向外部單位發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項。4.歸還：外部單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照《檔案借閱協(xié)議》的約定追究外部單位的責(zé)任。五、檔案借閱期限（一）一般檔案借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過[X]個工作日。（二）特殊檔案借閱期限對于涉及公司核心機密、重要商業(yè)信息等特殊檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由檔案管理部門與借閱人員協(xié)商確定，但最長不得超過[X]個工作日。六、檔案借閱注意事項（一）借閱人員要求1.借閱人員必須是公司正式員工或經(jīng)公司授權(quán)的外部人員，嚴禁非授權(quán)人員借閱公司檔案。2.借閱人員應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和技能，能夠正確使用和保管檔案，確保檔案的安全和完整。（二）檔案保管要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出公司指定的借閱場所，如需在借閱場所外使用檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并采取必要的安全措施。2.借閱人員不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容，如需對檔案進行上述操作，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.借閱人員在使用檔案過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取措施進行補救。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有缺頁、損壞等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門說明原因，并承擔相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案借閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責(zé)對檔案借閱情況進行監(jiān)督檢查，定期對檔案借閱記錄進行審查，確保檔案借閱工作符合本制度的規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案借閱手續(xù)是否齊全，借閱人員是否符合規(guī)定。2.檔案借閱期限是否符合規(guī)定，是否按時歸還檔案。3.檔案保管是否安全，是否存在損壞、丟失等情況。4.檔案使用是否規(guī)范，是否存在擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄、拍照、傳播檔案內(nèi)容等行為。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱人員，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理，并責(zé)令其限期改正。2.對于因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄露等情況的，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，情節(jié)嚴重的將移交司法機關(guān)處理。八、附